PENGARSIPAN SECARA SISTEM NOMOR TERMINAL DIGIT DAN DCC

Pengarsipan Secara Sistem Nomor Terminal Digit dan DDC

     Sistem penyimpanan menurut teminal digit ini adalah  sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.  Dalam sistem ini perlengkapan yang diperlukan adalah :

- filing cabinet; 

- guide (setiap laci 10 guide); 

- folder (setiap guide 10 folder). 

     Yang berbeda di sini adalah cara  mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

     Cara mengindeks kode nomor Terminal Digit adalah sebagai berikut: Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2, yaitu menunjukkan nomor  folder. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3, yaitu menunjukkan surat yang ke sekian dalam folder.  

Contoh surat dengan kode nomor 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, di belakang guide 17, di dalam folder nomor 3, dan merupakan surat yang ke-55. 

       Sistem nomor DDC (Decimal Dewey Clasification) adalah membagi masalah menjadi 10 kelas utama. Setiap kelas utama tersebut dibagi menjadi 10 divisi, yang masing-masing divisi dibagi menjadi 10 seksi. Pada setiap kelas utama disediakan 10 laci, kelas divisi disediakan 100 guide, dan kelas seksi disediakan 1000 folder. Berikut adalah  langkah-langkah pengarsipan sistem nomor DDC :

1.   membuat daftar klasifikasinya  agar lebih mudah dalam mencari surat itu kembali apabila sedang diperlukan. Contoh  dimana suatu surat berasal dari  PT MATAHARI TERANG  dengan perihal Nota dinas. Dengan melihat perihal surat  dapat ditentukan kode nomor surat sesuai daftar klasifikasi yaitu pada laci yang berkode 100 dan pada guide yang berkode 110 serta pada urutan surat yang berkode 110.0

KODE	MASALAH	GUIDE	FOLDER	URUTAN SURAT	KET
000	KEPEGAWAIAN	000	000	000.0	-
010	Lamaran Kerja	010	010	010.0	-
020	Mutasi	020	020	020.0	-
100	DINAS	100	100	100.0	-
110	Memo  & Nota	110	110	110.0	-
120	Surat Tugas	120	120	120.0	-
130	Surat Keputusan	130	130	130.0	-

2.   Dari daftar klasifikasi dapat diketahui kode surat yaitu 110.0   karena 

     kode tersebut disediakan untuk surat yang berperihal memo dan nota

3.   langkah selanjutnya  supaya lebih mudah dalam pengarsipannya  

     adalah menuliskan kode 110.0 pada bagian atas kanan surat sesuai

     dengan kode yang tertera pada daftar klasifikasi.

     Jika diletakkan dalam ordner berikut adalah posisinya: