MACAM-MACAM MATERI PAP

Jika anda ingin membuat perubahan nyata dalam hidup anda, anda harus terlebih dahulu memulai dengan belajar bagaimana secara efisien mengelola waktu anda. Siapa pun yang mengetahui bagaimana mengelola waktu, akan juga mengetahui bagaimana mengelola hidup. Manajemen waktu yang baik adalah tentang prioritas yang tepat, baru setelah itu tercipta manajemen yang tepat untuk hidup anda. Kualitas hidup anda tergantung pada manajemen yang cerdas dari waktu anda dan bukan oleh jumlah energi yang anda konsumsi pada apa yang anda lakukan.

Apakah anda selalu merasa kehabisan waktu dan anda tidak dapat melakukan apa yang dijadwalkan?

Apakah anda selalu merasa bahwa anda tidak memiliki cukup waktu untuk diri sendiri?

Apakah anda merasa bahwa anda hidup dan bekerja di lingkungan yang penuh tekanan tanpa hasil positif?

Jika jawaban untuk salah satu pertanyaan di atas adalah YA, maka sudah saatnya untuk mengubah hidup anda dan mulai menghabiskan waktu anda dengan bijaksana dan efisien. Anda harus berjanji pada diri anda sendiri bahwa anda akan menjadi lebih terorganisasi dan fokus pada tujuan anda dan bahwa anda akan menggunakan waktu untuk kebaikan anda sendiri.

1. Menguasai daftar hal-hal yang harus anda lakukan (to-do lists)

To-do lists yang baik dan efisien haruslah mencakup tugas-tugas dan kegiatan anda saat ini serta tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam waktu dekat. Untuk setiap item dalam daftar, anda harus menentukan kapan dan berapa banyak waktu yang anda butuhkan untuk menyelesaikannya. Tugas yang berulang dapat direncanakan untuk hari-hari tertentu di mana anda memiliki waktu yang tepat untuk menyelesaikannya.

Anda tidak boleh meremehkan pentingnya perencanaan tugas-tugas anda. Sebuah rencana yang baik dan akurat dapat memberikan anda kontrol yang besar dari waktu anda. Anda harus menyadari apa yang terpenting bagi anda dan menempatkannya pada urutan atas di daftar anda.

2. Buat rencana SMART (Specific-Measureable-Achievable-Reasonable-Timeline)

Rencanakan tugas yang paling sulit di awal setiap minggu sehingga anda akan lebih santai menjelang akhir minggu dan sebelum akhir pekan. Tugas yang sulit lebih baik dijadwalkan di awal minggu (Senin atau Selasa), sementara tugas-tugas yang lebih mekanis atau rutin di sekitar pertengahan minggu, dan mendekati akhir minggu (Kamis dan Jumat) waktu anda bisa sedikit lebih bebas dan santai karena di kedua hari ini telah menumpuk kelelahan dan stres sebagai akibat dari pekerjaan di hari-hari sebelumnya.

3. Belajarlah untuk mengatur prioritas anda

Anda harus belajar bagaimana secara efisien mengatur prioritas-prioritas anda. Tugas yang paling penting harus berada di peringkat lebih tinggi dalam daftar. Cobalah untuk menerapkan prinsip Pareto di mana 80 % dari prestasi anda dihasilkan dengan melakukan 20 % usaha anda. Dengan kata lain, cobalah untuk bekerja cerdas dan sederhana. Jangan mengabaikan tugas-tugas penting anda untuk mencapai hasil yang tidak signifikan.

4. Kunci manajemen waktu yang sukses adalah delegasi

Kunci sukses manajemen waktu adalah delegasi. Jangan mencoba untuk menyelesaikan semua tugas sendirian. Kenali mana tugas yang dapat diselesaikan oleh orang lain dan delegasikan pekerjaan tersebut kepada mereka. Ini adalah satu-satunya cara dimana anda dapat memiliki waktu yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas yang benar-benar penting bagi anda. Pada saat yang sama, apa yang anda pilih untuk dikerjakan, lakukanlah dengan benar pertama kalinya demi menghemat waktu karena mengerjakan pekerjaan berulang. Pengalaman menunjukkan bahwa waktu yang anda perlukan untuk mengulang pekerjaan anda akan lebih banyak dihabiskan dibanding waktu yang anda perlukan untuk mengerjakan pekerjaan secara benar dari awal. Delegasi adalah seni yang dapat memberikan banyak manfaat bagi orang-orang yang harus melakukan banyak kegiatan.

