" A WORKING PAPER " MAKALAH KENAIKAN TINGKAT II

Contoh Makalah Kenaikan Tingkat :

"Kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan  siswa SMK  Strada Daan Mogot program keahlian Administrasi Perkantoran semakin meningkat setelah melaksanakan Prakerin"

BAB I

PENDAHULUAN

                                                                      

1.1  Latar Belakang Masalah

     Karakteristik pembelajaran berbasis kompetensi menitikberatkan pada penguasaan pengetahuan, keterampilan dan sikap spesifik sebagai kompetensi yang berstandar pada kebutuhan dunia kerja. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi membuat kebutuhan dunia kerja semakin spesifik pada kompetensi keahlian yang dimiliki oleh pencari kerja. Spesifikasi kompetensi keahlian yang ada pada dunia kerja telah diwujudkan secara rinci oleh SMK (Sekolah Menengah Kejuruan) dalam bentuk mata pelajaran produktif kejuruan. SMK sebagai lembaga pendidikan resmi memusatkan kompetensi kejuruannya pada pengembangan potensi dan keahlian peserta didiknya yang sesuai dan bersinergi dengan kebutuhan dunia kerja,  sehingga pemetaan kurikulum mata pelajaran produktif kejuruan SMK dibuat berdasarkan berbagai jenis kegiatan yang ada pada dunia kerja.

Bentuk nyata dari keterkaitan dunia usaha atau dunia industri (DU/DI) dengan SMK adalah melalui Pendidikan Sistem Ganda (PSG) yang pada saat ini disebut sebagai Prakerin (Praktik Kerja Industri). Prakerin merupakan suatu proses pembelajaran berbasis kompetensi yang melibatkan dunia kerja, sehingga pembelajaran yang dilakukan di SMK berkombinasi (link and match) dengan dunia  usaha/industri.  Pemerintah melalui surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 323/U/1997 tahun 1997 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Sistem Ganda pada Sekolah Menengah Kejuruan telah menekankan bahwa dunia kerja harus menjadi mitra sejajar bagi SMK. Dengan adanya Prakerin, siswa dapat menerapkan dan mengembangkan kompetensi  mata pelajaran produktif kejuruan yang sudah dipelajari di sekolah. Prakerin merupakan ajang unjuk kerja  kompetensi yang dimiliki siswa SMK dalam  meningkatkan kompetensi keahlian yang dimilikinya langsung pada dunia usaha atau dunia industri. Pada saat Prakerin, kemandirian, interaktif dan partisipasi aktif siswa dengan para pekerja di lingkungan tempat siswa Prakerin, akan memberikan ruang yang cukup untuk peningkatan kompetensi kejuruan serta perkembangan psikologis siswa dalam memasuki dunia kerja yang sebenarnya. Hal ini sangat sesuai benar dengan Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan (SPN), pasal 19, yang menyatakan bahwa :

proses pembelajaran pada satuan pendidikan diselenggarakan secara interaktif, inspiratif, menyenangkan, menantang, memotivasi peserta didik untuk berpartisipasi aktif, serta memberikan ruang yang cukup bagi prakarsa, kreativitas, dan kemandirian sesuai dengan bakat, minat dan perkembangan fisik serta psikologis peserta didik.

Administrasi Perkantoran sebagai salah satu program keahlian SMK bidang keahlian Bisnis dan Manajemen mempunyai  kompetensi mata pelajaran kejuruan terdiri atas beberapa mata pelajaran (dikelompokkan dalam Dasar Kompetensi Kejuruan dan Kompetensi Kejuruan) yang dikembangkan mengacu pada Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang berlaku pada dunia kerja, dan bertujuan untuk menunjang pembentukan kompetensi kejuruan serta pengembangan kemampuan menyesuaikan diri dalam bidang keahliannya. Salah satu kompetensi kejuruan program keahlian Administrasi  Perkantoran adalalah Mengelola Sistem Kearsipan. Eksistensi kompetensi ini akan tetap ada pada dunia kerja atau  dunia usaha,  karena arsip adalah salah satu dari data yang akan diolah untuk dijadikan sebagai salah satu informasi penting dalam pengambilan keputusan (decision making) untuk  mencapai tujuan suatu  perusahaan atau  organisasi.

Inti dari kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan adalah peningkatan kemampuan siswa dalam mengembangkan keahliannya untuk menyimpan arsip/dokumen penting secara sistematis menggunakan filing system sehingga pada  saat dbutuhkan kembali dapat dengan cepat ditemukan. Meskipun pada saat ini teknologi informasi dan komunikasi membuat pengelolaan arsip-arsip sudah banyak yang menggunakan komputer/elekronik, pada kenyataannya pengelolaan secara manual juga masih banyak digunakan perusahaan-perusahaan besar maupun kecil yang ada di kota Tangerang dan sekitarnya baik di kantor swasta ataupun pemerintahan. Dengan mempelajari kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan  maka siswa belajar menyediakan jasa bagi perusahaan-perusahaan tersebut. Jasa yang diberikan adalah jasa administrasi dalam menyimpan surat-surat/dokumen penting dengan menggunakan sistem pengarsipan. Pada saat Prakerin, siswa program keahlian Administrasi Perkantoran tentunya dapat menerapkan dan mengembangkan lebih dalam lagi  kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan karena perusahaan-perusahaan tempat siswa tersebut Prakerin benar-benar membutuhkan jasa pengelolaan arsip untuk mengendalikan arsip-arsip mereka yang semakin lama akan semakin banyak, terutama bagi  perusahaan yang  sangat dinamis. Tolak ukur dari maju mundurnya suatu perusahaan terlihat dari sedikit banyaknya surat atau dokumen yang masuk ataupun yang keluar di  perusahaan tersebut.

