Filing System (Sistem Pengarsipan): Pengertian, Tujuan, Fungsi, Jenis, Contoh, dan Cara Memilih Sistem Arsip yang Tepat

📚

ARTIKEL PILAR SMKDAMOSDIARY

Materi Kearsipan yang Terus Diperbarui

📅

Dipublikasikan 17 Juli 2014

🔄

Terakhir diperbarui Juli 2026

Topik artikel

Kearsipan Filing System Records Management MPLB Administrasi Perkantoran

Catatan Penulis: Artikel ini pertama kali disusun sebagai materi pembelajaran kearsipan untuk siswa Administrasi Perkantoran. Tulisan, konsep dasar, contoh, dan aturan pengindeksan yang terdapat dalam versi asli tetap dipertahankan. Materi kemudian diperkaya agar relevan dengan perkembangan administrasi modern, arsip digital, dan teknologi AI.

Mengapa Filing System Penting Dipelajari?

Bayangkan suatu hari pimpinan meminta sebuah surat penting yang dibuat beberapa tahun lalu. Dokumen tersebut sebenarnya masih tersimpan, tetapi petugas administrasi membutuhkan waktu lama untuk menemukannya karena penyimpanannya tidak menggunakan sistem yang jelas.

Situasi tersebut menunjukkan bahwa pekerjaan pengarsipan bukan hanya memasukkan surat ke dalam map atau lemari arsip. Inti dari filing system atau sistem pengarsipan adalah memastikan setiap dokumen dapat disimpan dan ditemukan kembali secara cepat, tepat, aman, dan sistematis ketika dibutuhkan.

Sebagai guru Administrasi Perkantoran dan MPLB, saya selalu mengingatkan siswa bahwa keterampilan mengarsip tidak cukup dipelajari dengan menghafalkan teori. Siswa perlu berlatih menentukan indeks, kode, urutan penyimpanan, serta prosedur penemuan kembali arsip sebagaimana dilakukan dalam dunia kerja.

🎯 Dalam artikel ini Anda akan mempelajari:

• pengertian filing system atau sistem pengarsipan;
• tujuan dan fungsi penyimpanan arsip;
• istilah klasifikasi, indeks, kode, dan filing;
• jenis-jenis sistem penyimpanan arsip;
• prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip;
• aturan mengindeks nama orang, perusahaan, dan instansi;
• contoh penerapan filing system dalam dunia kerja;
• perkembangan sistem pengarsipan menuju era digital.

💡 Catatan Guru

Dalam praktik pembelajaran, siswa sering menganggap sistem pengarsipan hanya sebagai kegiatan menyimpan map di lemari arsip. Padahal, keberhasilan filing system dinilai dari kemampuan petugas menemukan kembali dokumen secara cepat dan tepat. Karena itu, ketelitian saat mengindeks, memberi kode, menyortir, dan menempatkan arsip merupakan keterampilan yang sangat penting.

📑 Ringkasan Isi Artikel

1. Pengertian arsip, kearsipan, dan filing system
2. Peralatan dalam penyimpanan arsip
3. Istilah-istilah dalam filing system
4. Lima jenis sistem penyimpanan arsip
5. Pengarsipan menggunakan sistem abjad
6. Langkah-langkah penyimpanan arsip
7. Peraturan dan teknik mengindeks
8. International Indexing Rules
9. Perkembangan filing system di era digital
10. FAQ dan kesimpulan

📜 Materi Asli Artikel Tahun 2014 Bagian berikut merupakan materi asli penulis yang tetap dipertahankan sebagai bagian dari sejarah dan identitas SMKDamosDiary.

ALPHABETICAL FILING SYSTEM/SISTEM PENGARSIPAN 

SECARA ABJAD

Pakar administrasi, The Liang Gie menyatakan  arsip adalah sekumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat dengan cepat ditemukan kembali.

     Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979, istilah arsip dapat berarti:

a.    Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan

b.   Gedung (ruang) penyimpanan naskah atau dokumen

c.   Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan  naskah atau dokumen.

     Kearsipan adalah suatu proses kegiatan menyimpan arsip secara sistematis sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan.  

     Pengarsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu organisasi, menurut The Liang Gie (1996:115).

     Menurut GR. Terry, filing adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.

