%20methods.%20.webp)
1. Sistem Nomor Terminal Digit
Sistem penyimpanan Terminal Digit adalah metode pengarsipan berdasarkan nomor urut dalam buku arsip, yang memanfaatkan digit-digit terakhir dari nomor kode sebagai panduan penyimpanan. Perlengkapan yang dibutuhkan dalam sistem ini meliputi:
Filing Cabinet: Lemari arsip untuk menyimpan dokumen.
Guide: Setiap laci dilengkapi dengan 10 guide atau pembatas.
Folder: Setiap guide berisi 10 folder untuk penyimpanan dokumen.
Cara Mengindeks Nomor Kode:
Unit 1: Dua digit terakhir dari nomor kode, menunjukkan nomor laci dan nomor guide.
Unit 2: Satu digit sebelum Unit 1, menunjukkan nomor folder.
Unit 3: Sisa digit sebelumnya, menunjukkan urutan surat dalam folder.
Contoh Penerapan:
Misalkan kita memiliki surat dengan nomor kode 55317. Bagaimana cara menyimpannya?
Unit 1 (17): Surat disimpan di laci 10-19, di belakang guide nomor 17.
Unit 2 (3): Surat dimasukkan ke dalam folder nomor 3.
Unit 3 (55): Menunjukkan bahwa surat tersebut adalah surat ke-55 dalam folder tersebut.
Keunggulan Sistem Terminal Digit:
Penyebaran Beban: Menghindari penumpukan dokumen di satu lokasi.
Kemudahan Akses: Mempermudah proses penemuan kembali dokumen.
Skalabilitas: Mudah disesuaikan dengan volume dokumen yang bertambah.
2. Sistem Nomor DDC (Decimal Dewey Classification)
Sistem DDC adalah metode klasifikasi yang umum digunakan di perpustakaan, yang juga dapat diterapkan dalam pengarsipan dokumen. Sistem ini membagi subjek menjadi 10 kelas utama, yang masing-masing dibagi menjadi 10 divisi, dan setiap divisi dibagi lagi menjadi 10 seksi.
Struktur Klasifikasi:
Kelas Utama (000-900): Terdiri dari 10 kategori, masing-masing disediakan 10 laci.
Divisi (010-990): Setiap kelas utama dibagi menjadi 10 divisi, dengan 100 guide.
Seksi (001-999): Setiap divisi dibagi menjadi 10 seksi, dengan 1000 folder.
Langkah-langkah Pengarsipan dengan Sistem DDC:
1. Membuat Daftar Klasifikasi:
Susun daftar klasifikasi yang mencerminkan jenis dokumen yang Anda miliki. Contoh klasifikasi:
2. Menentukan Kode Surat:
Identifikasi subjek surat dan tentukan kode yang sesuai dari daftar klasifikasi. Misalnya, surat dari PT Matahari Terang dengan perihal Nota Dinas akan diberi kode 110.0, yang sesuai dengan kategori Memo & Nota.
3. Penandaan pada Surat:
Tuliskan kode 110.0 di pojok kanan atas surat untuk memudahkan pengarsipan dan penemuan kembali.
4. Penyimpanan dalam Ordner:
Simpan surat dalam ordner (folder) sesuai dengan kode yang telah ditentukan. Pastikan ordner disusun sesuai dengan urutan kode untuk memudahkan akses.
Manfaat Menggunakan Sistem DDC:
Konsistensi: Standar internasional yang memudahkan pertukaran informasi.
Keteraturan: Dokumen tersusun rapi berdasarkan kategori.
Efisiensi: Mempercepat proses pencarian dan pengambilan dokumen.
Tips untuk Pengarsipan yang Lebih Efektif:
Digitalisasi Dokumen: Pertimbangkan untuk menyimpan salinan digital untuk backup.
Pelabelan yang Jelas: Gunakan label yang mudah dibaca dan dipahami.
Pelatihan Staf: Pastikan semua staf memahami sistem pengarsipan yang digunakan.
Pemeliharaan Berkala: Lakukan audit rutin untuk memastikan sistem berjalan dengan baik.
Mengimplementasikan Sistem Nomor Terminal Digit dan DDC dalam pengarsipan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan dokumen. Dengan pemahaman yang mendalam dan penerapan yang tepat, Anda dapat menciptakan sistem arsip yang terstruktur, memudahkan akses, dan menghemat waktu dalam jangka panjang.
Ya, sistem pengarsipan berbasis Terminal Digit dan Decimal Dewey Classification (DDC) bisa diadaptasi secara digital dengan beberapa keuntungan, seperti kemudahan akses, otomatisasi pencarian, dan penyimpanan yang lebih efisien. Berikut adalah cara mengimplementasikannya dalam bentuk digital:
1. Sistem Terminal Digit Secara Digital
Database atau Spreadsheet: Anda bisa membuat database atau spreadsheet yang meniru struktur Terminal Digit. Setiap dokumen diidentifikasi dengan nomor unik yang mengandung Unit 1 (kategori atau lokasi utama), Unit 2 (folder atau sub-kategori), dan Unit 3 (nomor urut dokumen).