Kompetensi keahlian siswa XII program keahlian Administrasi Perkantoran dalam pengelolaan arsip semakin meningkat setelah melaksanakan Prakerin, terlihat dari nilai kegiatan pengarsipan yang diberikan pihak perusahaan (tercamtum pada sertifikat), dan nilai ulangan kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan, serta semakin bervariasinya filing system yang dapat mereka lakukan.

1.2  Tujuan Penulisan Makalah

 Penulisan makalah ini bertujuan :

1. memberikan informasi tentang hubungan Prakerin dengan peningkatan kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan siswa program keahlian Administrasi Perkantoran;
2. mendeskripsikan Praktik Kerja Industri (Prakerin);
3. memaparkan kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan;
4. sebagai bahan refleksi bagi penulis dalam meningkatkan profesionalitas dalam berkarya pada dunia pendidikan SMK, khususnya pada program keahlian Administrasi Perkantoran;
5. sebagai salah satu prasyarat dalam proses kenaikan pangkat/golongan guru Perkumpulan Strada. 

1.3   Pembatasan Masalah

Makalah ini berusaha membahas hubungan Prakerin dengan peningkatan kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan.  Secara rinci akan membahas tentang :

1.   gambaran/deskripsi Praktik Kerja Industri (Prakerin);

2.   gambaran/deskripsi kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan;

3.   hubungan Prakerin dengan peningkatan kompetensi siswa program keahlian Administrasi Perkantoran.

1.4   Hipotesis

Hipotesis dari makalah ini adalah :

Kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan  siswa SMK  Strada Daan Mogot program keahlian Administrasi Perkantoran semakin meningkat setelah melaksanakan Prakerin.

1.5   Metode Penulisan

Metode penulisan makalah ini menggunakan :

1.       Observasi

Observasi yaitu pengamatan terhadap siswa SMK Strada Daan Mogot  program keahlian Administrasi Perkantoran selama melakukan Prakerin serta selama membimbing siswa dalam pembuatan laporan Prakerin

2         Wawancara

Wawancara adalah teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab secara langsung dengan narasumber yang terkait dengan permasalahan yang diambil untuk memperoleh data dan informasi.

3         Metode kuantitatif

Menghitung peningkatan nilai ulangan siswa sebelum dan setelah    pelaksanaan Prakerin.

4         Studi Pustaka

      Metode pencarian data dengan membaca buku-buku referensi atau buku-buku yang relevan  serta browsing di internet.

BAB II

HUBUNGAN PRAKERIN (PRAKTIK KERJA INDUSTRI) DENGAN PENINGKATAN KOMPETENSI MENGELOLA

 SISTEM KEARSIPAN SISWA KELAS XII

PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

     

2.1    Deskripsi Praktik Kerja Industri (Prakerin)

     Praktik Kerja Industri (Prakerin) adalah suatu proses pembelajaran yang berintegrasi antara dunia pendidikan yaitu SMK dengan dunia usaha atau dunia industri (DU/DI) untuk menerapkan dan mengembangkan kompetensi kejuruan para siswa melalui praktik bekerja secara langsung pada. Prakerin merupakan wujud dari Pendidikan Sistem Ganda (dual education) yang melibatkan dunia kerja sebagai Institusi Pasangan (IP). Menurut Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Pendidikan Sistem Ganda merupakan suatu bentuk penyelenggaraan pendidikan keahlian profesional yang memadukan secara sistematik dan sinkronasi antara program pendidikan di sekolah dan program penguasaan keahlian yang diperoleh melalui kegiatan bekerja langsung di dunia kerja, terarah  untuk mencapai suatu tingkat keahlian profesional tertentu (Depdikbud, 1994:7)

     Banyak negara maju yang sudah lama mengembangkan program pembelajaran “dual education” karena menganggap pendidikan sistem ganda tersebut berhasil dan sangat dihargai karena merupakan model pembelajaran yang melibatkan langsung dunia kerja. Pendidikan sistem ganda yang dilaksanakan pada beberapa Negara seperti; Jerman, Austria and Swiss, juga Denmark, Belanda dan Francis, dan beberapa tahun terakhir di China dan di beberapa Negara Asia, merupakan kombinasi antara praktek kerja di perusahaan dan pelaksaan pembelajaran di sekolah kejuruan yang terintegrasikan dalam satu kegiatan yang disebut sebagai “dual education”. Dengan adanya bentuk kerjasama ini, lulusan SMK diharapkan mampu memenuhi kebutuhan dunia usaha atau dunia industri.

