PENGARSIPAN SECARA SISTEM ABJAD (ALPHABETICAL FILING SYSTEM )

ALPHABETICAL FILING 

SYSTEM/SISTEM 

PENGARSIPAN SECARA ABJAD

Pakar administrasi, The Liang Gie menyatakan :

Arsip adalah sekumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat dengan cepat ditemukan kembali.

Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979, istilah arsip dapat berarti:

a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan

b. Gedung (ruang) penyimpanan naskah atau dokumen

c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan menyimpan arsip secara sistematis sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan.

Pengarsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu organisasi, menurut The Liang Gie (1996:115).

Menurut GR. Terry, filing adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Berdasarkan pendapat para ahli maka dapat disimpulkan pengarsipan adalah proses kegiatan pengaturan arsip dengan menggunakan sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat diketemukan kembali sewaktu diperlukan. Sistem kearsipan (filing system) adalah suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip sehingga arsip-arsip dapat diketemukan kembali dengan mudah.
Dalam mengelola arsip-arsip, biasanya suatu organisasi atau perusahaan menyimpan arsip-arsip manual menggunakan filing cabinet (lemari arsip) atau langsung pada odner, sedangkan arsip elektronik dikelola dengan komputer. Alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip dapat berupa:a. Filing Cabinet (Laci/rak kabinet) yang berfungsi sebagai tempat ordner
b. Ordner yang berguna sebagai tempat penyimpanan folder atau dokumen
c. Guide sebagai penuntun dan pembatas antar folder
d. Folder berfungsi sebagai tempat penyimpanan surat-surat atau dokumen


ISTILAH-ISTILAH DALAM FILING SYSTEM
Klasifikasi Arsip : 

pengelompokan arsip menurut urusan/masalahnya secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi yang menciptakan atau menghimpunnya.
Indeks : 

tanda pengenal arsip/kata tangkap (caption) untuk memudahkan penemuan kembali.Mengindeks adalah proses menentukan/menetapkan indeks/kata tangkap.
Kode :
tanda pengenal urusan/masalah dari klasifikasi arsip. Kode dapat berupa abjad, angka atau gabungan abjad dengan angka. Sistem yang dipakai untuk menyimpan arsip-arsip manual menggunakan salah satu filing system atau gabungan dari kelima sistem pengarsipan yang sudah umum dipakai. Kelima filing system tersebut adalah :

1) Sistem abjad (Alphabetical Filing System)
2) Sistem tanggal (Chronological Filing System)
3) Sistem nomor (Numeric Filing System )
4) Sistem pokok masalah (Subject Filing System)
5) Sistem wilayah (Geographic Filing System)

1 Pengarsipan Secara Sistem Abjad
Pengarsipan secara sistem Abjad adalah suatu sistem penyimpanan arsip ataupun berkas-berkas penting berdasarkan abjad yang berasal dari nama orang, nama perusahaan, nama organsiasi, maupun instansi pemerintah. Nama tersebut diindeks terlebih dahulu baru dijadikan sebagai kata tangkap (kode) dalam penyimpanannya, kemudian diurutkan berdasarkan urutan abjad. Kearsipan sistem abjad merupakan salah satu sistem kearsipan yang sering digunakan di kantor-kantor. Ciri suatu kantor menerapkan pengelolaan kearsipan dengan system abjad adalah arsip diatur dan disimpan berdasarkan abjad Latin yakni A sampai Z dan atau kombinasi abjad tersebut

Keuntungan:
Dapat diterapkan pada semua jenis kegiatan usaha baik yang berskala besar maupun kecil.
Fleksibel
Mudah diterapkan
Tidak terlalu rumit
Orang mudah mengingat nama orang/organisasi/badan/perusahaan

Kekurangan :

1. Lupa nama perusahaan/nama pengirim hanya mengingat tanggal atau masalah
2. Banyaknya nama yang memiliki kode yang sama
3. Ada nama baru berarti daftar klasifikasi harus disesuaikan

Mengindeks nama yang akan dijadikan kode tersebut harus mengikuti peraturan mengindeks.Berikut adalah beberapa peraturan dalam mengindeks :1. Indeks nama perseorangan
Nama orang Indonesia pada umumnya adalah nama pada urutan terakhir penulisan nama tersebut: Contoh:
Caption : Dra. R.A. Rani Handoko Indeks : Handoko, Rani, RA, Dra
Kode Abjad : Ha
Arsip yang berkode Ha ini selanjutnya disimpan di belakang guide yang berkode H.

