Berikut adalah pekerjaan-pekerjaan yang sering dilakukan siswa SMK di tempat PKL/Prakerin, contoh berikut adalah diambil dari siswa yang Prakerin di PT ............
Siswa melakukan Praktik Kerja Lapangan di PT
......... dan ditempakan di gudang PT .................... tepatnya di
bagian Pendistribusian Barang.
Bagian pendistribusian barang merupakan bagian
yang mengurusi tentang pengiriman
barang-barang yang akan dikirimkan kepada beberapa kolega serta mengurusi
tentang penerimaan barang-barang yang dikirim dari perusahaan lain.
Pada umumnya, bagian pendistribusian barang ini berhubungan dengan :
1. Surat Jalan
2. Perincian Biaya Pengiriman
3. Purchase Order
4. Transfer Orders
5. Tanda Terima
6. Packing Slip
7. Picking List
8. Laporan Penerimaan Barang
9. Certificate Of Analysis, dan lain-lain.
a. Transfer Orders
Transfer Orders adalah
daftar nama-nama barang, nomor batch barang dan jumlah barang yang digunakan
sebagai bukti untuk mengirimkan barang atau sample ke kantor-kantor cabang.
b. Packing Slip
Daftar nama-nama
barang, nomor batch barang dan jumlah barang yang digunakan sebagai bukti untuk
mengirimkan barang atau sample kepada supplier atau customer.
c. Picking List
Daftar nama-nama
barang, nomor batch barang dan jumlah barang yang digunakan sebagai bukti untuk
mengirimkan barang atau sample ke luar negeri.
d. Laporan Penerimaan Barang
Laporan Penerimaan
Barang ini adalah sebuah laporan yang berisi tentang list item barang-barang
yang diterima oleh PT ........... Ada 2 macam LPB yaitu LPB Impor
dan LPB Lokal. LPB impor adalah sebuah laporan yang berisi tentang list item
barang-barang yang diterima dan yang berasal dari luar negeri. Sedangkan LPB
lokal adalah sebuah laporan yang berisi tentang list item barang-barang yang
diterima dan yang berasal dari dalam negeri.
e. Certificate Of Analysis
Certificate Of Analysis adalah daftar kadar kandungan atau standar kualitas
pada suatu produk. COA ini dibuat oleh bagian produksi yang sebelumnya sudah
mengecek kadar pada produk-produk tersebut.
COA biasanya ikut dikirim kepada customer sebagai takaran pada produk yang
diproduksi oleh customer. Tidak semua customer diberikan COA ini, tetapi hanya
beberapa customer saja.
f. Pengajuan Movement
Misal jika perusahaan
ingin mengecek jumlah barang di Axapta dan jumlah barang A ada 15 box, jumlah
barang B ada 10 box. Tetapi setelah di cek di gudang ternyata jumlah barang A
hanya ada 10 box dan barang B ada 15 box. Karena ada perbedaan jumlah antara di
Axapta dengan di gudang tetapi tidak diketahui secara jelas penyebab kurang dan
lebihnya.
Dengan begitu,
perusahaan akan melakukan opname. Setelah melakukan opname, perusahaan
melaporkan kepada bagian accounting untuk segera ditindaklanjuti. Maka setelah
itu, barang A akan ditambah 5 (lima) supaya menjadi 15 (lima belas) dan barang
B akan dikurangi 5 (lima) supaya menjadi 10 (sepuluh).
Jadi, yang dimaksudkan
dengan pengajuan movement adalah perpindahan atau pertukaran jumlah barang agar
sesuai dengan jumlah yang sudah ada didata.
g. Perincian Biaya Pengiriman
Perincian biaya
pengiriman ini adalah sebuah perincian biaya yang dikeluarkan pada saaat
melakukan pengiriman barang ke berbagai tempat. Lembaran perincian ini berisi
keterangan-keterangan seperti biaya masuk tol, pelabuhan, retribusi, DLLAJ,
parkir, bensin, dan lain-lain. Lembar perincian biaya pengiriman biaya diisi
oleh supir-supir yang mengirimkan barang-barang kesuatu tempat.