     Pengertian Pendidikan Sistem menurut website en.wikipedia.org adalah sebagai berikut:

     A dual education system combines apprenticeships in a company and vocational education at a vocational school in one course. This system is practiceinseveralcountries. (http://en.wikipedia.org/wiki/Germany#Education,diakses 09 September 2013 21:27:07). Pendidikan sistem ganda adalah kombinasi dari pendidikan kejuruan di sekolah kejuruan dengan praktik kerja magang di suatu perusahaan. Sistem ini dipraktikkan di beberapa negara.

     Menurut Kepmendikbud RI Nomor 323/U/1997 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Sistem Ganda pada SMK (pasal 2), tujuan Pendidikan Sistem Ganda adalah:         

a.      meningkatkan mutu dan relevansi pendidikan kejuruan melalui peran serta  Institusi Pasangan;

b.     menghasilkan tamatan yang memiliki pengetahuan, keterampilan, dan   etos kerja yang sesuai dengan tuntutan lapangan kerja;

c.      menghasilkan tamatan yang memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang menjadi bekal dasar pengembangan dirinya secara  berkelanjutan;

d.     memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai bagian dari proses pendidikan;

e.      meningkatkan efisiensi penyelenggaraan pendidikan menengah kejuruan melalui pendayagunaan sumberdaya pendidikan yang ada di    dunia kerja.

    

2.2    Deskripsi Kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan

     Kompetensi adalah suatu keahlian atau kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang peserta didik untuk mencapai tujuan pembelajaran yang diharapkan.

     Kompetensi menurut SKKNI (Standard Kompetensi Kerja Nasional) adalah kemampuan bersikap, berpikir, dan bertindak secara konsisten sebagai perwujudan dari pengetahuan, sikap, dan keterampilan yang dimiliki oleh peserta didik.

     Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kompetensi adalah kewenangan (kekuasaan) untuk menentukan (memutuskan sesuatu).   Kompetensi yang ada dalam Bahasa Inggris adalah competency atau competence merupakan kata benda, menurut William D. Powell dalam aplikasi Linguist Version 1.0 (1997) diartikan: 1)kecakapan, kemampuan, kompetensi 2)wewenang. Kata sifat dari competence adalah competent yang berarti cakap, mampu, dan tangkas.

Menurut Wardoyo (1980:41) mengelola adalah suatu rangkai kegiatan yang berintikan perencanaan ,pengorganisasian pengerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

      Pengelolaan adalah suatu istilah yang berasal dari kata “kelola” mengandung arti serangkaian usaha yang bertujuan untuk mengali dan memanfaatkan segala potensi yang dimiliki secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu yang telah direncanakan sebelumnya.  (http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2108155-pengertianpengelolaan/#ixzz2ejsUBCB1,diakses13September 2013 12:23:44)

     Pakar administrasi, The Liang Gie menyatakan  arsip adalah sekumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat dengan cepat ditemukan kembali.

     Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979, istilah arsip dapat berarti:

a.    Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan

b.   Gedung (ruang) penyimpanan naskah atau dokumen

c.    Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan       naskah atau dokumen.

     Kearsipan adalah suatu proses kegiatan menyimpan arsip secara sistematis sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan.  

     Pengarsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu organisasi, menurut The Liang Gie (1996:115).

     Menurut GR. Terry, filing adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.

     Berdasarkan pendapat para ahli maka dapat disimpulkan pengarsipan adalah proses kegiatan pengaturan arsip dengan menggunakan sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat diketemukan kembali sewaktu diperlukan. Sistem kearsipan (filing system) adalah suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip sehingga arsip-arsip dapat diketemukan kembali dengan mudah.

     Dalam mengelola arsip-arsip, biasanya suatu organisasi atau perusahaan menyimpan arsip-arsip manual menggunakan filing cabinet  (lemari arsip) atau langsung pada odner, sedangkan arsip elektronik dikelola dengan komputer. Alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip dapat berupa:

a.    Filing Cabinet (Laci/rak kabinet)  yang berfungsi sebagai tempat ordner

b.   Ordner yang berguna sebagai tempat penyimpanan folder atau dokumen

c.    Guide sebagai penuntun dan pembatas antar folder

d.   Folder berfungsi sebagai tempat penyimpanan surat-surat atau dokumen

     Sistem yang dipakai untuk menyimpan arsip-arsip manual menggunakan salah satu filing system atau  gabungan dari kelima sistem pengarsipan yang sudah umum dipakai. Kelima filing system tersebut adalah :

1)               Sistem abjad (Alphabetical Filing System)

2)               Sistem tanggal (Chronological Filing System)

3)               Sistem nomor (Numeric Filing System )

4)               Sistem pokok masalah (Subject Filing System)

5)               Sistem wilayah (Geographic Filing System)

2.2.1   Pengarsipan Secara Sistem Abjad

     Pengarsipan secara sistem Abjad adalah suatu sistem penyimpanan arsip ataupun berkas-berkas penting berdasarkan abjad yang berasal dari nama orang, nama perusahaan, nama organsiasi, maupun instansi pemerintah. Nama tersebut diindeks terlebih dahulu baru dijadikan sebagai kata tangkap (kode) dalam penyimpanannya, kemudian diurutkan berdasarkan urutan abjad. Mengindeks nama yang akan dijadikan kode tersebut harus mengikuti peraturan mengindeks.