5. Jangan takut untuk mengatakan ‘TIDAK’

Anda harus belajar untuk sekali-sekali mengatakan TIDAK dan menolak tugas-tugas yang tidak dapat anda lakukan. Jika anda kehabisan waktu dan merasa stres, maka lebih baik untuk menolak undangan pergi makan siang atau makan malam keluarga. Anda harus menyadari bahwa anda tidak dalam kewajiban untuk mempersingkat segalanya dalam sekejap. Anda harus belajar untuk memilih tugas yang anda benar-benar ingin lakukan atau yang perlu diselesaikan.

6. Membagi tugas yang panjang dalam kegiatan yang lebih kecil

Teknik lain yang akan membantu anda dalam manajemen waktu adalah dengan memecah tugas-tugas panjang yang biasanya anda tidak ingin melakukannya atau terlalu sulit menjadi beberapa kegiatan yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Ini akan mengelola baik stres maupun waktu anda. Anda misalnya, dapat meluangkan waktu 10 menit setiap hari untuk bekerja pada tugas yang tidak menyenangkan atau panjang. Dengan menggunakan pendekatan ini, secara bertahap anda akan memiliki beberapa kemajuan, anda akan merasa lebih baik dan pada akhirnya anda akan dapat menyelesaikan aktifitas dengan cepat daripada terus menerus menunda hal tersebut.

7. Perfeksionisme membutuhkan waktu

Anda harus mencoba menghindari kesempurnaan. Berkutat tanpa akhir dalam mencari kesempurnaan untuk hal-hal sepele adalah buang-buang waktu dan tidak akan memberikan anda cukup waktu untuk menangani tugas-tugas yang lebih berguna dan mungkin lebih menyenangkan.

8. Kenali waktu dimana anda lebih produktif

Adalah normal bahwa kinerja Anda tidak sama sepanjang waktu. Ada saat-saat dimana anda lebih produktif sementara di saat lain produktivitas anda menurun karena berbagai alasan. Fase ini dapat terjadi pada hari yang sama. Dengan asumsi bahwa anda bekerja 8 jam sehari, ini memberi anda sekitar 1.800 jam kerja per tahun. Temukan periode waktu dimana anda lebih produktif dan di saat tersebut cobalah untuk menangani tugas yang paling sulit.

9. Cobalah untuk tidak menunda hal-hal untuk nanti

Anda perlu belajar untuk mengatasi setiap tugas dan masalah ketika perlu ditangani. Cobalah untuk tidak menunda kegiatan untuk lain waktu, karena di bawah tekanan waktu anda lebih mungkin untuk melakukan kekeliruan dan mengambil keputusan yang salah.

10. Hindari hal-hal yang dapat mengalihkan perhatian anda

Selama jam kerja, cobalah untuk menemukan saat-saat di mana tidak ada yang bisa mengganggu anda melakukan aktivitas. Jika anda memiliki kebijakan pintu terbuka, anda mungkin harus menutupnya sesekali. Jika seseorang datang ke kantor anda ketika anda memiliki tugas yang harus diselesaikan, tolaklah secara lembut permintaannya dan jadwalkan waktu lain untuk bertemu dengan mereka.

12. Jangan lupa diri anda sendiri

Ketika anda membuat rencana, jangan lupa menyertakan kegiatan yang berkaitan dengan kesenangan dan waktu istirahat untuk anda sendiri. Selama waktu ini, pastikan bahwa anda benar-benar berhenti dari pekerjaan anda, santailah dan isi ulang baterai anda. Jika diperlukan cobalah untuk tidur selama setengah jam dan selama waktu itu lakukan sesuatu yang anda sukai dan membuat anda tenang. Setengah jam memang tidak membuat perbedaan dalam tidur anda, tetapi dapat memberikan kepuasan dan mempersiapkan anda lebih baik di hari berikutnya. Beri penghargaan untuk diri anda sendiri ketika anda berhasil menyelesaikan pekerjaan yang melelahkan.

