Surat Permintaan Tawaran (Inquiry Letter): Pengertian, Fungsi, Struktur, Contoh, dan Cara Membuatnya

Dalam dunia usaha (bisnis), kegiatan jual beli tidak selalu dimulai dengan pemesanan barang. Sebelum melakukan pembelian, perusahaan biasanya akan mencari informasi mengenai produk yang ditawarkan oleh supplier atau distributor. Salah satu cara yang paling profesional adalah melalui surat permintaan tawaran.

Surat ini menjadi langkah awal dalam proses negosiasi bisnis karena berisi permintaan informasi mengenai harga, spesifikasi produk, diskon, metode pembayaran, hingga biaya pengiriman.

Bagi siswa SMK, mahasiswa, maupun karyawan administrasi perkantoran (MPLB/OTKP), memahami cara membuat surat permintaan tawaran merupakan kompetensi dasar yang sangat penting.

          

           Apa yang Dimaksud Surat Permintaan Tawaran?

Surat Permintaan Tawaran adalah surat resmi yang dikirimkan oleh calon pembeli kepada penjual untuk meminta informasi mengenai barang atau jasa yang ditawarkan.

Informasi yang diminta biasanya meliputi:

1. Daftar harga terbaru

2. Katalog atau brosur produk

3. Spesifikasi barang

4. Diskon atau potongan harga

5. Cara pembayaran

6. Ketentuan pengiriman

7. Minimal pemesanan

8. Garansi produk

Surat ini sering disebut juga sebagai:

1. Inquiry Letter

2. Letter of Inquiry

3. Request for Quotation (RFQ)

Tujuan Surat Permintaan Tawaran :

1. Mengetahui harga terbaru produk.
2. Memperoleh katalog atau brosur.
3. Membandingkan beberapa supplier.
4. Mengetahui syarat pembayaran.
5. Mengetahui biaya pengiriman.
6. Mengetahui kualitas produk sebelum membeli.
7. Menjalin hubungan bisnis dengan calon pemasok.

Beberapa fungsi penting surat permintaan tawaran antara lain:

1. sebagai komunikasi resmi antara pembeli dan penjual;

2. sebagai dasar negosiasi harga;

3. sebagai dokumen administrasi perusahaan;

4. sebagai arsip transaksi bisnis;

5. sebagai bahan pertimbangan sebelum melakukan pembelian.

Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Saat Membuat Surat Permintaan Tawaran

Agar surat terlihat profesional, perhatikan beberapa hal berikut.

1. Gunakan bahasa yang sopan dan formal.

2. Jelaskan alasan menghubungi perusahaan.

3. Sebutkan produk yang ingin diketahui.

4. Mintalah informasi secara jelas.

5. Hindari kalimat yang bertele-tele.

6. Sertakan identitas perusahaan dengan lengkap.

7. Gunakan format surat resmi.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Beberapa kesalahan yang masih sering ditemukan adalah:

1. tidak mencantumkan tujuan surat;

2. tidak menyebutkan produk yang diminta;

3. bahasa terlalu santai;

4. lupa meminta daftar harga;

5. tidak meminta syarat pembayaran;

6. tidak mencantumkan tanda tangan;

7. tidak menyebutkan perusahaan tujuan.

Tips Membuat Surat Permintaan Tawaran yang Profesional

1.  Gunakan kop surat perusahaan.

2.  Sertakan nomor surat.

3.  Gunakan bahasa resmi.

4.  Sebutkan produk secara spesifik.

5.  Minta informasi yang lengkap.

6.  Periksa kembali ejaan sebelum dikirim.

Kesimpulan

Surat permintaan tawaran merupakan salah satu surat niaga yang sangat penting dalam dunia bisnis. Surat ini digunakan oleh calon pembeli untuk memperoleh informasi mengenai harga, spesifikasi, katalog, syarat pembayaran, hingga ketentuan pengiriman barang sebelum melakukan transaksi.

Dengan membuat surat permintaan tawaran yang baik, perusahaan dapat membandingkan beberapa pemasok sehingga memperoleh produk dengan harga dan kualitas terbaik.

FAQ (Frequently Asked Questions)

Apa yang dimaksud dengan surat permintaan tawaran?

Surat permintaan tawaran adalah surat resmi yang dikirim calon pembeli kepada penjual untuk meminta informasi mengenai barang atau jasa yang ditawarkan.

Apa tujuan surat permintaan tawaran?

Tujuannya untuk memperoleh informasi mengenai harga, katalog, spesifikasi produk, syarat pembayaran, diskon, serta ketentuan pengiriman sebelum melakukan pembelian.

Apa perbedaan surat permintaan tawaran dan surat penawaran?

Surat permintaan tawaran dibuat oleh calon pembeli untuk meminta informasi, sedangkan surat penawaran dibuat oleh penjual untuk memberikan informasi mengenai produk yang dijual.

Informasi apa saja yang biasanya diminta dalam surat permintaan tawaran?

Biasanya meliputi daftar harga, katalog produk, spesifikasi barang, potongan harga, metode pembayaran, garansi, serta biaya pengiriman.

Apakah surat permintaan tawaran termasuk surat niaga?

Ya. Surat permintaan tawaran termasuk salah satu jenis surat niaga yang digunakan dalam kegiatan bisnis antara perusahaan.

Siapa yang membuat surat permintaan tawaran?

Surat ini dibuat oleh calon pembeli, perusahaan, instansi, atau organisasi yang membutuhkan informasi sebelum melakukan transaksi.

Mengapa surat permintaan tawaran penting?

Karena membantu perusahaan membandingkan harga, kualitas produk, dan layanan dari beberapa supplier sebelum menentukan keputusan pembelian.

Berikut contoh surat permintaan tawaran :

AP STORE SHOES INTERNATIONAL CORPORATION

Jalan  K.S. Tubun no. 11 Telp. (021)  5927445 Fax (021) 5927445

PASAR BARU  TANGERAN BANTEN

www.apstoreshoesinternationalcorporation.com

---

Nomor : 780/APSSIC/XI/2017 13 November 2017

Hal : Permintaan Tawaran

Yth. General Manager

Davotion Corporation

BANDUNG

Dengan hormat,

Kami telah melihat iklan Saudara pada harian Dunia Fashion tanggal 11 November 2017 mengenai
kain Linen import dari Cina, kami tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai produk yang
Saudara tawarkan.

Kami harap Saudara mengirimkan brosur dan daftar harga produk Saudara yang terbaru, serta syarat-
syarat potongan harga, cara pembayarannya dan pengiriman barang.

Apabila harga yang Saudara tawarkan cocok, kami pasti akan menggunakan produk Saudara.
Kami harap Saudara memberi kabar secepatnya. Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami
ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

APSSI Corporation

Kefas Raja Purba, S.E

General Manager

Tembusan :
1. Kepala Bagian Pemasaran
2. Arsip