Aplikasi Manajemen Dokumen (DMS): Gunakan perangkat lunak manajemen dokumen (misalnya, SharePoint, Google Drive, atau FileHold) yang mendukung pencarian berdasarkan metadata. Atur metadata sesuai dengan kode Terminal Digit, sehingga dokumen bisa diakses hanya dengan memasukkan nomor kode.
Otomatisasi Penyimpanan: Beberapa aplikasi memungkinkan untuk mengotomatiskan penyimpanan berdasarkan pola penamaan file. File bisa disimpan di folder sesuai dengan nomor Unit 1 dan 2, sementara Unit 3 bisa digunakan sebagai indikator urutan dokumen.
2. Sistem DDC Secara Digital
Database Berstruktur Hierarki: Bangun database dengan struktur hierarki yang mengikuti aturan DDC, yaitu dengan kelas utama, divisi, dan seksi. Setiap dokumen bisa diberi metadata sesuai dengan struktur ini.
Sistem Manajemen Konten (CMS): CMS modern memungkinkan pembuatan kategori yang diatur berdasarkan sistem DDC. Contoh perangkat lunak seperti Alfresco atau M-Files memungkinkan Anda membuat kategori berdasarkan hierarki, sehingga setiap dokumen ditempatkan berdasarkan kode DDC.
Pengindeksan dan Pencarian Otomatis: Banyak CMS dan DMS mendukung fitur pencarian cerdas yang bisa mencari berdasarkan kategori DDC. Anda cukup memasukkan kata kunci atau kode klasifikasi, dan sistem akan menampilkan dokumen yang relevan.
Keuntungan Implementasi Digital
Pencarian yang Lebih Cepat: Dokumen dapat ditemukan dalam hitungan detik hanya dengan memasukkan kode atau kata kunci.
Aksesibilitas Lebih Luas: Dokumen bisa diakses dari mana saja jika menggunakan cloud storage.
Integrasi dengan Sistem Otomasi: Misalnya, sistem notifikasi otomatis untuk dokumen yang perlu diperbarui atau dipindahkan.
Penyimpanan Lebih Efisien: Meminimalkan penggunaan ruang fisik, serta mengurangi resiko hilangnya dokumen.
Dengan bantuan perangkat lunak yang tepat, implementasi sistem Terminal Digit dan DDC dalam bentuk digital tidak hanya mungkin tetapi juga lebih efisien dan fleksibel.
Berikut adalah langkah-langkah untuk menerapkan sistem Terminal Digit dan DDC dalam bentuk digital:
1. Menggunakan Sistem Terminal Digit dalam Format Digital
Langkah-langkah:
Buat Struktur Database atau Spreadsheet:
Gunakan aplikasi spreadsheet (seperti Microsoft Excel atau Google Sheets) atau database sederhana (misalnya, Microsoft Access) untuk membuat kolom berdasarkan Unit 1, Unit 2, dan Unit 3.
Kolom Unit 1 akan mewakili laci dan guide, Unit 2 untuk folder, dan Unit 3 untuk nomor urut dokumen.
Input Data Dokumen:
Setiap dokumen diberi nomor kode sesuai aturan Terminal Digit (misal: 55317).
Masukkan nomor ini ke dalam kolom yang sesuai untuk Unit 1, 2, dan 3 dalam spreadsheet atau database Anda.
Gunakan Metadata pada DMS (Document Management System):
Jika menggunakan DMS seperti SharePoint, Google Drive, atau OneDrive, tambahkan metadata sesuai kode Terminal Digit.
Misalnya, Unit 1 sebagai “laci dan guide,” Unit 2 sebagai “folder,” dan Unit 3 sebagai “nomor urut dokumen.”
Otomatisasi dengan Fitur Folder:
Set up folder di DMS sesuai dengan Unit 1 dan Unit 2 (misalnya, “Laci 10–19, Guide 17”) dan simpan dokumen di dalam folder tersebut.
Buat sistem otomatisasi penyimpanan agar dokumen yang diunggah akan tersimpan di lokasi yang sesuai berdasarkan kode.
Menerapkan Fitur Pencarian:
Aktifkan fitur pencarian pada DMS, dengan opsi pencarian berdasarkan metadata. Ini akan memudahkan pencarian dokumen hanya dengan memasukkan kode Terminal Digit.
2. Menggunakan Sistem DDC (Decimal Dewey Classification) dalam Format Digital
Langkah-langkah:
Buat Struktur Database dengan Hierarki DDC:
Gunakan CMS atau aplikasi database untuk membuat struktur DDC dengan hierarki berikut:
Kelas Utama (misalnya, 000, 100, 200).
Divisi (misalnya, 010, 110, 120).
Seksi (misalnya, 110.0, 120.0).
Setiap level (kelas, divisi, dan seksi) diberi kategori yang mencerminkan tipe dokumen yang sesuai.
Atur Kategori di Sistem Manajemen Konten:
Pada CMS atau DMS seperti Alfresco atau M-Files, buat kategori sesuai DDC. Misalnya, “100 – Dinas” bisa menjadi folder atau kategori utama.