     Berdasarkan pendapat para ahli maka dapat disimpulkan pengarsipan adalah proses kegiatan pengaturan arsip dengan menggunakan sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat diketemukan kembali sewaktu diperlukan. Sistem kearsipan (filing system) adalah suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip sehingga arsip-arsip dapat diketemukan kembali dengan mudah.

     Dalam mengelola arsip-arsip, biasanya suatu organisasi atau perusahaan menyimpan arsip-arsip manual menggunakan filing cabinet  (lemari arsip) atau langsung pada odner, sedangkan arsip elektronik dikelola dengan komputer. Alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip dapat berupa:

a.   Filing Cabinet (Laci/rak kabinet)  yang berfungsi sebagai tempat ordner

b.   Ordner yang berguna sebagai tempat penyimpanan folder atau dokumen

c.    Guide sebagai penuntun dan pembatas antar folder

d.   Folder berfungsi sebagai tempat penyimpanan surat-surat atau dokumen

ISTILAH-ISTILAH DALAM FILING SYSTEM

1. Klasifikasi Arsip :

pengelompokan arsip menurut urusan/masalahnya secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi yang menciptakan atau menghimpunnya.

2. Indeks :

tanda pengenal arsip/kata tangkap (caption) untuk memudahkan penemuan kembali.Mengindeks adalah proses menentukan/menetapkan indeks/kata tangkap.

3. Kode :

tanda pengenal urusan/masalah dari klasifikasi arsip. Kode dapat berupa abjad, angka atau gabungan abjad dengan angka.

     Sistem yang dipakai untuk menyimpan arsip-arsip manual menggunakan salah satu filing system atau  gabungan dari kelima sistem pengarsipan yang sudah umum dipakai. Kelima filing system tersebut adalah :

1)               Sistem abjad (Alphabetical Filing System)

2)               Sistem tanggal (Chronological Filing System)

3)               Sistem nomor (Numeric Filing System )

4)               Sistem pokok masalah (Subject Filing System)

5)               Sistem wilayah (Geographic Filing System)

1   Pengarsipan Secara Sistem Abjad

     Pengarsipan secara sistem Abjad adalah suatu sistem penyimpanan arsip ataupun berkas-berkas penting berdasarkan abjad yang berasal dari nama orang, nama perusahaan, nama organsiasi, maupun instansi pemerintah. Nama tersebut diindeks terlebih dahulu baru dijadikan sebagai kata tangkap (kode) dalam penyimpanannya, kemudian diurutkan berdasarkan urutan abjad. 

Kearsipan sistem abjad merupakan salah satu sistem kearsipan yang sering digunakan di kantor-kantor. Ciri suatu kantor menerapkan pengelolaan kearsipan dengan system abjad adalah arsip diatur dan disimpan berdasarkan abjad Latin yakni A sampai Z dan atau kombinasi abjad tersebut

Keuntungan:

1. Dapat diterapkan pada semua jenis kegiatan usaha baik yang berskala besar maupun kecil.
2. Fleksibel
3. Mudah diterapkan
4. Tidak terlalu rumit
5. Orang mudah mengingat nama orang/organisasi/badan/perusahaan

Kekurangan  :

1.           Lupa nama perusahaan/nama pengirim hanya mengingat tanggal atau masalah

2.           Banyaknya nama yang memiliki kode yang sama

3.           Ada nama baru berarti daftar klasifikasi harus disesuaikan

Mengindeks nama yang akan dijadikan kode tersebut harus mengikuti peraturan mengindeks.

Berikut  adalah beberapa peraturan dalam mengindeks :

1.   Indeks nama perseorangan

Nama orang Indonesia pada umumnya adalah nama pada urutan terakhir penulisan nama tersebut:

     Contoh:

     Caption                       : Dra. R.A. Rani  Handoko

     Indeks                         : Handoko, Rani, RA, Dra

     Kode Abjad                 : Ha

     Arsip yang berkode Ha ini selanjutnya disimpan di belakang guide

     yang berkode H.

2.   Indeks nama Perusahaan dengan Singkatan

  Cara Mengindeks nama perusahaan dengan singkatan adalah dengan

  memanjangkan dahulu singkatan, kemudian baru diindeks dan kalau

  perlu memakai tunjuk silang, contoh:

  Caption              : PT Damos Indah

  Indeks                : Damos, Indah, Perseroan Terbatas

  Kode Abjad       : Da ini berarti arsip disimpan di belakang guide

  yang berkode D

(SELENGKAPNYA ADA DI BAGIAN BAWAH SETELAH GAMBAR !!!!)