h. Laporan Penerimaan Barang Return
LPB return adalah
sebuah laporan yang berisi tentang list item barang-barang yang diterima oleh
PT ............. yang asalnya dari customer atau supplier yang
mengembalikan barang tersebut karena tidak sesuai dengan pesanan. Jadi Jika
perusahaan melakukan pengiriman barang atau sample kepada customer atau
supplier, tetapi barang yang dikirimkan tersebut tidak sesuai dengan pesanan
atau permintaan customer. Maka customer atau pun supplier akan mengembalikan
barang yang tidak sesuai tersebut. Setelah dikembalikan, perusahan akan
menerima barang itu kembali dan akan membuat LPB Return
Dalam mengirimkan barang-barang tersebut, PT ............ menggunakan jasa ekspedisi atau jasa pengiriman barang.
Untuk pengiriman barang diluar Jabodetabek lebih sering menggunakan jasa
ekspedisi, tetapi untuk pengiriman daerah Jabodetabek dan sekitarnya
menggunakan kendaraan yang telah disediakan.
Selama menjalani kegiatan praktik kerja lapangan ini, siswa diberikan beberapa
tugas.
Adapun kegiatan-kegiatan yang siswa lakukan
selama bekerja di PT ............ akan dijelaskan berikut ini
:
1.Mengecek dan Mencocokkan Keterangan LPB
LPB atau Laporan Penerimaan Barang ini adalah sebuah laporan yang berisi
tentang list item barang-barang yang diterima oleh ................................. Mengecek dan mencocokkan keterangan pada LPB ini maksudnya memeriksa
kesalahan-kesalahan jumlah atau keterangan lainnya jika ada kesalahan. Jika ada
kesalahan pada keterangan di LPB tersebut maka akan diubah dan digantikan
dengan yang baru.
Setelah sudah benar dan tepat, kemudian LPB tersebut ditandatangani oleh kepala
bagian gudang dan bagian administrasi. Jika sudah ditandatangani, LPB tersebut
di fotocopy menjadi 4 lembar copy-an untuk masing-masing LPB. Hasil dari
pada copy-an tersebut masing-masing dikirimkan ke kantor pusat untuk 3 orang
yang berbeda sebagai bukti bahwa telah adanya barang yang masuk dan telah
diterima oleh bagian gudang. LPB yang asli kemudian akan diarsipkan
berdasarkan sistem nomor.
Karena di gudang PT ...........menerima barang-barang dari dalam dan
luar negeri maka setiap menerima barang, akan dibuatkan salah satu dari 2 (dua)
jenis LPB.
Adapun 2 macam LPB yaitu LPB Impor dan LPB Lokal. LPB impor adalah sebuah
laporan yang berisi tentang list item barang-barang yang diterima oleh PT
............ yang berasal dari luar negeri. Sedangkan LPB lokal adalah
sebuah laporan yang berisi tentang list item barang-barang yang diterima oleh
PT ............ yang berasal dari dalam negeri.
Selain LPB impor dan LPB lokal, ada pula yang disebut dengan LPB Return. Jika
perusahaan melakukan pengiriman barang atau sample kepada customer atau
supplier, tetapi barang yang dikirimkan tersebut tidak sesuai dengan pesanan
atau permintaan customer. Maka customer atau pun supplier akan mengembalikan
barang yang tidak sesuai tersebut. Setelah dikembalikan, perusahan akan
menerima barang itu kembali dan akan membuat LPB Return. Jadi, LPB return
adalah sebuah laporan yang berisi tentang list item barang-barang yang diterima
oleh PT ............., yang asalnya dari customer atau supplier yang
mengembalikan barang tersebut karena tidak sesuai dengan pesanan.
Akan tetapi dalam pengarsipannya ada perbedaan yaitu jika LPB impor dan lokal
menggunakan sistem nomor,
sedangkan LPB return menggunakan sistem tanggal.
2.Mengecek dan Menyatukan Data Perincian Biaya Pengiriman
Perincian biaya pengiriman ini adalah sebuah perincian
biaya yang dikeluarkan pada saaat melakukan pengiriman barang ke berbagai
tempat. Lembaran perincian ini berisi keterangan-keterangan seperti biaya masuk
tol, pelabuhan, retribusi, DLLAJ, parkir, bensin, dan lain-lain. Lembar
perincian biaya pengiriman biaya diisi oleh supir-supir yang mengirimkan
barang-barang kesuatu tempat.