Berikut  adalah beberapa peraturan dalam mengindeks :

1.   Indeks nama perseorangan

Nama orang Indonesia pada umumnya adalah nama pada urutan              terakhir penulisan nama tersebut:

     Contoh:

     Caption                       : Dra. R.A. Rosa Hartanto

     Indeks                         : Hartanto, Rosa, RA, Dra

     Kode Abjad                 : Ha

     Arsip yang berkode Ha ini selanjutnya disimpan di belakang guide

     yang berkode H.

2.   Indeks nama Perusahaan dengan Singkatan

  Cara Mengindeks nama perusahaan dengan singkatan adalah dengan

  memanjangkan dahulu singkatan, kemudian baru diindeks dan kalau

  perlu memakai tunjuk silang, contoh:

  Caption              : PT Damos Indah

  Indeks                : Damos, Indah, Perseroan Terbatas

  Kode Abjad       : Da ini berarti arsip disimpan di belakang guide

  yang berkode D

                          Berikut adalah langkah-langkah dalam pengarsipan sistem Abjad:

LIHAT 

"http://smkdamosgue.blogspot.com/2014/07/pengarsipan-secara-abjad alphabetical_19.html "

2.2.2    Pengarsipan Secara Sistem Tanggal

Sistem tanggal/kronologis  adalah sistem penyimpanan surat             berdasarkan tanggal dibuatnya surat tersebut.

Pembagian sistem tanggal ada 3 tahap, yaitu:

1.   Pembagian utama berdasarkan tahun (judul laci);

2.   Pembagian pembantu berdasarkan bulan (judul guide);

3.   Pembagian kecil berdasarkan tanggal (judul folder).

                 Susunan guide dan folder dalam filing cabinet didasarkan pada:

1.   Laci menggambarkan tahun,

2.   Guide menggambarkan bulan, dan

3.   Folder menggambarkan tanggal.

       Berikut contoh pengarsipan secara sistem tanggal: Misal Surat berasal dari PT MAKMUR JAYA  yang dibuat tanggal 20 November 2011. Ini berarti laci dapat diberi kode 2011 lalu guide  dituliskan November sedangkan foldernya berkode 20.

Lalu langkah yang terakhir setelah surat kita urutkan langsung kita lakukan penyusunan guide dari tahun,  penyusunan folder dari nama bulan  serta penyusunan urutan surat berdasarkan tanggal surat.

  LIHAT 

             " http://smkdamosgue.blogspot.com/2014/08/pengarsipan-secara-sistem-tanggal.html "

2.2.3   Pengarsipan Secara Sistem Nomor Terminal Digit dan DDC

     Sistem penyimpanan menurut teminal digit ini adalah  sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.  Dalam sistem ini perlengkapan yang diperlukan adalah filing cabinet; guide (setiap laci 10 guide); folder (setiap guide 10 folder). Yang berbeda di sini adalah cara  mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

     Cara mengindeks kode nomor Terminal Digit adalah sebagai berikut: Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2, yaitu menunjukkan nomor  folder. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3, yaitu menunjukkan surat yang ke sekian dalam folder.  Contoh surat dengan kode nomor 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, di belakang guide 17, di dalam folder nomor 3, dan merupakan surat yang ke-55. 

       Sistem nomor DDC (Decimal Dewey Clasification) adalah membagi masalah menjadi 10 kelas utama. Setiap kelas utama tersebut dibagi menjadi 10 divisi, yang masing-masing divisi dibagi menjadi 10 seksi. Pada setiap kelas utama disediakan 10 laci, kelas divisi disediakan 100 guide, dan kelas seksi disediakan 1000 folder. Berikut adalah  langkah-langkah pengarsipan sistem nomor DDC :

1.   membuat daftar klasifikasinya  agar lebih mudah dalam mencari surat itu kembali apabila sedang diperlukan. Contoh  dimana suatu surat berasal dari  PT MATAHARI TERANG  dengan perihal Nota dinas. Dengan melihat perihal surat  dapat ditentukan kode nomor surat sesuai daftar klasifikasi yaitu pada laci yang berkode 100 dan pada guide yang berkode 110 serta pada urutan surat yang berkode 110.0

KODE	MASALAH	GUIDE	FOLDER	URUTAN SURAT	KET
000	KEPEGAWAIAN	000	000	000.0	-
010	Lamaran Kerja	010	010	010.0	-
020	Mutasi	020	020	020.0	-
100	DINAS	100	100	100.0	-
110	Memo  & Nota	110	110	110.0	-
120	Surat Tugas	120	120	120.0	-
130	Surat Keputusan	130	130	130.0	-

2.   Dari daftar klasifikasi dapat diketahui kode surat yaitu 110.0   karena 

     kode tersebut disediakan untuk surat yang berperihal memo dan nota

3.   langkah selanjutnya  supaya lebih mudah dalam pengarsipannya  

     adalah menuliskan kode 110.0 pada bagian atas kanan surat sesuai

     dengan kode yang tertera pada daftar klasifikasi.