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:

1. Pengumpulan Surat
   Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.
2. Memeriksa
   Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.

Mengindeks
Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.
Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat.

1. Memberi Kode
   Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.
   
   Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.
   
   Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.
2. Menyortir
   Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.

3. Menempatkan
   Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.
4. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.  

PERATURAN MENGINDEKS

TEHNIK MENGINDEKS DAN MENETAPKAN KODE

1. Indeks nama perseorangan

    a)  Aturan indeks nama orang Indonesia

1)     (Nama orang Indonesia pada umumnya adalah nama pada urutan terakhir penulisan nama tersebut:

Contoh:

Caption                 : Dra. R.A.Rosa Hartini

Indeks                   : Hartini, Rosa, RA, Dra

Kode Abjad           : Ha

2)     Indeks nama orang Indonesia dengan marga adalah nama marganya, contoh:

Caption                 :Drs Sahat Siahaan

Indeks                   :Siahaan, Sahat, Drs

Kode Abjad           :Si

3)     Indeks nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (nama-nama Bali) adalah nama sendiri, urutan kelahiran, gelar kalau ada, contoh:

Caption                 :I Gusti Made Tiran

Indeks                   : Tiran, Made, I Gusti

Kode Abjad           :Ti

4)     Indeks nama orang Indonesia yang memakai nama Kristen adalah nama Kristen di indeks setelah semua nama Indonesianya, Contoh:

Caption                 :Cicilia Maria Riasi Brataaji

Indeks                   : Brataaji, Riasih, Cicilia, Maria

Kode Abjad           : Br

5)     Indeks nama orang Indonesia dengan singkatan diindeks nama yang tidak disingkat dan singkatan diusahakan dicari kepanjangannya, contoh:

Caption                 :Dr.M.Hatta (Dr. Mohammad Hatta)

Indeks                   :Hatta, Mohammad. Dr

Kode abjad            : Ha

6)     Indeks gelar-gelar pada nama Indonesia adalah gelar diletakkan urutan terakhir, contoh:

Caption                 : Prof.Dr.Conny R.Semiawan

Indeks                   : Semiawan, Conny.R.Prof.Dr

Kode abjad            : Ha

7)     Indeks nama wanita yang mencantumkan nama suaminya diindeks nama suaminya terlebih dahulu, dan sealiknya dibuatkan kartu tunjuk silang (cross reference), contoh:

Caption                 : Ny.Dra.Muliati Abdul Makmur

Indeks                   : Makmur, Abdul, Muliati. Dra.Ny

Kode Abjad           : Ma

b) Tata urutan indeks nama orang Eropa

    Pada umumnya nama Eropa urutan namanya adalah julukan (given name), nama tengah(Middle name), dan nama keluarga (surname,family name). Selain itu, masih ada nama dengan cirri khusus. Adapun inti peraturannya adalah seperti tertera dibawah ini:

(1)  Cara mengindeks nama Eropa pada umumnya adalah surname, given name, dan middle name. Surname/nama keluarga diutamakan ssebagai dasar indeks dan  kode, contoh:

Caption                 : William Jhon Fulton

Indeks                   : Fulton, William, John

Kode abjad            : Fu

(2)  Cara mengindeks nama Eropa yang menggunakan penghubung adalah nama dengan tanda pengubung terssebut dianggap satu unit, contoh:

Caption                 : Silvia Loper-Tina

Indeks                   : Loper-Tina Silvia

Kode Abjad           : Lo

c). Tata Urutan indeks nama Tionghoa

Cara mengindeks nama orang Tionghoa adalah nama keluarganya. Oleh karena nama keluarga orang-orang Tionghoa itu di depan urutan namanya, maka nama-nama Tionghoa diindeks seperti tertulis, Contoh

Caption                 : Pauw Swie Im

Indeks                   : Pauw, Swie Im

Kode abjad            : Pa

d). Tata urutan indeks nama internasional

Cara mengindeks nama-nama Internasional adalah nama urutan terakhir penulisan merupakan dasar indeks dan kode, contoh:

