HOW TO BE A GOOD SECRETARY ; Tugas-Tugas Seorang Sekretaris

Well my student, bagi Anda yang ingin mencari contoh presentasi dalam bahasa Inggris untuk jurusan AP

Ini adalah salah satu contoh dari salah satu siswa beberapa tahun lalu

Good morning everyone:

Dear the juries, all teachers, and also all my friends. Let me introduce my self; My name is Siuchen. I study at SMK Strada Daan Mogot Tangerang, I am class XI and majoring in Office Administration. Now I would like to present to all of you about: How is to be a good secretary? I would also explain about the work of a secretary. Well,.. I will start now, Have a listening.

Topics:

How to be a good secretary? 

Who is the secretary? 

What works a secretary? 

How is the way of being a secretary?

Let’s together we will discuss it.

According to me, the definition of Secretary is

A person who helps the company leader in completing the office work, where the secretary is the one who deal directly with the leaders, the secretary is an employee differently than another. In fact, one factor for the success of leadership because it has a secretary who can be relied upon. The Secretary is the brain of leadership.

The following are the duties of a secretary, what is the duty of the secretary?

ARRANGING THE LEADER SCHEDULE

CREATING LETTERS AND HANDLING THE TELEPHONE

PREPARING THE MEETING AND WRITING THE NOTE

DOING THE ARCHIVING PROCEDURES

1.         A secretary in charge of organizing schedules when leaders such as business meetings with

         clients or customers from other companies. 

2.         A secretary should be able to write the letter properly. How to make a good letter: 

            - Know to whom the letter will be given 

            - The sentence in the letter not too long, but should be concise, clear, concise and easily   

           understood 

            - The language used should be communicative and in accordance with the rules of good  

           language 

            - It must use polite words

Handling the telephone:

The telephone is lifted up before it rings 3 times before. 

The telephone is lifted by using the left hand while the right hand write a telephone message recorded on paper. 

Spoken word with a tone of friendly courteous and friendly 

Meeting, a secretary should be able to prepare for meeting needs, such as:

- Create meeting invitation letter and proposal 

- Arrange meeting activity

- Preparing for meeting room 

- Preparing for accommodation and meals 

   The notes of meeting record, a secretary should be able to make short notes and easily understood. 

Archiving Procedure, any document or letter should be filled; a secretary should be able to do filing

with 5 methods:

- Alphabetical Filing System

- Chronological Filing System 

- Numeric Filing System 

- Geographical Filing System 

- Subject Filing System

Earlier, we already know what it is and what its secretary, and now we will discuss is how to be

 a good secretary. We go straight to the point, exactly how the good secretary?

Here are 10 ways . 

Let’s discuss one by one; 

1. Loving the job done 

2. Mastering a good job 

3. Look attractive 

4. Having extensive knowledge 

5. Able to communicate well 

6. Professional 

7. Obedient to the leadership 

8. Has attitude and good behavior 

9. Have a heart to serve 

10. Quick response to a change 

1.         If a secretary loves the job then he will be successful, working not only to get the money but       because it is really like and feel comfortable with her work. 

2.         A secretary must be well aware with the job. Not only could but competent. 

3.         A secretary should have the appearance of an attractive, interesting does not mean beautiful.

            Do not we think, we are not beautiful then we could not become a secretary? But, to look     attractive here means looking neat, matching the dress, matching ornate manner, and in harmony with the facial.

4.         A secretary must have extensive knowledge, insight on technology, language and other skills.
5.         Able to communicate means, a secretary should be able to speak well. Whether            communicating with colleagues, leadership, or other company relationships.

6.         Professional means not interfering with private matters with affairs office. Personal problems         should not be brought to the office, this can create more jobs disrupted and co-workers      feared being subjected to anger. Similarly, the opposite problem of office should not be brought into the house; this can create a family get confused.

7.         Obedient to the leader means as a secretary should be obedient to the command leader as          long as it does not harm our selves. For example, the leader in office but she told his            secretary to say that he was not in office. As secretary of the good we must say no.
8.         Attitude and good behavior is necessary, a secretary should be polite and she can carry her         self well.

9.         Heart serving, meaning that the work performed must be accompanied by a sense of service.           Sincerity and loyalty to the leadership, helping leaders with all capabilities. Understanding            the attitude of the leadership and are always working to get the job done on time.
10.       Quick response, a secretary should know what to do when things happen that are planned           outside the plan.

Well, how about you whether you have the desire to become a secretary. The ways that I mentioned before, you can try it. But the most important things of all, it is the desire and the courage. The desire is to become a secretary and the courage is to dream and to imagine that you have become a secretary.
I think that’s all my presentation, thank you for all your attention.

Made by SIUCHEN

Selamat siang semuanya…..

Yang terhormat para dewan juri, para Bapak/ Ibu guru, dan juga teman- teman semua. Perkenalkan nama saya Siuchen, saya berasal dari SMK Strada Daan Mogot Tangerang, saya duduk di kelas XI dari jurusan Administrasi Perkantoran. Sekarang saya akan mempresentasikan kepada kalian semua mengenai: Bagaimana untuk menjadi seorang sekretaris yang baik? Saya juga akan menjelaskan mengenai pekerjaan seorang sekretaris. Baik saya akan memulainya sekarang, selamat mendengarkan.

BAGAIMANA UNTUK MENJADI SEORANG SEKRETARIS YANG BAIK?

SIAPA ITU SEKRETARIS?

APA PEKERJAAN SEORANG SEKRETARIS?

BAGAIMANA CARANYA?

