Bentuk Surat Resmi (Official Style): Pengertian, Ciri, Struktur, Kelebihan, dan Contoh Terlengkap

Official Style/Bentuk Surat Resmi

Bentuk Surat Resmi (Official Style)

Dalam dunia administrasi perkantoran, tata letak surat memiliki peranan penting karena mencerminkan profesionalisme sebuah organisasi. Salah satu bentuk surat yang masih banyak dipelajari di sekolah maupun perguruan tinggi adalah Bentuk Surat Resmi (Official Style).

Official Style merupakan salah satu format surat resmi yang berkembang di Indonesia dan memiliki ciri khas pada penempatan beberapa bagian surat, terutama alamat tujuan, nomor surat, serta paragraf isi surat. Bentuk ini banyak digunakan sebagai materi pembelajaran pada mata pelajaran Administrasi Perkantoran, MPLB (Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis), maupun Bahasa Indonesia. Bentuk atau style surat pada dasarnya merupakan tata letak bagian-bagian surat yang dapat berbeda antarinstansi sesuai pedoman tata naskah dinas yang digunakan.

Apa yang Dimaksud dengan Bentuk Surat Resmi (Official Style)?

Official Style adalah bentuk surat resmi yang memiliki susunan bagian-bagian surat tertentu sehingga terlihat lebih formal, rapi, dan sistematis.

Pada bentuk ini, posisi tanggal, alamat tujuan, nomor surat, lampiran, perihal, isi surat, hingga tanda tangan disusun mengikuti aturan tertentu sehingga memudahkan pembaca memahami isi surat.

Di Indonesia, Official Style sering disebut juga Bentuk Surat Resmi Indonesia.

Ciri-Ciri Bentuk Surat Resmi (Official Style)

Bentuk surat resmi memiliki karakteristik yang mudah dikenali, yaitu:

1. Menggunakan kop surat resmi.
2. Memiliki nomor surat.
3. Terdapat lampiran (jika ada).
4. Memiliki perihal surat.
5. Menggunakan bahasa Indonesia baku.
6. Paragraf isi menjorok ke dalam (indent).
7. Alamat tujuan disusun sesuai format resmi yang digunakan organisasi.
8. Menggunakan salam pembuka dan salam penutup.
9. Ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

Struktur Bentuk Surat Resmi

Urutan penulisan surat Official Style umumnya terdiri atas:

1. Kepala surat (kop surat)
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda tangan
12. Nama jelas
13. Tembusan (jika diperlukan)

Susunan bagian surat ini merupakan unsur pokok dalam tata persuratan resmi dan dapat sedikit berbeda sesuai pedoman instansi.

Kelebihan Official Style

Mengapa bentuk ini masih diajarkan hingga sekarang?

Beberapa kelebihannya adalah:

1. Tampilan lebih formal.
2. Mudah dibaca.
3. Memberikan kesan profesional.
4. Cocok digunakan oleh instansi pemerintah.
5. Memudahkan proses pengarsipan.
6. Identitas surat lebih jelas.

Kekurangan Official Style

Di samping memiliki banyak kelebihan, bentuk ini juga memiliki beberapa kekurangan.

1. Pengetikannya membutuhkan ketelitian.
2. Memerlukan pengaturan margin yang lebih banyak.
3. Tidak sepraktis Full Block Style.
4. Kurang efisien apabila surat dibuat dalam jumlah sangat banyak.

Perbedaan Official Style dengan Bentuk Surat Lain

Bentuk Surat	Ciri Utama
Official Style	Paragraf menjorok, format resmi Indonesia
Full Block Style	Semua bagian rata kiri
Block Style	Hampir semua rata kiri, kecuali beberapa bagian
Semi Block Style	Paragraf menjorok
Indented Style	Setiap paragraf dibuat menjorok bertingkat
Hanging Paragraph Style	Baris pertama rata kiri, baris berikutnya menjorok

Kapan Official Style Digunakan?

Bentuk surat resmi biasanya digunakan untuk:

1. Surat dinas sekolah
2. Surat instansi pemerintah
3. Surat organisasi
4. Surat yayasan
5. Surat permohonan resmi
6. Surat keputusan
7. Surat pemberitahuan
8. Surat undangan resmi 

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Membuat Official Style

1. Banyak siswa masih melakukan kesalahan berikut.
2. Nomor surat tidak dicantumkan.
3. Perihal ditulis terlalu panjang.
4. Alamat tujuan menggunakan kata "Kepada".
5. Bahasa tidak baku.
6. Tidak mencantumkan tanda tangan.
7. Posisi paragraf tidak konsisten.

Tips Membuat Surat Resmi yang Profesional

Agar surat terlihat profesional:

1. Gunakan bahasa Indonesia yang baku
2. Hindari singkatan yang tidak perlu.
3. Pastikan nomor surat benar.
4. Gunakan margin yang konsisten.
5. Periksa kembali ejaan sebelum dicetak.
6. Simpan dalam format PDF sebelum dikirim secara digital.

Ringkasan

Bentuk Surat Resmi (Official Style) merupakan salah satu format surat resmi yang paling banyak dipelajari di Indonesia. Bentuk ini memiliki tata letak yang rapi, formal, dan sesuai dengan kebutuhan administrasi sekolah, organisasi, maupun instansi pemerintah. Meskipun saat ini komunikasi digital semakin berkembang, pemahaman mengenai Official Style tetap menjadi kompetensi penting bagi siswa, guru, serta tenaga administrasi.

FAQ

1. Apa yang dimaksud dengan Official Style?

Official Style adalah bentuk surat resmi yang memiliki tata letak tertentu sesuai kaidah administrasi sehingga terlihat formal dan mudah dipahami.

2. Apa ciri utama Official Style?

Ciri utamanya adalah penggunaan kop surat, nomor surat, perihal, alamat tujuan, bahasa baku, paragraf yang menjorok, serta tanda tangan pejabat yang berwenang.

3. Apa perbedaan Official Style dan Full Block Style?

Official Style masih menggunakan paragraf yang menjorok serta tata letak khas surat resmi Indonesia, sedangkan Full Block Style membuat hampir seluruh bagian surat rata kiri.

4. Apakah Official Style masih digunakan?

Ya. Official Style masih digunakan sebagai materi pembelajaran administrasi perkantoran dan masih dijumpai pada beberapa instansi sesuai pedoman tata naskah dinas masing-masing.

5. Mengapa siswa MPLB harus mempelajari Official Style?

Karena kompetensi membuat surat resmi merupakan salah satu keterampilan dasar dalam bidang administrasi perkantoran, layanan bisnis, dan kesekretarisan.