Caption                 : Gamal Abdul Nasser

Indeks                   : Naser, Gamal. Abdul

Kode abjad            : Na

2. Indeks nama Perusahaan

Peraturan indeks nama perusahaan meliputi tata cara indeks nama perusahaan pada umumnya, nama perusahaan yang lebih dikenal singkatannya, nama perusahaan menggunakan huruf, nama perusahaan menggunakan angka, dan perusahaan menggunakan nama diri orang. Peraturan lebih rinci tentang cara mengindeks nama perusahaan berturut-turut akan diuraikan berikut ini

a)     Tata cara indeks nama perusahaan pada umumnya

Cara mengindeks nama perusahaan adalah kata yang penting dahulu, kemudian jenis badan hokum atau kegiatannya, contoh:

Caption                       : PN Garam Negara

Indeks                         : Garam, Negara, Perusahaan, Negara

Kode abjad                  : Ga

b)     Tata cara indeks nama perusahaan dengan singkatan

Cara mengindeks nama perusahaan yang menggunakan singkatan adalah memanjangkan dahulu singkatan, kemudian baru diindeks dan kalau perlu memakai tunjuk silang, contoh:

Caption                       : GIA

Indeks                         : Garuda, Indonesia, Airwys

Kode Abjad                 : Ga lihat GIA

3. Indeks nama civic mission

Badan Usaha yang tergolong Civic mission meliputi nama-nama perhimpunan, yayawan, dan nama badan social kemasyarakatan lainnya. Sedangkan nama Instansi pemerintah berarti nama-nama lembaga pemerintah, baik itu lemba

ga tinggi Negara ataupun departemen. Untuk mengindeks nama civic mission ada tiga peraturan sebagai berikut:

a)     menggunakan kata yang penting

cara mengindeks nama civic mission adalah menggunakan kata yang penting labih dahulu, kemudian disusul sifat organisasi seperti yayasan, perhimpunan, dan persatuan, contoh:

Caption                       : Partai Demokrasi Indonesia

Indeks                         : Demokrasi, Indonesia, Partai

Kode abjad                  : De lihat PDI (dengan tunjuk silang)

b)     menggunakan nama civic mission dengan singkatan

Cara mengindeks nama badan usaha yang lebih dikenal dengan nama singkatannya adalah singkatan dipanjangkan dan diindeks sepeerti peraturan pertama dan diberi tunjuk silang ke singkatannya, contoh:

Caption                       : PSSI

Indeks                         : Sepak Bola, Seluruh, Indonesia, Persatuan

Kode abjad                  : Se lihat PSSI

c)     nama civic mission dibidang pendidikan

cara mengindeks nama badan usaha yang bergerak dibidang pendidikan adalah kata sekolah, akademi, universitas, diletakkan pada unit terakhir. Bila nama itu lebih dikenal singkatannya berilah tunjuk silang, contoh:

Caption                       : SMP Negeri 1 Bogor

Indeks                         : Menengah, Pertama, Negeri, Satu, Bogor, Sekolah

Kode abjad                  : Melihat SMP

4. Indeks nama Instansi Pemerintah

Peraturan mengindeks instansi pemerintah dapat dikelompokkan ke dalam lembaga Negara, lembaga adepartemen, dan kantor-kantor.

a)     Cara mengindeks nama instansi pemerintah mengutamakan kata yang penting dahulu, kemudian sifat instansi seperti departemen, dirjen, direktorat, kanwil diletakkan pada unit terakhir, contoh

Caption                       : Departemen Pertanian

Indeks                         : Pertanian, departemen

Kode abjad                  : Pe

b)     Cara mengindeks nama instansi pemerintah hendaknya memperhatikan hierarkhi antara lain departemen, ditjen, dirjen, kanwil, kanko, dan kamat. Hierarki wilayah antara lain provinsi, kabupaten, kecamatan dan kelurahan, contoh:

Caption                       : Kanwil Deppen Jambi

Indeks                         : jambi, wilayah, penerangan , kantor, departemen

Kode Abjad                 : Ja lihat Kanwil Deppen

Indexing Rules  

Rule 1:  Alphabetic Order.  Names and subjects are arranged in alphabetic order by units.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
Antell Crawford	Antell	Crawford
Dayton Distributors	Dayton	Distributors
Harper Furnishings	Harper	Furnishings
Harper Supplies	Harper	Supplies
Reynolds Dress Collection	Reynolds	Dress	Collection
Reynolds Dress Shop	Reynolds	Dress	Shop
Reynolds Dress Shop Fabrics	Reynolds	Dress	Shop	Fabrics

