PERBEDAAN AGENDA ACARA DENGAN DAFTAR SUSUNAN ACARA /RUNDOWN PERTEMUAN/RAPAT

Posted by Lambue Sofia Simamora on

PERBEDAAN AGENDA ACARA DENGAN DAFTAR ACARA (RUNDOWN) PERTEMUAN/RAPAT



Untuk memahami secara lengkap perbedaan antara agenda acara dan daftar acara (rundown), berikut penjelasan mendalam mengenai definisi, fungsi, dan karakteristik keduanya.

1. Agenda Acara / Rapat

Definisi:
Agenda adalah daftar yang memuat pokok-pokok permasalahan atau topik yang akan dibahas dalam suatu pertemuan, acara, atau rapat. Agenda bertindak sebagai kerangka atau pedoman umum untuk memastikan setiap hal penting yang perlu dibicarakan dapat disampaikan.

Ciri-ciri:

  • Berisi topik utama atau poin-poin yang menjadi inti pembahasan.

  • Bersifat ringkas dan tidak mendetail (tidak memuat rincian waktu atau urutan).

  • Digunakan sebagai panduan pembahasan dalam rapat atau pertemuan.

  • Contoh isi agenda rapat:

    • Pembukaan

    • Laporan kegiatan

    • Diskusi utama

    • Penutup

Fungsi:

  • Menentukan fokus dan tujuan rapat/acara.

  • Memberikan gambaran kepada peserta tentang isu-isu yang akan dibahas.

  • Membantu mempersiapkan materi atau dokumen yang relevan untuk setiap topik.

Berikut adalah contoh agenda rapat untuk sebuah pertemuan resmi atau formal

Catatan: Agenda ini hanya berisi poin-poin utama yang akan dibahas tanpa menyertakan rincian waktu atau pelaksana. Rincian pelaksanaan dapat diatur lebih detail dalam rundown acara.

2. Daftar Acara (Rundown)

Definisi:
Rundown adalah rangkaian kegiatan atau acara yang tersusun secara detail dan lengkap, mencakup urutan, waktu pelaksanaan, durasi, serta nama-nama pengisi atau pelaksana acara. Rundown merupakan penjabaran teknis dari agenda acara/rapat yang sebelumnya dirumuskan.

Ciri-ciri:

  1. Memuat urutan acara secara kronologis.

  2. Melibatkan rincian waktu atau durasi untuk setiap segmen acara.

  3. Menyebutkan siapa yang bertugas pada setiap bagian acara (jika diperlukan).

  4. Digunakan untuk pengelolaan waktu dan pelaksanaan acara agar berjalan sesuai rencana.

Fungsi:

  1. Sebagai panduan teknis pelaksanaan acara.

  2. Membantu memastikan acara berlangsung secara sistematis dan terorganisasi.

  3. Mempermudah koordinasi antar-pihak, seperti panitia, MC, atau peserta acara.

Contoh Isi Rundown

RUNDOWN RAPAT KERJA TAHUNAN

Tanggal         : Senin, 20 November 2024
Waktu : 09:00 - 12:00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Utama, Kantor Pusat


Perbedaan Utama


Agenda dan rundown memiliki fungsi yang saling melengkapi. Agenda membantu menentukan fokus dan tujuan acara, sementara rundown memastikan pelaksanaan acara berlangsung sesuai rencana secara rinci. Keduanya harus disusun dengan cermat untuk mendukung keberhasilan suatu acara atau rapat.






Comments

Post a Comment