Pada kegiatan mengecek jumlah perician biaya pengiriman ini, siswa diberikan
beberapa lembar perincian biaya pengiriman dan data hasil rekap yang sudah di
print. Kemudian biaya yang dikeluarkan pada lembar perincian biaya pengiriman
dihitung menggunakan kalkulator jumlah seluruhnya, dan dicocokkan dengan data
hasil rekap yang sudah di print. Jika ada yang tidak sesuai atau salah maka
bisa dicoret atau disilang pada data hasil rekapnya.
Selain itu, siswa juga menyatukan data perincian biaya pengiriman dengan
guntingan kertas kecil hasil rekap dari perincian biaya yang asli.
Berikut cara-cara yang
dilakukan siswa dalam kegiatan ini :
a.
Menginput data sesuai
dengan lembar Perincian Biaya
Pengiriman.
b.
Membuat keterangan
tambahan (hasil rekap) yangberukuran kecil sesuai dengan data yang
diinput.
c.
Meng-print data yang
sudah diinput beserta keterangan tambahan yang berukuran kecil.
d.
Lembaran keterangan
tambahan dipotong berdasarkan
urutannya.
e.
Lembaran Perincian Biaya
Pengiriman yang merah dipisahkan
f.
dengan yang putih
kemudian lembaran kecil disatukan (di stapler) dengan Lembar Perincian Biaya
Pengiriman yang berwarna putih berdasarkan pada data yang sudah diinput dan
diprint.
3.Menyortir dan Mengarsipkan Dokumen
Seperti yang telah diajarkan di sekolah, siswa juga mendapatkan tugas untuk
menyortir dan mengarsipkan dokumen-dokumen. Dokumen yang bercampuran satu
dengan yang lainnya diletakkan di dalam dus, kemudian disortir atau
dikelompokkan sesuai jenisnya masing-masing.
Di perusahaan ini sistem pengarsipan yang digunakan hanyalah 2 jenis
yaitu sistem tanggal dan sistem nomor, akan tetapi yang lebih
sering digunakan untuk pengarsipan adalah sistem tanggal.
Adapun arsip-arsip tersebut seperti Surat Jalan, Purchase Order,
Transfer Orders, Tanda Terima, Packing Slip, Picking List, Laporan Penerimaan
Barang, Certificate Of Analysis, Pengajuan Movement, Permintaan Uang (Finance),
Perincian Biaya Pengiriman, dan lain-lain.
Setelah arsip-arsip tersebut disusun dengan rapih dan benar kemudian dimasukkan
kedalam ordner dan disimpan di dalam lemari arsip atau rak arsip dengan
teratur.
4.Menenerima dan Melakukan
Panggilan
Sama seperti yang telah diajarkan di sekolah, siswa pun juga mendapatkan tugas
untuk menerima panggilan dan menelepon ke beberapa orang atau perusahaan. Mesin
yang digunakan untuk melakukan panggilan ada 2 jenis yaitu telepon dan iphone.
Perbedaannya yaitu telepon digunakan untuk melakukan
panggilan baik dalam lingkungan perusahaan maupun diluar perusahaan
Sedangkan iphone digunakan untuk melakukan panggilan dalam lingkungan
perusahaan misal antara suatu bagian ke bagian lain.
Pada saat menerima panggilan, telepon tidak boleh berdering sampai lebih dari 3 (tiga) kali karena si penelepon akan
menunggu lama.
Setelah gagang telepon diangkat menggunakan
tangan kiri, telebih dahulu mengucapkan salam dan identitas perusahaan atau
penerima telepon.
Jika orang yang dituju sedang tidak ada ditempat
maka siswa segera memberitahukan kepada si penelepon bahwa orang yang dituju
sedang tidak ada dan bertanya tentang identitas diri penelepon beserta pesan
yang ingin disampaikan kepada yang bersangkutan.
Jika ada pesan yang disampaikan maka kita
mencatatnya pada nota kecil untuk diberikan kepada orang yang dituju. Setelah
selesai ucapkan salam dan terima kasih.