12. Menganalisa dimana anda menghabiskan waktu anda

Untuk dapat mengoptimalkan waktu anda lebih baik, anda harus terlebih dahulu memahami di mana anda menghabiskan waktu anda. Untuk melakukan itu, anda dapat menggunakan log (catatan rekaman) untuk merekam aktivitas anda. Anda harus melakukan itu selama 2-3 minggu. Dalam log, anda harus mencatat semua yang anda lakukan per jam ketika anda terjaga, berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk setiap tugas, aktivitas, pertemuan dan berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk istirahat dan tidur. Setelah anda memiliki informasi ini di log, anda dapat mulai menganalisa di mana anda menghabiskan waktu anda dan buatlah perubahan yang diperlukan untuk mengoptimalkan waktu anda. Anda harus fokus pada kegiatan yang paling penting untuk diselesaikan. Hindari kegiatan atau tugas yang tidak memberikan nilai tambah. Sebagai contoh, setelah dilihat pada log anda, anda melakukan pengecekan email sebanyak 10 kali dalam sehari; anda harus meminimalkan menjadi hanya beberapa kali per hari.

13. Selalu rencanakan waktu untuk kegiatan tak terduga

Masukkan dalam rencana anda waktu ekstra untuk tugas-tugas dan kegiatan tak terduga. Revisi rencana anda secara teratur dan alokasikan waktu untuk kegiatan tak terduga. Hal-hal yang beresiko akan memakan waktu anda misalnya masalah dengan PC anda, dan miliki solusi alternatif yang untuk mengatasinya.

Manajemen waktu adalah suatu keterampilan yang memerlukan waktu untuk menguasainya sehingga mulailah bekerja dengannya! Pada akhirnya, manajemen waktu akan memberi anda waktu tambahan yang anda butuhkan untuk dapat menikmati apa yang paling penting bagi anda dan mengubah hidup anda menjadi lebih baik.

Anda mungkin juga meminati:

Faktor Penghambat Manajemen Waktu Efektif

1. Prokrastinasi (Menunda pekerjaan)

• Menulis laporan (sulit) > < membuka e-mail / data komputer (mudah)
• Deadline membuat frustasi dan menghambat penyelesaian tugas > < Deadline menolong menyusun rencana dan prioritas daftar yang akan dikerjakan.
• Bekerja baik dibawah tekanan waktu > < banyak waktu diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

2.      Perfeksionis

• Ditumbuhkan sejak dini (sejak sekolah)
• Dapat mengarah ke prokrastinasi, oleh karena : takut salah dan cenderung mengerjakan tugas secara berulang-ulang

3.      Tidak Mampu membuat prioritas

• Tidak bisa ‘memboboti’ / menilai pekerjaan : lama, urgensi (segera atau nanti) dan berat – ringannya pekerjaan.
• Tidak bisa menyusun berbagai pekerjaan secara sistematis
• Dapat diminimalisir dengan cara menetapkan kategori pekerjaan yaitu berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya.

Prosedur operasi standar (Bahasa Inggris: standard operating procedure, SOP) atau kadang disingkat POS, adalah suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur pasti atau terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya. Setiap sistem manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh POS.

Prosedur operasional standar/ Standard Operating Procedure (SOP) digunakan oleh suatu organisasi untuk memberi jejak arsip dan keseragaman tindakan operasionalnya. Penyusuan SOP berbeda setiap organisasi. Dalam praktiknya tidak semua SOP yang dibuat dapat diterapkan dalam kegiatan operasional, bahkan parahnya SOP hanya sekadar dokumen yang diletakkan di rak atau lemari karena ia tidak dapat difungsikan sebagaimana mestinya. Oleh karena itulah, perlu cara tepat menyusun standar operasional prosedur (SOP).

Dua fungsi dasar SOP yang menjadi fungsi esensial bisa digambarkan sebagai berikut:

1. Sebagai rujukan knowledgebase bagi kegiatan operasional yang senantiasa diperbarui

Tindakan-tindakan pekerjaan semisal alur pemasaran dan penjualan, pengiriman barang dari logistik, hingga pelayanan pelanggan semua akan tertata dengan rapi (terstruktur) dengan merujuk pada knowledgebase (baca: SOP) ini. SOP disarankan bahkan diharuskan untuk diperbarui apabila adanya alur kerja yang berubah sehingga harus adanya pembaruan berdasarkan keputusan auditor “jaminan mutu”.

2. Sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan

SOP akan menjadi bukti otentik bagi alur pekerjaan yang memerlukan arsip karena SOP biasanya memiliki formulir kerja semisal berita acara presentasi produk oleh staf marketing, berita acara kunjungan onsite layanan pelanggan, bukti pengiriman barang, dll. Dengan adanya audit jaminan mutu berkala secara internal dan eksternal sebagai penilaian, perbaikan-perbaikan untuk penyempurnaan harus dilakukan.

