DIGITAL FILING : MENYIMPAN DATA KARYAWAN

DIGITAL FILING

1. Pengertian Digital Filing adalah arsip yang mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.

Dalam hal digital filing atau pengarsipan digital,
ada 2 jenis digital filing, yaitu online filing dan offline digital. Online filing ada 3 tingkatan, yaitu pribadi, terbatas dan umum.

Online filing yang bersifat pribadi, contohnya adalah pengarsipan email atau email filing. Banyak fitur - fitur yang bisa dimanfaatkan seperti pada email service, seperti pembuatan folder atau berangkas yang sangat memudahkan kita merapikan dan mengarsipkan email berdasarkan kategori yang dikehendaki.

Online filing terbatas bisa digunakan untuk menshare file yang bersifat untuk kalangan terbatas, hanya untuk kalangan internal, misalnya layanan ini biasanya berbasis komputasi awan/digital office atau e-office. Contoh layanan yang cukup power full adalah layanan miliki raksasa google, melalui layanan google drive. Dengan layanan ini kita akan lebih mudah untuk menyimpan, mengakses atau membagi file secara aman, cepat dan efektif.

Online filing yang bersifat umum adalah file yang bisa diakses oleh umum, biasanya file ditautkan pada suatu website. Contoh online filing yang bersifat umum adalah publikasi suatu peraturan, pengumuman. Untuk mempublikasikan suatu capain seperti sertifikat atau ijazah, sehingga tidak perlu lagi namanya legalisir dokumen karena yang asli bisa diakses/dilihat melalui website, hal ini juga akan mengurangi pemalsuan.

Offline filling adalah penyimpanan file di Personal Computer (PC), laptop atau bahkan handphone tanpa perlu menggunakan akses internet.

Yang perlu diperhatikan saat melakukan filing adalah bagaimana pemberian nama pada arsip tersebut, perumusan nama melalui kodefikasi akan sangat membantu, selain lebih efektif, pencariannya juga akan lebih mudah dilakukan. Salah 1 kelebihan digital filing, meskipun kita menyimpan file masih belum rapi, jika kita ingat nama filenya maka akan mudah ditemukan file tersebut, apalagi jika tertata rapi.

2. Kelebihan dan Kelemahan Digital Filing

a. Kelebihan digital filing :
●Menggunakan perangkat komputer sebagai alat pemroses arsip.
● Proses pencarian sangat cepat berdasarkan beberapa kemungkinan, misalnya : nomor telegram, isi singkat, nomor registrasi, dll.
● Pengoperasian sangat mudah.
● Tempatnya access contol (password).
● Hemat tempat karena disimpan di CD dan diletakkan di lemari khusus.
● Pengindeksan yang fleksibel, file yang sudah disusun secara abjad atau numbering akan lebih mudah ditemukan. Dan lebih efisien dan dapat menghemat tenaga.
● Sederhana, fleksibel dan daya tampung cukup banyak.
● Adanya fasilitas antivirus.
●Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik yang dapat digandakan apabila sewaktu-waktu file tersebut hilang.
● Terjamin terekamnya informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
● Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
● Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.
● Pencarian secara full text, yaitu pencarian yang dapat berdasarkan kata kunci yang telah dibuat oleh user tersebut
● Kecil kemungkinan file akan hilang, karena file tersebut sudah tersimpan di dalam komputer, dan apabila data tersebut hilang, data tersebut bisa di backup dengan menggunakan aplikasi yang bisa di download untuk mengembalikan file yang sudah hilang.

b. Kekurangan digital filing :

● Sangat tergantung pada hubungan listrik.
●SDM harus mampu mengoperasikan komputer.
● Rentan terhadap virus komputer.
● Adanya peluang untuk memanipulasi oleh prang-orang yang tidak bertanggungjawab yang mengerti tentang IT seperti hacker.
● Kemungkinan adanya kerusakan file tanpa adanya indikasi, seperti server yang terserang virus komputer atau kesalahan personal yang tidak sengaja menghapus file secara permanen.
● Kesulitan untuk berbagi file karena format file maupun kesediaan jaringan maupun akses.
●Biaya pengadaan sistem relatif mahal. Meskipun pengadaan sistem ini dapat dijadikan investasi dalam organisasi.
●Ketergantungan terhadap software dan hardware yang selalu berkembang.
●Terbatasnya daya tahan media fisik penyimpanan arsip elektronik.

3. Aplikasi program-program yang digunakan untuk Digital Filing

1. Amazon Drive, merupakan milik online retailer terbesar asal As yg baru saja mengungkap tarif baru layanan Cloud Stroagenya.Amazon Drive ini menyediakan kapasitas penyimpanan gratis. Sesuai namanya pun, unlimited photos menawarkan kapasitas penyimpanan tanpa batas untuk File berupa photo, plus 5Gb untuk video dan File lain-lainnya.

2. Degoo, merupakan alat backup online gratis dengan kapasitas 100GB dan merupakan sebuah program yang memungkinkan untuk menyimpan file secara online. Pemasangan Degoo yang secara otomatis akan berbagi ruang hard drive dan memiliki waktu online.

Adapun kelebihan-kelebihan dalam penggunaan aplikasi Deego :
● Tingkat keaman yang tinggi aplikasi ini telah menggunakan enkripsi standar militer. Jadi memilik standart yang bagus untuk sekelas aplikasi pencadangan data ini.
● System yang Otomatis aplikasi ini sangat jeli mendeteksi saat mengambil foto baru atau menambah beberapa file dan memastikan pencadangan Anda selalu terjaga aman.
● Aplikasi ini memberikan batas penyimpanan hingga mencapai 100GB dan jika Anda butuh lebih dari itu. Anda juga dapat meningkatkan akun gratis Anda menjadi akun premium.

3. Microsoft One Drive,

merupakan aplikasi milik perusahaan besar, yaitu microsoft aplikasi ini dapat mengakses data berupa dokumen, foto, dan file lainnya. Baik di desktop maupun di komputer desktop anda. Aplikasi OneDrive untuk Android memungkinkan Anda bekerja dengan file pribadi dimanapun dan kapan pun dengan menyimpan file penting kerja anda

Kelebihan dan Kekurangan aplikasi penyimpanan data Android OneDrive, yaitu :

• Mudah menyimpan dokumen penting seperti Word, Excel, PowerPoint, dan OneNote dengan cepat dan simple.
• Anda dapat menemukan foto dengan mudah dengan fitur penandaan otomatis.
• Anda juga bisa mendapatkan pemberitahuan jika dokumen bersama anda sedang di edit.
• Dapat dengan mudah membagikan album foto dan video favorit Anda dengan OneDrive ini.
•Anda juga dapat dengan mudah mengakses file penting Anda secara offline.
Kekurangan dari aplikasi penyimpanan data android OneDrive, yaitu
● Kapasitas gratis yang disediakan yaitu 5GB
● Batasan limit file yang dapat diupload diatas 10 GB /file.

DATA-DATA KARYAWAN

Langkah-langkah membuat data karyawan :

1.Buka Google.com