Jika saat menelepon ke orang atau perusahaan lain juga terlebih dahulu
mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri kemudian menekan nomor
telepon yang hendak dituju dengan benar dan jangan salah nomor.
Setelah
telepon diterima, kita mengucapkan salam kepada si penerima telepon dan
memberitahukan identitas diri kita. Setelah itu, memberitahukan kepada siapa
kita hendak berbicara dan bertanya dengan siapa kita sedang bicara.
Jika sudah selesai urusan tersebut maka ucapkan
salam dan terima kasih.
5.Menggunakan Mesin Fax
Siswa juga mendapatkan tugas untuk mengirim PO, COA dan Tanda Terima dengan
menggunakan mesin fax.
Adapun cara-cara yang dilakukan untuk mengirim dokumen menggunakan mesin
fax:
a.
Letakkan kertas yang
akan dikirim pada tempat untuk
b.
meletakkan kertas pada
mesin fax.
c.
Tekan nomor fax yang
akan dituju.
d.
Tekan tombol ‘start’
untuk memulai proses fax.
e.
Tunggu hingga kertas
keluar dari mesin fax dan pemberitahuan
f.
bahwa proses fax berhasil.
Selain untuk mengirim suatu arsip, siswa juga pernah mendapat tugas untuk
menelepon dengan menggunakan mesin fax. Cara yang dilakukan pun sama seperti
menelepon menggunakan i-phone atau telepon, yaitu dengan menekan nomor telepon
yang hendak dituju kemudian berbicara kepada si penerima telepon dengan
mengucapkan salam dan memberitahukan identitas diri serta maksud dan tujuan.
Akan tetapi mesin fax hanya dapat digunakan untuk melakukan panggilan keluar
dan mengirim arsip saja. Mesin fax tidak dapat menerima panggilan seperti
iphone dan telepon.
Jika mesin fax berdering itu pertanda bahwa ada yang mengirim suatu arsip,
kemudian dari mesin fax akan ada copy-an arsip yang keluar. Itu berarti kita
sudah menerima fax.
Tetapi sering kali fax yang keluar dalam keadaan kosong. Berarti kita harus
mengkonfirmasikan kepada si pengirim fax tersebut untuk mengirimkan ulang
dokumen yang sama dengan menggunakan mesin fax.
6.Menscan Arsip
Menscan adalah suatu kegiatan menyalin ulang kembali suatu dokumen secara utuh
dengan cara merekam dokumen tersebut. Berikut adalah cara menscan suatu arsip :
a.
Dokumen yang akan di
scan diletakkan alasnya di mesin printer.
b.
Di computer, klik start
lalu pilih ‘EPSON SCAN’.
c.
Klik ‘SCAN’, beri nama
dokumen yang akan di scan kemudian klik ‘OK’.
d.
Setelah proses scan
selesai klik ‘Save File’
e.
Kemudian dokumen diambil
kembali.
7.Meng-print, dan Memotong
Stiker
Stiker yang sudah di print digunakan untuk ditempel pada produk atau
barang-barang yang akan dikirimkan. Biasanya stiker ini berisi tentang
komposisi daripada produk yang akan dikirimkan, nomor BPOM ML ataupun Exp Date
dari barang tersebut.
Jika stiker sudah di print kemudian stiker tersebut dipotong dengan halus
(tidak sampai robek seluruhnya) menggunakan pisau cutter. Setelah itu,
stiker-stiker diberikan kepada bagian tempat menempel barang-barang yang akan
dikirim maupun yang akan disimpan saja.
Tetapi, terkadang stiker ini di fotocopy sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan.
Kemudian dipotong menggunakan pisau cutter atau dengan gunting dan ditempel
pada dus produk yang akan dikirim dengan menggunakan lem.
8.Mendistribusikan Surat Masuk, TO, PL
Surat-surat yang masuk, pertama-tama disortir terlebih dahulu yaitu dengan
melihat alamat surat tersebut. Seperti untuk PT .............. ataupun kepada perorangan.
Setelah disortir, surat-surat tersebut diberikan kepada pihak yang bersangkutan
atau diberikan kepada resepsionis perusahaan.