2. Indeks nama Perusahaan dengan Singkatan Cara Mengindeks nama perusahaan dengan singkatan adalah dengan memanjangkan dahulu singkatan, kemudian baru diindeks dan kalau perlu memakai tunjuk silang, contoh: Caption : PT Damos Indah Indeks : Damos, Indah, Perseroan Terbatas Kode Abjad : Da ini berarti arsip disimpan di belakang guide yang berkode D

(SELENGKAPNYA ADA DI BAGIAN BAWAH SETELAH GAMBAR !!!!)












Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:
Pengumpulan Surat
Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.
Memeriksa
Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.

Mengindeks
Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat.
Memberi Kode
Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.

Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.

Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.
Menyortir
Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.

Menempatkan
Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.
Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.

PERATURAN MENGINDEKS

TEHNIK MENGINDEKS DAN MENETAPKAN KODE


1. Indeks nama perseorangan

a) Aturan indeks nama orang Indonesia

1) (Nama orang Indonesia pada umumnya adalah nama pada urutan terakhir penulisan nama tersebut:

Contoh:

Caption : Dra. R.A.Rosa Hartini

Indeks : Hartini, Rosa, RA, Dra

Kode Abjad : Ha

2) Indeks nama orang Indonesia dengan marga adalah nama marganya, contoh:

Caption :Drs Sahat Siahaan

Indeks :Siahaan, Sahat, Drs

Kode Abjad :Si

3) Indeks nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (nama-nama Bali) adalah nama sendiri, urutan kelahiran, gelar kalau ada, contoh:

Caption :I Gusti Made Tiran

Indeks : Tiran, Made, I Gusti

Kode Abjad :Ti

4) Indeks nama orang Indonesia yang memakai nama Kristen adalah nama Kristen di indeks setelah semua nama Indonesianya, Contoh:

Caption :Cicilia Maria Riasi Brataaji

Indeks : Brataaji, Riasih, Cicilia, Maria

Kode Abjad : Br

5) Indeks nama orang Indonesia dengan singkatan diindeks nama yang tidak disingkat dan singkatan diusahakan dicari kepanjangannya, contoh:

Caption :Dr.M.Hatta (Dr. Mohammad Hatta)

Indeks :Hatta, Mohammad. Dr

Kode abjad : Ha

6) Indeks gelar-gelar pada nama Indonesia adalah gelar diletakkan urutan terakhir, contoh:

Caption : Prof.Dr.Conny R.Semiawan

Indeks : Semiawan, Conny.R.Prof.Dr

Kode abjad : Ha

7) Indeks nama wanita yang mencantumkan nama suaminya diindeks nama suaminya terlebih dahulu, dan sealiknya dibuatkan kartu tunjuk silang (cross reference), contoh:

Caption : Ny.Dra.Muliati Abdul Makmur

Indeks : Makmur, Abdul, Muliati. Dra.Ny

Kode Abjad : Ma

b) Tata urutan indeks nama orang Eropa

Pada umumnya nama Eropa urutan namanya adalah julukan (given name), nama tengah(Middle name), dan nama keluarga (surname,family name). Selain itu, masih ada nama dengan cirri khusus. Adapun inti peraturannya adalah seperti tertera dibawah ini:

1. Cara mengindeks nama Eropa pada umumnya adalah surname, given name, dan middle name. Surname/nama keluarga diutamakan ssebagai dasar indeks dan kode, contoh:

Caption : William Jhon Fulton

Indeks : Fulton, William, John

Kode abjad : Fu

2. Cara mengindeks nama Eropa yang menggunakan penghubung adalah nama dengan tanda pengubung terssebut dianggap satu unit, contoh:

Caption : Silvia Loper-Tina

Indeks : Loper-Tina Silvia

Kode Abjad : Lo

c). Tata Urutan indeks nama Tionghoa

Cara mengindeks nama orang Tionghoa adalah nama keluarganya. Oleh karena nama keluarga orang-orang Tionghoa itu di depan urutan namanya, maka nama-nama Tionghoa diindeks seperti tertulis, 