Note:  When names in the first unit are alike, the second and sometimes the third unit determine the order.
Rule 2:  Nothing Comes Before Something.  A single letter, for example, comes before a full name or word.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
C	C
Cannon	Cannon
Cannon Brothers	Cannon	Brothers
Cannon Brothers Agency	Cannon	Brothers	Agency

Rule 3:  Last Name First.  Names of persons are indexed by the last name as the first unit.  Other parts of the name are indexed in natural order.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
Davis	Davis
Bailey Davis	Davis	Bailey
Boyd Davis	Davis	Boyd
J. Mason Davis	Davis	J.	Mason
James M. Davis	Davis	James	M.

Rule 4:  Prefixes.  Prefixes (such as "De," "Van," "Mc," "Mac") are considered as part of the name to which they are attached and are spelled exactly as written.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
Samuel	Dee	Samuel
Samuel Delaport	Delaport	Samuel
Samuel De La Porte	De La	Samuel	Porte
Samuel D'Lando	D'Lando	Samuel

Rule 5:  Hyphenated Individual Names.  Hyphenated names of individuals are treated as one unit.  Ignore the hyphen.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
Carla Knapp	Knapp	Carla
Mary Knapp-Fisher	Knapp-Fisher	Mary
Davis J. Krups	Krups	Davis	J.
Marlene S. Krups-Feng	Krups-Feng	Marlene	S.

Rule 6:  Titles.  With a complete name, ignore a title.  If there is only on name plus a title (other than a courtesy title), index the name as it is.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
Dr. Mark Allen	Allen	Mark
Bishop Wells	Bishop	Wells
Queen Elizabeth Hotel	Queen	Elizabeth	Hotel
J. Foster Queen	Queen	J.	Foster
Mrs. Jacob A. Reagan	Reagan	Mrs.	Jacob	A.

Note:  Treat "Mrs." as a title if a woman uses her husband's name and you do not know her first name.
Rule 7:  Seniority Terms and Other Designations Following the Name.  Titles that are seniority terms, such as "Sr." and "Jr.," are ignored.  A degree after a name, such as "M.D.," is also ignored.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
Charles Reynolds, Jr.	Reynolds	Charles
Charles J. Reynolds, Sr.	Reynolds	Charles	J.
Steven Reynolds, M.D.	Reynolds	Steven
Tamara A. Reynolds, D.D.S.	Reynolds	Tamara	A.

Rule 8:  Abbreviated Names and Nicknames.  Treat an abbreviated name, such as "Wm.," as if it were spelled in full.  If a nickname is used and the full name is not known, index that name as spelled.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
Wm. Monro	Monro	William
Worden Monro	Monro	Worden
Ray Monroe	Monroe	Ray
Tom Monroe	Monroe	Thomas

Rule 9:  First Word First.  Treat each word of a business name as a separate unit and index the name in the order which it is written.  (If the name contains the full name of a person, consider the name as written.)

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
Freeman Dresses	Freeman	Dresses
Joseph Freeman Wholesaler	Joseph	Freeman	Wholesaler
Sara Freeman Flowers	Sara	Freeman	Flowers
Freeman Travel Agency	Freeman	Travel	Agency

Rule 10:  Articles, Conjunctions, and Prepositions.  Ignore the unimportant words that are articles, conjunctions, and prepositions.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
Barnes & Roberts, Incorporated	Barnes	Roberts	Incorporated
The Palace Restaurant	Palace	Restaurant
The Palisades	Palisades
A Ride on the Beach	Ride	Beach

Rule 11:  Abbreviations.  Regard all abbreviations as if they were spelled in full.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
Lyndon Corp.	Lyndon	Corporation
Lyndon Trucking, Ltd.	Lyndon	Trucking	Limited
Naismith Bros.	Naismith	Brothers
Regan Co., Ltd.	Regan	Company	Limited

Rule 12:  Single Letters.  Single letters that are not abbreviations should be considered as separate units, even if the letters are joined together, as in KZOK.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
KB international	K	B	International
KING Television	K	I	N	G
Q & L Music	Q	L	Music
FX McRory's Pub and Restaurant	F	X	McRorys	Pub

Rule 13:  Hyphenated Firm Names.  In company names, hyphenated expressions are treated as a single unit.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
H. Frederick Harris	Harris	H.	Frederick
Harris-Baker Industries	Harris-Baker	Industries
Gregory and Martin, Inc	Gregory	Martin	Incorporated
Gregory-Saroff Products	Gregory-Saroff	Products

Rule 14:  One or Two Words?  If a firm name can be written as one word or two, treat it as one indexing unit.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
World-Wide Air Lines	World-Wide	Air Lines
Worldwide Airways	Worldwide	Airways
World Wide Tours	World Wide	Tours
World Wide Web Designs	World Wide	Web	Designs

Rule 15:  Possessives and Contractions.  Consider all letters in a possessive or a contraction, but disregard the apostrophe. 