      LIHAT " http://smkdamosgue.blogspot.com/2014/08/pengarsipan-secara-sistem-nomor.html "

2.2.4   Pengarsipan Secara Sistem Subject

      Sistem subjec atau perihal atau masalah  merupakan cara penyimpanan dan penemuan kembali surat dengan berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.  Yang perlu dipersiapkan untuk melakukan sistem ini yaitu daftar klasifikasi yang memuat seluruh kegiatan/masalah/hal-hal yang dilakukan di seluruh kantor tempat sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok dituliskan pada pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut pada pembagian pembantu. Apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, bagian ini disebut sub pembagian pembantu.

       Contoh dari kegiatan/masalah yang ada di perusahaan adalah dari divisi Kepegawaian. Kepegawaian ini menjadi subjek utama yang diuraikan lagi pada pembagian pembantu atau sub subjek yaitu contohnya pengadaan. Pengadaan diuraikan lagi menjadi masalah yang lebih kecil lagi atau disebut sub sub subjek atau pembagian pembantu yaitu contohnya Perijinan Karyawan. Surat yang berasal dari karyawan yang ijin karena sesuatu hal, maka akan diarsipkan pada sub sub subjek dengan kode KP1.1.4 Ijin, yang berasal dari sub subjek KP1.2 Pengadaan, dan secara garis besarnya berasal dari subjek Kepegawaian. Masalah-masalah yang ada disuatu perusahaan tersebut tentunya masih banyak seperti masalah KEUANGAN dan lain sebagainya. Pada contoh daftar klasifikasi yang dibuat hanya masalah kepegawaian saja.

Berikut contoh daftar klasifikasi sistem subject :

No / Kode	Main Subject	Sub Subject	Sub – Sub Subject
1.                   KP	KEPEGAWAIAN	KP1.1 Pengadaan	KP 1.1.1 Formasi
			KP 1.1.2 Penerimaan
			KP 1.1.3 Pengangkatan
			KP 1.1.4 Ijin
			KP 1.1.5 Mutasi
		KP1.2 Kesejahteraan	KP 1.2.1 Kesehatan
			KP 1.2.2 Bantuan    Sosial
			KP 1.2.3 Tunjangan

   LIHAT "http://smkdamosgue.blogspot.com/2014/08/pengarsipan-secara-sistem- perihalpokok.html"

2.2.4   Pengarsipan Secara Sistem Wilayah

     Sistem geografis atau wilayah adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pada pembagian wilayah/daerah yang menjadi alamat surat.  Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi/wilayah/kota dari surat itu berasal dan tujuan surat dikirim. Sistem ini lebih banyak digunakan di kantor-kantor pemerintahan seperti kantor kecamatan maupun kelurahan. Namun ada juga perusahaan-perusahaan yang pengarsipannya  menggunakan sistem wilayah, contohnya perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman barang seperti TIKI, JNE, MSA Cargo, dan lain sebagainya.

     Berikut adalah langkah-langkah pengarsipan secara sistem wilayah:

1. Penyimpanan dan temu balik surat menurut kelompok atau     

    tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari   

    surat berasal dan tujuan dari surat yang akan dikirim.

2. Dalam penyimpanannya sistem ini harus dibantu dengan sistem  

    abjad atau sistem tanggal.

2.3  Prosedur Pelaksanaan Prakerin di SMK Strada Daan Mogot

            Pelaksanaan  Prakerin di SMK Strada Daan Mogot menggunakan sistem “block release” yaitu pada bulan Juni dan Juli karena pada bulan tersebut siswa sudah memasuki libur panjang, yaitu libur kenaikan kelas. “Block Release” adalah suatu metode kegiatan praktik kerja industri yang dilaksanakan pada suatu periode tertentu. Prakerin dilaksanakan pada saat liburan kenaikan kelas supaya tidak mengganggu aktivitas pembelajaran di sekolah dan juga untuk memperpanjang waktu siswa Prakerin di perusahaan.   

            Siswa yang melaksanakan Prakerin pada saat bulan Juli adalah siswa kelas XI yang telah mengikuti ulangan akhir semester kenaikan kelas, sehingga ketika selesai melaksanakan Prakerin, siswa sudah duduk di kelas XII. Siswa yang tinggal kelas tidak berhak  melanjutkan Prakerin. Pihak sekolah biasanya akan mengirimkan surat pemberitahuan tentang hal tersebut ke pihak perusahaan, dan pihak perusahaan tentunya akan memberhentikan siswa yang tidak naik kelas tersebut.