Di dalam folder “100 – Dinas,” buat sub-kategori berdasarkan divisi dan seksi (contoh: “110 – Memo & Nota”).
Tambahkan Metadata Sesuai Klasifikasi DDC:
Setiap dokumen diberi metadata sesuai dengan klasifikasi DDC (misalnya, untuk memo, gunakan metadata “110.0”).
Ini membantu mengorganisir dokumen secara otomatis dalam sistem DDC dan mempermudah pencarian.
Gunakan Sistem Pencarian Cerdas:
Aktifkan fitur pencarian DMS atau CMS yang memungkinkan pencarian berdasarkan kode DDC.
Pengguna cukup memasukkan kata kunci atau kode klasifikasi (misal: “110.0” untuk Memo) untuk menemukan dokumen terkait.
Otomatisasi Penyimpanan Berdasarkan Kode:
Beberapa CMS/DMS mendukung penyimpanan otomatis. Atur agar dokumen tersimpan di folder atau kategori yang tepat sesuai dengan kode DDC yang ditentukan.
3. Tips Tambahan untuk Pengarsipan Digital yang Efisien
Gunakan Cloud Storage: Jika memungkinkan, simpan di cloud untuk kemudahan akses dan backup otomatis.
Buat Panduan untuk Pengguna: Sediakan panduan pengarsipan digital untuk memastikan semua pengguna memahami cara menggunakan sistem.
Rutin Lakukan Audit: Periksa dokumen secara berkala untuk memastikan semuanya berada di kategori yang tepat sesuai kode.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda bisa menerapkan sistem Terminal Digit dan DDC dalam bentuk digital secara efisien.
Langkah-langkah Implementasi Sistem Terminal Digit dan DDC dalam Format Digital
1. Menggunakan Spreadsheet Interaktif (Google Sheets atau Excel Online)
Filter dan Sorting: Pengguna bisa mengurutkan kolom dan memfilter data untuk menemukan informasi spesifik.
Dropdown dan Validasi Data: Menambahkan dropdown pada kolom tertentu agar pengguna bisa memilih opsi atau menambah data.
Link Terkait: Sertakan tautan langsung ke referensi atau sumber lain pada setiap langkah untuk memperdalam pemahaman.
Kolaborasi Real-Time: Spreadsheet online memungkinkan kolaborasi antar pengguna secara langsung dengan fitur komentar dan pembagian akses.
2. Menggunakan Dashboard atau Alat Visualisasi Data (Seperti Power BI atau Tableau)
Pilih dan Klik: Buat tabel interaktif di dalam dasbor yang memungkinkan pengguna mengklik setiap langkah untuk melihat detail tambahan.
Filter Dinamis: Tambahkan filter yang memungkinkan pengguna memilih kategori tertentu, misalnya memilih "Langkah Terminal Digit" atau "Langkah DDC" untuk fokus pada satu metode pengarsipan.
Tooltips dan Pop-Up: Saat pengguna mengarahkan kursor ke suatu langkah, tampilkan deskripsi lebih mendalam melalui tooltip atau pop-up.
3. Menggunakan Alat Pengembangan Web Sederhana (HTML, JavaScript, dan CSS)
Expandable Rows: Buat baris yang bisa diklik untuk menampilkan lebih banyak informasi. Saat pengguna mengklik langkah tertentu, baris baru terbuka di bawahnya dengan penjelasan detail.
Accordion Style: Setiap langkah dapat dilipat atau diperluas, sehingga hanya langkah yang relevan saja yang terlihat pada satu waktu.
Search and Highlight: Tambahkan kotak pencarian untuk menyorot langkah-langkah yang relevan dengan kata kunci tertentu.
4. Menggunakan Platform Pembelajaran Online atau Presentasi Interaktif (Seperti Notion atau Canva)
Navigasi Langkah demi Langkah: Buat navigasi di mana setiap langkah adalah halaman atau slide yang dapat diklik, sehingga pengguna bisa berpindah dari satu langkah ke langkah lainnya.
Checklist: Tambahkan checklist interaktif untuk menandai langkah yang sudah selesai.
Embed Video atau Gambar: Sertakan video atau ilustrasi untuk membantu pengguna memahami cara menerapkan setiap langkah dalam format digital.
5. Membuat Aplikasi Sederhana dengan No-Code Tools (Seperti Airtable atau Glide)
Airtable atau Glide: Buat database interaktif yang memungkinkan pengguna menyaring, mengurutkan, dan menavigasi langkah-langkah pengarsipan dengan mudah.
Formulir Interaktif: Jika pengguna perlu menginput data atau menyimpan progres, gunakan formulir interaktif yang langsung terhubung dengan tabel.
Dengan membuat tabel interaktif menggunakan salah satu dari metode ini, Anda dapat memberikan pengalaman yang lebih dinamis bagi pengguna, memungkinkan mereka untuk menemukan, memfilter, dan mendalami informasi dengan mudah.
Comments