Selain mendistribusikan surat, siswa juga mendapat tugas untuk mendistribusikan
TO, PS, PL Inventory Repac, dll. Semua dokumen itu diberikan kepada bagian
lapangan, tujuannya yaitu untuk mempersiapkan barang-barang yang akan
dikirimkan kepada customer.
9.Fotocopy Arsip
Pada kegiatan ini, siswa biasanya diberikan beberapa arsip seperti; tanda
terima, COA, LPB, TO, surat jalan, dll. Ada 3 mesin yang bisa digunakan utuk
meng-copy arsip-arsip tersebut yaitu mesin fotocopy, printer, dan mesin fax.
Berikut cara-cara yang dilakukan jika
menggunakan mesin fotocopy:
a.
Memasukkan kode atau
ID perusahan, karena ada beberapa perusahaan jadi stiap perusahaan
diberikan kode masing-masing.
b.
Setelah itu, atur
kepekatan tinta atau tonernya.
c.
Letakkan kertas pada
posisi yang benar dan tepat.
d.
Tekan jumlah copy-an
yang diingikan, lalu tekan tombol start
e.
Jika sudah selesai, tekan
tombol ID untuk menyudahi
f.
kegiatan fotocopy.
Berikut cara-cara yang dilakukan jika
menggunakan mesin printer:
a. Letakkan
kertas pada posisi yang benar
b. Tekan
tombol copy pada printer
c. Jika
sudah keluar hasil copy-nya, maka keluarkan kertas
dari tempatnya.
Berikut cara-cara yang dilakukan jika
menggunakan mesin fax:
a.
Letakkan kertas pada
posisi yang benar, yaitu kertas dipasang dengan posisi berdiri dan halaman yang
akan di copy menghadap belakang atau dipasang terbalik.
b.
Tekan tombol copy pada
mesin fax.
c.
Tunggu sebentar hingga
hasil copy dan dokumen asli keluar dari mesin fax secara bersamaan.
Untuk meng-copy menggunakan mesin fax dan
printer hanya bisa menghasilkan copy-an 1 (satu) kali saja, tidak bisa lebih
dari 1 (satu) kecuali tombol copy ditekan berkali-kali sesuai dengan jumlah
yang diinginkan.
10. Menginput
Data Absensi Supir dan Karyawan
Setiap bulan absensi karyawan dan supir di copy terlebih dahulu, jika sudah di
copy absensi tersebut diinput datanya ke dalam computer. Data-data yang diinput
itu berupa jadwal jam masuk dan jadwal jam pulang para supir dan karyawan.
11. Mengecek
Nomor BPOM ML
Jika perusahaan memesan stiker untuk produk atau barang dari jasa percetakan,
maka jika stiker-stiker tersebut sudah dikirimkan ke perusahaan terlebih dahulu
stiker-stiker tersebut di cek nomor BPOM ML nya.
Kegiatan ini dilakukan supaya tidak terjadi kesalahan pada nomor BPOM ML
tersebut. Nomor BPOM ML ini dicocokkan dengan data yang sudah di print. Yang
sebelumnya sudah dikirimkan kepada jasa percetakkan itu juga.
12.
Membantu Merepack Parcel untuk
Karyawan
Pada kegiatan ini siswa membantu para karyawan untuk merepack parcel lebaran.
Parcel ini nantinnya akan dikirimkan kebeberapa kantor cabang di seluruh
Indonesia.
Parcel lebaran ini ada berbagai macam paket seperti paket 100, paket 200, paket
250, paket 300, dan paket 450. Setiap paket berbeda angka karena setiap paket
berisi jumlah harga barang yang berbeda pula.
13.
Membubuhkan Cap/Stempel
Pada kegiatan ini siswa membubuhkan cap stempel pada lembar Delivery Orders.
Karena lembar DO ini mengunakan kertas NCR 6 ply maka setiap lembar harus di
cap satu persatu halamannya secara rapih dan teratur..
Selain itu, siswa juga membubuhkan cap stempel pada kupon makan siang. Jika
sedang mendapatkan tugas untuk mengambil kupon makan siang, maka siswa harus
membubuhkan cap stempel sendiri karena tidak ada petugas untuk bagian ini.
Comments