            Berikut adalah prosedur pelaksanaan Prakerin di SMK Strada Daan Mogot:

1.    Survey Perusahaan

Pihak sekolah memberikan rekomendasi daftar perusahaan-perusahaan yang pernah menerima siswa SMK Strada Daan Mogot melaksanakan Prakerin. Dari rekomendasi tersebut kemudian para siswa survey langsung ke perusahaan yang diinginkan. Banyak siswa yang mencari lokasi tempat mereka Prakerin dekat dengan lokasi kediaman siswa untuk efisiensi waktu dan biaya. Hanya ada beberapa siswa yang memilih tempat Prakerin di kota lain, karena di perusahaan tersebut kemungkinan ada relasi. Kota Tangerang yang dikenal sebagai kota industri, tidaklah menyulitkan siswa  dalam mencari tempat untuk Prakerin.

2.   Pengajuan Surat Permohonan Prakerin

Setelah siswa survey ke perusahaan, selanjutnya meminta surat permohonan Prakerin dari sekolah dan mengirimkan ke perusahaan yang diinginkan tersebut.

3.   Konfirmasi

Biasanya pihak DU/DI bila bersedia menerima siswa yang akan Prakerin di perusahaannya, akan memberikan konfirmasi berupa balasan surat yang menyatakan bahwa siswa tersebut diterima.

4.   Pembekalan

Sebelum pelaksanaan Prakerin, siswa diberi  pengarahan dan pembekalan tentang tata tertib dan tugas-tugas apa saja yang harus dilakukan pada saat Prakerin.

5.   Pelaksanan Prakerin

Setelah siswa melaksanakan ujian  kenaikan kelas, siswa dapat langsung Prakerin sesuai dengan tanggal yang sudah disepakati dengan pihak perusahaan. Pihak sekolah melakukan monitoring  sebanyak dua kali yaitu pada saat mengantarkan siswa mulai Prakerin dan pada saat siswa akan selesai Prakerin.

6.   Pembuatan Laporan

Setelah siswa kembali ke sekolah, selanjutnya  adalah membuat laporan hasil Prakerin yang didampingi oleh guru pembimbing.

       Pihak DU/DI di kota Tangerang sangat bersahabat dalam menerima siswa SMK Strada Daan Mogot untuk praktik di perusahaanya, meskipun kedua institusi tersebut untuk program keahlian Akuntansi dan Administrasi belum mengadakan perjanjian kerjasama atau yang sering disebut sebagai Memorandum of Understanding (MOU). Setiap tahun banyak perusahaan yang menawarkan tempat untuk Prakerin siswa SMK Strada Daan Mogot, karena mereka sudah mempunyai kepercayaan terhadap kompetensi yang dimiliki siswa sekolah tersebut dari tahun ke tahun. Hal ini diketahui Penulis dari wawancara langsung pada saat monitoring Prakerin.

2.4    Hubungan Prakerin dengan Peningkatan Kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan Siswa Kelas XII Program Keahlian Administrasi Perkantoran

            Pekerjaan yang dilakukan siswa pada saat Prakerin pada umumnya adalah pekerjaan yang berhubungan dengan bidang  administrasi. Hal ini sangatlah menguntungkan bagi siswa SMK Strada Daan Mogot terutama bagi siswa program  keahlian Administrasi Perkantoran.

Kompetensi siswa program keahlian Administrasi Perkantoran semakin meningkat karena sistem pengelolaan arsip yang digunakan di perusahaan sudah banyak variasinya dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan  perkembangan teknologi informasi.  Keterlibatan siswa dalam pengelolaan arsip membuat mereka memperoleh pengalaman dalam menggunakan salah satu ataupun gabungan dari filing system yang sudah dipelajari di sekolah. Hal ini merupakan salah satu ukuran yang menunjukkan peningkatan kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan. Peningkatan tersebut juga dapat dilihat dari perbandingan nilai kompetensi tersebut sebelum dan sesudah Prakerin serta nilai yang diberikan pihak perusahaan pada saat siswa telah menyelesaikan Prakerin.

2.4.1   Variasi Pengarsipan

Contoh variasi filing system yang dilakukan sisrwa pada waktu Prakerin. didapat dari hasil wawancara setelah siswa mekaksanakan Prakerin dan dari hasil ulangan pertama setelah pelaksanaan Prakerin.  Pada jawaban ulangan tersebut seluruh siswa memaparkan dan menggambarkan secara rinci bagaimana kegiatan pengarsipan yang mereka lakukan mulai dari menyortir dan menyimpan arsip-arsip. Penulis hanya memaparkan hasil dari beberapa siswa mengingat keterbatasan waktu.