Contoh

Caption : Pauw Swie Im

Indeks : Pauw, Swie Im

Kode abjad : Pa

d). Tata urutan indeks nama internasional

Cara mengindeks nama-nama Internasional adalah nama urutan terakhir penulisan merupakan dasar indeks dan kode, contoh:

Caption : Gamal Abdul Nasser

Indeks : Naser, Gamal. Abdul

Kode abjad : Na

2. Indeks nama Perusahaan

Peraturan indeks nama perusahaan meliputi tata cara indeks nama perusahaan pada umumnya, nama perusahaan yang lebih dikenal singkatannya, nama perusahaan menggunakan huruf, nama perusahaan menggunakan angka, dan perusahaan menggunakan nama diri orang. Peraturan lebih rinci tentang cara mengindeks nama perusahaan berturut-turut akan diuraikan berikut ini

a) Tata cara indeks nama perusahaan pada umumnya

Cara mengindeks nama perusahaan adalah kata yang penting dahulu, kemudian jenis badan hokum atau kegiatannya, contoh:

Caption : PN Garam Negara

Indeks : Garam, Negara, Perusahaan, Negara

Kode abjad : Ga

b) Tata cara indeks nama perusahaan dengan singkatan

Cara mengindeks nama perusahaan yang menggunakan singkatan adalah memanjangkan dahulu singkatan, kemudian baru diindeks dan kalau perlu memakai tunjuk silang, contoh:

Caption : GIA

Indeks : Garuda, Indonesia, Airwys

Kode Abjad : Ga lihat GIA

3. Indeks nama civic mission

Badan Usaha yang tergolong Civic mission meliputi nama-nama perhimpunan, yayawan, dan nama badan social kemasyarakatan lainnya. Sedangkan nama Instansi pemerintah berarti nama-nama lembaga pemerintah, baik itu lembaga tinggi Negara ataupun departemen. Untuk mengindeks nama civic mission ada tiga peraturan sebagai berikut:

a) menggunakan kata yang penting

cara mengindeks nama civic mission adalah menggunakan kata yang penting labih dahulu, kemudian disusul sifat organisasi seperti yayasan, perhimpunan, dan persatuan, contoh:

Caption : Partai Demokrasi Indonesia

Indeks : Demokrasi, Indonesia, Partai


Kode abjad : De lihat PDI (dengan tunjuk silang)

b) menggunakan nama civic mission dengan singkatan

Cara mengindeks nama badan usaha yang lebih dikenal dengan nama singkatannya adalah singkatan dipanjangkan dan diindeks sepeerti peraturan pertama dan diberi tunjuk silang ke singkatannya, contoh:

Caption : PSSI

Indeks : Sepak Bola, Seluruh, Indonesia, Persatuan

Kode abjad : Se lihat PSSI

c) nama civic mission dibidang pendidikan

cara mengindeks nama badan usaha yang bergerak dibidang pendidikan adalah kata sekolah, akademi, universitas, diletakkan pada unit terakhir. Bila nama itu lebih dikenal singkatannya berilah tunjuk silang, contoh:

Caption : SMK Negeri 1 Tangerang


Indeks : Menengah, Kejuruan, Negeri, Satu, Tangerang, Sekolah


Kode abjad : Melihat SMK

6. Indeks nama Instansi Pemerintah

Peraturan mengindeks instansi pemerintah dapat dikelompokkan ke dalam lembaga Negara, lembaga adepartemen, dan kantor-kantor.

a) Cara mengindeks nama instansi pemerintah mengutamakan kata yang penting dahulu, kemudian sifat instansi seperti departemen, dirjen, direktorat, kanwil diletakkan pada unit terakhir, contoh

Caption : Departemen Pertanian

Indeks : Pertanian, departemen

Kode abjad : Pe

b) Cara mengindeks nama instansi pemerintah hendaknya memperhatikan hierarkhi antara lain departemen, ditjen, dirjen, kanwil, kanko, dan kamat. Hierarki wilayah antara lain provinsi, kabupaten, kecamatan dan kelurahan, contoh:

Caption : Kanwil Deppen Tangerang

Indeks :Tangerang, wilayah, penerangan , kantor, departemen

Kode Abjad : Ta lihat Kanwil Deppen