SOP tidak dapat dirumuskan dengan segelintir orang apalagi yang tidak memahami sistem kerja perusahaan. Setidaknya diperlukan tim khusus yang berkompeten agar SOP yang dibuat sesuai dengan keadaan sebenar perusahaan. Adapun berikut ini beberapa cara yang bisa dijadikan acuan:

1. Pembentukan tim khusus SOP

Tim terdiri dari tenaga kompeten dari setiap bagian/ divisi perusahaan misalnya manajer pemasaran, manajer support, dll. Jika diperlukan, libatkan konsultan jaminan mutu untuk mendapat informasi/ masukan yang tepat.

2. Pembagian tugas tim

Tenaga yang telah dibentuk diharuskan memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing untuk memetakan deskripsi kerjanya.

3. Penentuan sasaran penerapan SOP

Sasaran SOP yaitu divisi-divisi di perusahaan yang memang patut atau perlu menggunakan SOP

4. Penentuan waktu dan tempat penerapan SOP

Perkirakan waktu pelaksanaannya setelah verifikasi/ persetujuan atas SOP yang dibuat termasuk tempat yang sesuai yaitu divisi masing-masing.

5. Mendokumentasikan jenis kegiatan operasional setiap divisi

Setelah tim memetakan alur kerja setiap divisi yang dipegangnya, catat apa saja jenis kegiatan operasional yang selalu dilakukan. Pencatatan ini dalam bentuk perinci beserta penjelasannya.

6. Menyusun alur kerja, instruksi kerja, dan formulir pendukung

Alur kerja berupa bagan alur (flow chart) beserta penjelasannya. Instruksi kerja adalah penjelasan perinci dari alur kerja. Formulir pendukung digunakan sebagai arsip yang akan menjadi bukti otentik kegiatan operasional.

7. Tukar pendapat/ masukan antarsesama tim

Saling memberi masukan atau tambahan antarsesama tim.

8. Libatkan pelaku pelaksana SOP

Tindakan ini diperlukan agar pelaksana SOP dapat memberikan masukan atas temuan yang kurang.

9. Evaluasi dan perbaikan jika ada Rekonstruksi atau uji coba

Lakukan pengujian SOP setiap divisi untuk mengetahui keefektifannya.

10. Verifikasi dari pihak Quality Management Representative

Setelah uji coba dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan, manajer QMR perusahaan berhak memverifikasi dan memberi persetujuan.

11. Umumkan/ sosialisasikan kepada setiap pelaksana SOP

Sosialisasi SOP dapat dilakukan dengan adanya rapat yang melibatkan semua divisi untuk memastikan bahwa ketika implementasi memang sudah siap.

12. Pemantauan dan analisis

Dalam beberapa bulan ke depan hingga setahun, pemantauan berkala harus selalu dilakukan untuk menilai apakah ada kendala, kriteria yang salah, tidak efektif, dll.

Demikian cara penyusunan SOP dari kami. Jika ada masukan, silakan komentari di kolom komentar di bawah ini.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DAN AKUNTABILITAS

KINERJA INSTANSI PEMERINTAH

(Tjipto Atmoko)

Abstrak

Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan

tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah

berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata

kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Tujuan SOP

adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja

instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance.                          

Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal,

karena SOP selain digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik yang berkaitan

dengan ketepatan program dan waktu, juga digunakan untuk menilai kinerja organisasi

publik di mata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja

instansi pemerintah. Hasil kajian menunjukkan tidak semua satuan unit kerja instansi

pemerintah memiliki SOP, karena itu seharusnyalah setiap satuan unit kerja pelayanan

publik instansi pemerintah memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan dalam

bertindak, agar akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat dievaluasi dan teruku

Panduan untuk Prosedur Standar Operasional Menulis

Halaman 1 dari 10

isi

• Mengapa Menulis Standar Operasional Prosedur ( SOP ) ?

• Sepuluh Alasan untuk Menulis SOP

• Apakah yang dimaksud dengan SOP ?

• Apa yang harus Sertakan dalam SOP

• Menulis Short- bentuk SOP

• SOP Menulis Penggunaan oleh Lebih dari Satu Orang

• Sepuluh ( Lebih ) Alasan untuk Menulis SOP

• Sepuluh Tips untuk Perlu Pikiran Ketika Menulis SOP

Mengapa Menulis Standard Operating Procedures

SOP adalah satu set instruksi atau langkah seseorang berikut untuk menyelesaikan pekerjaan dengan aman , dengan

tidak berdampak buruk terhadap lingkungan ( dan yang memenuhi standar kepatuhan ) , dan

dengan cara yang memaksimalkan persyaratan operasional dan produksi . Menulis SOP untuk setiap

proses individu atau kelompok melakukan : bongkar bahan baku , manufaktur

produk , menutup operasi , memperbaiki sirkuit listrik rusak , bekerja sama dengan

pasien di rumah sakit , yang bekerja di pelayanan makanan , melakukan kegiatan di kantor pemadam kebakaran , dan

ribuan kegiatan kerja lainnya .