1.     PT PRAMBANAN

     Siswa dengan nomor urut absen 37  melaksanakan Prakerin di bagian gudang di PT Prambanan. Salah satu pekerjaan yang ikut dilakukan di perusahaan adalah menyortir dan mengarsipkan dokumen. Seperti yang telah diajarkan di sekolah, siswa mendapatkan tugas untuk menyortir dan mengarsipkan dokumen-dokumen atau arsip-arsip. Langkah-langkah yang dilakukan pada saat mengelola kearsipan di perusahaan tersebut adalah sebagai berikut:

Laporan Penerimaan Barang (LPB) adalah sebuah laporan yang berisi tentang list item barang-barang yang diterima oleh PT Prambanan Kencana. Ada 2 macam LPB  yaitu LPB Impor dan LPB Lokal. LPB impor adalah sebuah laporan yang berisi tentang list item barang-barang yang diterima dan yang berasal dari luar negeri. Sedangkan LPB lokal adalah sebuah laporan yang berisi tentang list item barang-barang yang diterima dan  yang berasal dari dalam negeri.

b.     Setelah disortir, arsip-arsip tersebut diurutkan berdasarkan nomor ataupun tanggal. Arsip-arsip yang diurutkan sesuai tanggal misalnya seperti surat jalan, tanda terima, transfer order, packing slip aupun packing list. Ada juga yang diurutkan berdasarkan nomor urut pembuatan arsip tersebut misal laporan penerimaan barang, pengajuan pembuangan dan berita acara pembuangan.

c.      Jika menggunakan sistem tanggal, tanggal yang digunakan adalah tanggal terlama berada di bawah dan tanggal terbaru diletakkan paling atas.

d.     Jika menggunakan sistem nomor, nomor urut yang lebih kecil diletakkan di bawah dan nomor urut yang lebih besar diletakkan diatasnya.

e.      Setelah disortir dan diurutkan berdasarkan nomor ataupun tanggalnya, selanjutnya arsip-arsip tersebut dilubangi, selanjutnya

membuat guide untuk pengarsipan yang sistem tanggalnya saja.

    

c.       Setelah selesai memisahkan warna-warna tersebut, lalu mengurutkan nomor dari yang terkecil hingga terbesar, surat jalan yang asli disatukan dengan surat jalan berwarna merah muda

d.       sedangkan warna hijau diurutkan sesuai dengan tanggal dan warna biru dapat dibuang.

e.       Langkah selanjutnya adalah memisahkan bagian-bagian dari masing-masing surat jalan tersebut. Bagian-bagian surat jalan tersebut yaitu HC, CM, dan UM. Bagian yang dimaksud disini adalah bagian dari unit yang ada di perusahaan tersebut.

f.        Setelah dipisahkan masing-masing bagian lalu surat jalan tersebut dimasukkan ke dalam ordner, sebelumnya dilubangi terlebih dahulu, (dimasukkan ke ordner sesuai bagian).

        

2.   PT Utama Raya Utama

          Siswa dengan nomor absen 10 bekerja di bagian administrasi     gudang (kantor yang khusus untuk gudang) dan melakukan pengelolaan arsip dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a.   Pertama-tama menyortir bon berdasarkan:

1)     papan dan kain

2)     busa/bahan

3)     baut,mur,dan sebagainya

b.   Setelah disortir, bon disusun berdasarkan tanggal pembuatan bon

c.   Kemudian menginput data dari bon tersebut ke komputer dengan menggunakan program issues.

d.   Setelah input selesai, berikan kode pada bon. Kode berasal dari nomor input yang  tertera di komputer.

e.      Langkah selanjutnya adalah mencetak data yang sudah diinput di komputer, lalu digabungkan dengan lembaran bon asli.

f.      Selanjutnya kedua lembaran tersebut diarsipkan sesuai dengan tanggal bon. Lembar bon asli berada di atas dan bon cetakan berada di bawah.

2.4.2       Perbandingan Nilai Kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan

Sebelum dan Sesudah Prakerin

Bukti fisik lain yang didapat Penulis mengenai peningkatan kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan adalah dari  perbandingan hasil ulangan kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan sebelum Prakerin dengan ulangan sesudah Prakerin siswa kelas XII program keahlian Administrasi Perkantoran, serta nilai kompetensi yang tercantum dalam sertifikat yang diberikan perusahaan pada saat siswa selesai melaksanakan Prakerin. Sebelum mengikuti Prakerin siswa kelas XII adalah siswa kelas XI, sehingga nilai yang disajikan adalah nilai ulangan terakhir kelas XI dan ulangan pertama di kelas XII. Berdasarkan pemetaan kurikulum, Kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan  diajarkan di kelas XI dan kelas XII.

Berikut adalah nilai rata-rata dari Kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan seluruh siswa kelas XII program keahlian Administrasi Perkantoran sebelum dan sesudah pelaksanaan Prakerin, serta nilai yang diberikan pihak perusahaan (daftar nilai terlampir). Nilai rata-rata Kompetensi tersebut dirubah ke dalam bentuk diagram untuk lebih memperjelas peningkatan kompetensi tersebut.

Tabel Diagram  1     

Perbandingan Nilai Rata-Rata Seluruh Siswa Kelas XII   

             Kompetensi  Mengelola Sistem Kearsipan

Dari tabel diagram 1 dapat dilihat bahwa rata-rata nilai kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan siswa sebelum melaksanakan Prakerin adalah 8.14, setelah pelaksanaan Prakerin nilai tersebut meningkat menjadi rata-rata 8.65. Rata-rata nilai yang diberikan perusahaan juga lebih besar dari rata-rata nilai sebelum Prakerin yaitu 8.54. Perbandingan rata-rata nilai Kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan sebelum dan sesudah Prakerin, serta rata-rata nilai yang diberikan perusahaan telah menunjukkan peningkatan secara signifikan.