Mari bersama- sama kita akan membahasnya…

Dan sekarang adalah definisi sekretaris menurutsaya

Sekretaris adalah orang yang membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor, dimana sekretaris adalah orang yang berhubungan langsung dengan pimpinan, sekretaris adalah karyawan yang berbeda dibandingkan yang lain. Bahkan  salah satu factor keberhasilan pimpinan karena memiliki sekretaris yang dapat diandalkan. Sekretaris adalah otak dari pimpinan.

Berikut ini adalah tugas seorang sekretaris, apakah tugas dari sekretaris itu?

1.Seorang sekretaris bertugas untuk mengatur jadwal pimpinan seperti saat pertemuan bisnis dengan kolega atau pelanggan dari perusahaan lain.

2. Seorang sekretaris harus mampu membuat surat dengan baik. Cara membuat surat yang baik:

-     Mengetahui kepada siapa surat akan diberikan

-     Kalimat dalam surat tidak terlalu panjang, tetapi harus singkat, jelas, padat dan mudah dipahami

-     Bahasa yang digunakan harus komunikatif dan sesuai dengan kaidah bahasa yang baik

-     Harus menggunakan kata- kata yang sopan

Menangani telepon:

Telepon diangkat sebelum berbunyi 3 kali

Telepon diangkat dengan menggunakan tangan kiri sedangkan tangan kanan mencatat pada lembar pesan telepon

Bertutur kata yang sopan dengan nada yang ramah dan bersahabat

Rapat, seorang sekretaris harus mampu mempersiapkan keperluan rapat, seperti:

-     Membuat surat undangan rapat dan proposal

-     Menyusun acara rapat

-     Mempersiapkan ruang rapat

-     Mempersiapkan akomodasi dan konsumsi

Notulen adalah catatan hasil rapat, seorang sekretaris harus mampu membuat notulen yang singkat dann mudah dipahami.

Prosedur Pengarsipan, setiap dokumen ataupun surat harus diarsipkan, seorang sekretaris harus mampu melakukan pengarsipan dengan 5 metode yang ada:

-     Alphabetical Filing System

-     Chronological Filing System

-     Numeric Filing System

-     Geographical Filing System

-     Subject Filing System

Tadi, kita sudah mengetahui apa itu sekretaris dan apa tugasnya, dan sekarang yang akan kita bahas adalah bagaimana cara untuk menjadi sekretaris yang baik. Kita langsung masuk ke intinya, sebenarnya bagaimana sekretaris yang baik itu?

Berikut ini ada 10 cara….

Mari kita bahas satu persatu

1. Mencintai pekerjaan yang dilakukan

2. Menguasai pekerjaan dengan baik

3. Berpenampilan menarik

4. Memiliki wawasan yang luas

5. Mampu berkomunikasi dengan baik

6. Profesional

7. Taat pada pimpinan

8. Memiliki sikap dan tingkah laku yang baik

9. Memiliki hati yang melayani

10. Cepat tanggap dengan perubahan yang ada

1. Jika seorang sekretaris mencintai pekerjaan maka dia akan sukses, bekerja bukan hanya untuk mendapatkan uang tetapi karena benar- benar menyukai dan merasa nyaman dengan pekerjaannya.

2. Seorang sekretaris harus paham betul dengan pekerjaannya. Bukan hanya sekedar bisa tetapi kompeten.

3. Seorang sekretaris harus memiliki penampilan yang menarik, menarik bukan berarti cantik. Jangan kita berfikir, saya tidak cantik maka saya tidak dapat menjadi seorang sekretaris. Tetapi, berpenampilan menarik disini berarti berpenampilan serasi, serasi dalam berbusana, serasi dengan cara berhias, dan serasi dengan mimik wajah.

4. Seorang sekretaris harus memiliki wawasan yang luas, wawasan mengenai teknologi, bahasa, dan keterampilan lainnya.

5. Mampu berkomunikasi artinya, seorang sekretaris harus mampu berbicara dengan baik. Baik itu berkomunikasi dengan rekan kerja, pimpinan, maupun relasi perusahaan lain.

6. Profesional artinya tidak mencampuri urusan pribadi dengan urusan kantor.  Masalah pribadi jangan dibawa ke kantor, hal ini dapat membuat pekerjaan terganggu dan yang lebih dikhawatirkan teman kerja yang menjadi sasaran amarah. Begitu pula sebaliknya masalah kantor jangan di bawa ke rumah, hal ini dapat membuat keluarga menjadi bingung.

7. Taat pada pimpinan artinya sebagai seorang sekretaris harus patuh pada perintah pimpinan selama hal itu tidak merugikan diri  kita sendiri. Sebagai contoh, pimpinan ada di kantor tetapi dia berpesan kepada sekretarisnya untuk mengatakan bahwa dia tidak ada di kantor. Sebagai sekretaris yang baik kita harus berkata tidak ada.

8. Sikap dan tingkah laku yang baik sangat diperlukan, seorang sekretaris harus bersikap sopan dan dapat membawa diri dengan baik.

9. Hati yang melayani, maksudnya pekerjaan yang dilakukan harus disertai rasa melayani. Ketulusan dan kesetiaan kepada pimpinan, membantu pimpinan dengan seluruh kemampuan yang dimiliki. Memahami sikap pimpinan dan selalu berupaya untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

10. Cepat tanggap, seorang sekretaris harus tahu apa yang harus dilakukan ketika hal- hal yang telah direncanakan terjadi di luar rencana.

Nah, bagaimana dengan kalian apakah kalian memiliki keinginan untuk menjadi seorang sekretaris. Cara- cara yang saya sebutkan tadi dapat kalian coba. Tetapi yang paling utama dari semuanya itu adalah keinginan dan keberanian. Keinginan untuk menjadi seorang sekretaris dan keberanian untuk bermimpi dan membayangkan bahwa kalian telah menjadi seorang sekretaris.

Sekian presentasi dari saya, terima kasih atas perhatian kalian semua…