( Ini ditulis seolah-olah berlaku untuk industri , tapi setiap orang di tempat kerja apapun dapat menyesuaikan

ide dengan mudah . Silahkan melakukannya . )

Selama bertahun-tahun , orang Quality Assurance di perusahaan-perusahaan besar telah menulis

pedoman operasional atau prosedur , yang disebut Standar Operasional Prosedur ( SOP ) untuk membantu

pekerja menghasilkan produk berkualitas yang membantu perusahaan bersaing di pasar .

Untuk gambaran bagaimana sedikit penekanan ditempatkan pada SOP di tempat kerja Anda , pertimbangkan w

Untuk gambaran bagaimana sedikit penekanan ditempatkan pada SOP di tempat kerja Anda , pertimbangkan yang

menulis mereka . Di banyak perusahaan , SOP yang ditulis oleh orang-orang yang merancang atau " insinyur "

manufaktur , dan , kadang-kadang , pengendalian lingkungan proses , tetapi yang tidak memiliki

pengalaman dengan keselamatan dan kesehatan .

SOP juga ditulis oleh orang-orang yang mengawasi kegiatan seperti bongkar , bongkar dan

mentransfer bahan ; pemeliharaan; kendaraan , crane dan mesin yang sama operasi ;

mencampur atau memproduksi bahan kimia ; melakukan audit ; dan sebagainya . Kurang jelas

pemahaman operasi , orang-orang ini dapat membuat kesalahan saat menulis SOP tidak

peduli seberapa keras mereka mencoba .

Di beberapa perusahaan , ketika teknisi dan supervisor tidak punya waktu untuk menulis SOP ,

mereka menyewa magang musim panas siswa untuk menulis mereka . Mempekerjakan bantuan tersebut lebih baik daripada tidak ,

namun kurangnya pengalaman membuat solusi ini kesalahan yang jelas . Dalam beberapa kasus yang jarang terjadi ,

perusahaan meminta para pekerja untuk menulis SOP , namun pekerja jarang memiliki komprehensif

pengetahuan yang dibutuhkan untuk menulis SOP yang baik . Mereka membutuhkan bantuan . Pada akhirnya , tidak peduli siapa

menulis sebuah SOP , seseorang di tempat kerja tidak resmi ( dan kadang-kadang secara resmi ) alter

cara pekerjaan dilakukan dan tidak mengubah SOP.Guide untuk Menulis Standar operati

Standard Operating Procedures (SOPs) help maximum safety and operational efficiency for these kind of organisations:

- Pharmaceutical organizations
- Government organizations
- Emergency response operations
- Clinical research organizations
- Power producing organizations

SOPs are detailed written instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function.

A well-written SOP can be used to satisfy compliance requirements. SOPs are recommended for all procedures that pose a potential risk to the health and safety of personnel.

Standard Operating Procedures (SOPs) lets you operationalize documents such as plans, regulation, compliance, and policies. SOPs distil requirements contained in these documents into a format that can be used by staff members in their work environment.

Standard Operating Procedures (SOPs) should be tranfered without every modification to insure the expected results. Every modification or divergence of a given standard, the Procedure should being served, while an investigation and results of the investigation documented according to the internal divergence procedure. All high-class processes and procedures should be put on in a Standard Operating Procedure.

This Standard Operating Procedure should be the base for the everyday training programme of every employee. The Standard Operating Procedure should be often updated to insure of obedience to the realisation conditions and the working practise.

A minimum review list of 3 years is recommended. Changes of the Standard Operating Procedure are activated generally by the process or the procedure changes or the adaptations. These changes should be led by the internal site controlling procedure. A part of the activity list of such changes should be to update the coherent standard operating procedure. Standard operating procedure should be in the place for all high-class systems plus the specific operational activities on the side.

The structure of a the Procedure System and the sum of all SOPs should be considered carefully. Too many standard operating procedure could lead to a breakdown of the SOP Sstem.

Get our Standard Operating Procedures here