BAB III

PENUTUP

3.1    Simpulan

     Praktik Kerja Industri (Prakerin) atau yang sering disebut sebagai Pendidikan Sistem Ganda (Dual System),  yang di negara maju seperti Jerman mendapat perhatian khusus adalah suatu bentuk pembelajaran yang melibatkan dunia kerja sebagai mitra Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) sebagai tempat penerapan dan peningkatan kompetensi kejuruan produktif yang dimiliki siswa. Program Prakerin ini sangat penting bagi dunia pendidikan yaitu SMK sehingga pemetaan kompetensi kejuruan produktif SMK dibuat  berkombinasi dengan berbagai kegiatan yang ada di dunia usaha atau dunia industri untuk menciptakan lulusan yang berkualitas, kompetitif dan siap kerja pada bidang keahliannya masing-masing.

     Salah satu kompetensi kejuruan produktif SMK program keahlian Administrasi Perkantoran adalah Mengelola Sistem Kearsipan. Arsip di suatu perusahaan sangat berperan penting dalam mencapai tujuan perusahaan. Perusahaan-perusahaan yang dinamika kegiatannya tinggi tentulah dalam aktivitasnya sehari-hari tidak terlepas dari pengelolaan surat atau dokumen. Bila isi surat atau dokumen tersebut selesai diproses dan ditindaklanjuti, sedangkan nilai guna yang terkandung di dalamnya masih tinggi, maka harus disimpan secara sistematis sehingga bila dibutuhkan kembali dapat dengan mudah ditemukan.

     Peningkatan kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan siswa kelas XII program  keahlian Administrasi Perkantoran SMK Strada Daan Mogot terlihat signifikan setelah melaksanakan Prakerin. Hal ini dapat dilihat dari hasil wawancara dan survey pada saat monitoring selama mendampingi siswa Prakerin dan dari nilai yang diberikan pihak dunia usaha atau dunia industri (DU/DI) yang tercantum dalam sertifikat, yang diberikan setelah siswa menyelesaikan  Prakerin. Peningkatan tersebut juga terlihat dari hasil ulangan pertama (setelah selesai Prakerin), dimana siswa dalam mengelola arsip semakin mampu memvariasikan berbagai filing system (sistem pengarsipan) dengan menggabungkan sistem yang satu dengan sistem yang lain, contohnya sistem nomor dengan sistem tanggal, sistem subjek dengan sistem tanggal atau sistem abjad dengan sistem tanggal.  

     Kemampuan memvariasikan berbagai sistem diperoleh pada saat siswa melaksanakan Prakerin. Pihak perusahaan mau melibatkan siswa dalam pekerjaan pengelolaan arsip karena siswa dinilai memiliki potensi dan keahlian yang sudah diperoleh dari pembelajaran di sekolah. Dengan  dilibatkannya siswa  program keahlian Administrasi Perkantoran dalam kegiatan pengelolaan arsip, maka kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan  mereka semakin meningkat.

3.2 Saran

     Peningkatan Kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan siswa kelas XII program keahlian Administrasi Perkantoran terjadi setelah pelaksanaan Prakerin. Hal ini   sudah terbukti, untuk itu penulis memberikan beberapa saran sebagai berikut :

1.   Pihak sekolah yaitu SMK Strada Daan Mogot khususnya untuk program keahlian Administrasi Perkantoran sebaiknya sudah mengadakan perjanjian kerjasama atau yang sering disebut “Memorandum of Understanding (MOU)” dengan pihak dunia kerja sehingga kegiatan Prakerin dapat berjalan lebih baik.

2.   Pihak sekolah memfasilitasi guru-guru produktif untuk melakukan pendekatan ke pihak dunia kerja dengan cara studi banding ke perusahaan-perusahaan yang bidang kegiatannya sesuai dengan program keahlian yang diajarkan di sekolah.

3.   Waktu pelaksanaan Prakerin sebaiknya diperpanjang dari dua bulan menjadi tiga bulan untuk memantapkan kompetensi program keahlian produktif, karena pada bulan pertama biasanya siswa masih dalam tahap pengenalan,  pada bulan kedua sudah memasuki tahap pembiasaan, sebaiknya bulan ketiga sebagai tahap untuk mengeksplor kegiatan-kegiatan kerja yang ada pada perusahaan tersebut, seperti yang diketahui bahwa sebenarnya kegiatan proses pembelajaran di SMK tidak hanya di sekolah tetapi juga di perusahaan.

4.   Pada saat monitoring Prakerin, pihak sekolah menyediakan satu hari penuh khusus untuk pelaksanaan monitoring sehingga guru mempunyai waktu yang cukup untuk berkomunikasi ke pihak perusahaan dalam  membahas   kompetensi yang dibutuhkan dunia kerja. Dengan komunikasi ini proses pembelajaran  dapat dilaksanakan langsung di dunia kerja.