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
The Anderson Company	Anderson	Company
Anderson's	Andersons
Andersons' Bakery	Andersons	Bakery
Anderson's Garage	Andersons	Garage

Rule 16:  Numbers.  If a firm name contains a number, index the number as if it were spelled out and treat it as one unit.  Use as few words as possible; for example, treat 2106 as twenty-one hundred six, not two thousand one hundred six.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
5th Avenue Hotel	Fifth	Avenue	Hotel
5100 Apartments	Fifty-one Hundred	Apartments
Latitude 47 Restaurant	Latitude	Forty-seven	Restaurant

Rule 17:  Parts of Geographic Names.  Each part of a geographic name is treated as a separate indexing unit.  (Exception:  If the name is hyphenated, treat it as one unit.)

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
Los Angeles Times	Los	Angeles	Times
North Dakota Mining Co.	North	Dakota	Mining	Company
St. Louis	Saint	Louis	Bottlers
U.S. Data Consultants	United	States	Data	Consultants
West Seattle Herald	West	Seattle	Herald

Rule 18:  Addresses.  If two names are identical, index them by address in this order: city, state, name of street, number of house or building.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
Hard Rock Cafe, Los Vegas	Hard	Rock	Cafe	Los
Hard Rock Cafe, Orlando	Hard	Rock	Cafe	Orlando
Martin Rogers, Chicago	Martin	Rogers	Chicago
Martin Rogers, Miami	Martin	Rogers	Miami

Rule 19:  Banks and Other Financial Institutions.  Index names as written, with each word being treated as a separate unit.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
Cascade Federal Credit Union	Cascade	Federal	Credit	Union
Federated Savings Co.	Federated	Savings	Company
First National Bank of the West	First	National	Bank	West

Rule 20:  Hotels and Motels.  Hotels and motels are indexed in the order written.  (Exception:  If the name starts with "Hotel" or "Motel," make this the last unit.)

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
Twin Teepees Motel	Twin	Teepees	Motel
Motel 6	Six	Motel
Hotel Regency Plaza	Regency	Plaza	Hotel
Hotel Monaco Seattle	Monaco	Seattle	Hotel

Rule 21:  Hospitals and Religious Institutions.  Index in the order written, treating each word as a unit.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
Childrens' Hospital	Childrens	Hospital
Dar-us-Salaam Mosque	Dar-	us-	Salaam	Mosque
St. James Cathedral	Saint	James	Cathedral
Swedish Medical Center	Swedish	Medical	Center

Rule 22:  Educational Institutions.  Index in the order given, considering each word as a unit.  If a word like "University" or "College" is at the beginning of the name, consider the distinctive parts first.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
Chief Sealth High School	Chief	Sealth	High	School
Seattle Vocational Institute	Seattle	Vocational	Institutue
University of Washington	Washington	University
College of William & Mary	William	Mary	College

Rule 23:  Federal Government Names.  Consider United States Government as the first three units.  Then consider the names of the department.  Finally, index the name of the agency, bureau, board, or other subdivision.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
U.S. Department of Treasury, Internal Revenue Service	United	States	Government	Treasury
	UNIT 5	UNIT 6	UNIT 7	UNIT 8
	Department	Internal	Revenue	Service

Rule 24:  State and Local Government Names.  Index first under the classification, such as the state, town, city, and so on.  Then consider the name of the subdivision.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
King County, Department of Health	King	County	Health	Department
City of Seattle, Department of Public Safety	Seattle	City	Public	Safety

Rule 25:  Foreign Government Names.  The rule is the same as that for federal government names, except that the first unit is the name of the country.

NAME	UNIT 1	UNIT 2	UNIT 3	UNIT 4
Dominion of Canada, Department of Labour	Canada	Dominion	Labour	Department