Contoh Makalah Kenaikan Tingkat :
"Kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan siswa SMK Strada Daan Mogot program keahlian Administrasi Perkantoran semakin meningkat setelah melaksanakan Prakerin"
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Karakteristik pembelajaran berbasis kompetensi menitikberatkan pada
penguasaan pengetahuan, keterampilan dan sikap spesifik sebagai kompetensi yang
berstandar pada kebutuhan dunia kerja. Perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi membuat kebutuhan dunia kerja semakin spesifik pada kompetensi
keahlian yang dimiliki oleh pencari kerja. Spesifikasi kompetensi keahlian yang ada pada dunia
kerja telah diwujudkan secara
rinci oleh SMK (Sekolah Menengah Kejuruan) dalam bentuk
mata pelajaran produktif kejuruan. SMK sebagai lembaga pendidikan resmi memusatkan kompetensi kejuruannya
pada pengembangan potensi dan keahlian peserta didiknya yang sesuai dan
bersinergi dengan kebutuhan dunia kerja, sehingga pemetaan kurikulum mata pelajaran
produktif kejuruan SMK dibuat berdasarkan berbagai jenis kegiatan yang ada pada
dunia kerja.
Bentuk nyata dari keterkaitan dunia usaha atau dunia industri (DU/DI) dengan SMK adalah melalui Pendidikan Sistem
Ganda (PSG) yang pada saat ini disebut sebagai Prakerin (Praktik Kerja Industri).
Prakerin merupakan suatu proses pembelajaran berbasis
kompetensi yang melibatkan dunia kerja, sehingga pembelajaran yang dilakukan di
SMK berkombinasi (link and match)
dengan dunia usaha/industri. Pemerintah melalui surat Keputusan
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 323/U/1997 tahun 1997 tentang
Penyelenggaraan Pendidikan Sistem Ganda pada Sekolah Menengah Kejuruan telah
menekankan bahwa dunia kerja harus menjadi mitra sejajar bagi SMK.
Dengan adanya Prakerin, siswa dapat menerapkan dan mengembangkan
kompetensi mata pelajaran produktif kejuruan
yang sudah dipelajari di sekolah. Prakerin merupakan ajang unjuk kerja kompetensi
yang dimiliki siswa SMK dalam meningkatkan kompetensi keahlian yang dimilikinya
langsung pada dunia usaha atau dunia industri. Pada saat Prakerin, kemandirian, interaktif dan partisipasi aktif siswa dengan para
pekerja di lingkungan tempat siswa Prakerin, akan memberikan ruang yang cukup
untuk peningkatan kompetensi kejuruan serta perkembangan psikologis siswa dalam
memasuki dunia kerja yang sebenarnya. Hal ini sangat
sesuai benar dengan Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional
Pendidikan (SPN), pasal 19, yang menyatakan bahwa :
proses pembelajaran pada
satuan pendidikan diselenggarakan secara interaktif, inspiratif, menyenangkan,
menantang, memotivasi peserta didik untuk berpartisipasi aktif, serta
memberikan ruang yang cukup bagi prakarsa, kreativitas, dan kemandirian sesuai
dengan bakat, minat dan perkembangan fisik serta psikologis peserta didik.
Administrasi Perkantoran sebagai salah
satu program keahlian SMK bidang keahlian Bisnis dan
Manajemen mempunyai kompetensi mata pelajaran kejuruan terdiri atas beberapa mata
pelajaran (dikelompokkan dalam Dasar Kompetensi Kejuruan dan Kompetensi
Kejuruan) yang dikembangkan mengacu pada Standar Kompetensi Kerja Nasional
Indonesia (SKKNI) yang berlaku pada dunia kerja, dan
bertujuan untuk
menunjang pembentukan kompetensi kejuruan serta pengembangan kemampuan menyesuaikan
diri dalam bidang keahliannya. Salah
satu kompetensi kejuruan program keahlian Administrasi Perkantoran adalalah Mengelola Sistem Kearsipan. Eksistensi kompetensi ini akan tetap ada
pada dunia kerja atau dunia usaha, karena arsip adalah salah satu dari data yang akan
diolah untuk dijadikan sebagai salah satu informasi penting dalam pengambilan keputusan
(decision making) untuk mencapai tujuan suatu perusahaan atau organisasi.
Inti dari kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan adalah peningkatan
kemampuan siswa dalam mengembangkan keahliannya untuk menyimpan arsip/dokumen
penting secara sistematis menggunakan filing
system sehingga pada saat dbutuhkan
kembali dapat dengan cepat ditemukan. Meskipun pada saat ini teknologi
informasi dan komunikasi membuat pengelolaan arsip-arsip
sudah banyak yang menggunakan komputer/elekronik, pada
kenyataannya pengelolaan secara manual juga masih banyak digunakan
perusahaan-perusahaan besar maupun kecil yang ada di kota Tangerang dan sekitarnya baik di kantor
swasta ataupun pemerintahan. Dengan mempelajari kompetensi Mengelola Sistem
Kearsipan maka siswa belajar menyediakan
jasa bagi perusahaan-perusahaan tersebut. Jasa yang diberikan adalah jasa administrasi dalam
menyimpan surat-surat/dokumen penting dengan menggunakan sistem pengarsipan. Pada
saat Prakerin, siswa program keahlian Administrasi Perkantoran
tentunya dapat menerapkan dan
mengembangkan lebih dalam lagi kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan karena perusahaan-perusahaan
tempat siswa tersebut Prakerin benar-benar membutuhkan jasa pengelolaan arsip
untuk mengendalikan arsip-arsip mereka yang semakin lama akan semakin banyak,
terutama bagi perusahaan yang sangat dinamis. Tolak ukur dari maju
mundurnya suatu perusahaan terlihat dari sedikit banyaknya surat atau dokumen
yang masuk ataupun yang keluar di perusahaan tersebut.
Kompetensi keahlian siswa XII program keahlian
Administrasi Perkantoran dalam pengelolaan arsip semakin meningkat setelah
melaksanakan Prakerin, terlihat dari nilai kegiatan pengarsipan yang diberikan
pihak perusahaan (tercamtum pada sertifikat), dan nilai ulangan kompetensi
Mengelola Sistem Kearsipan, serta semakin bervariasinya filing system yang dapat mereka lakukan.
1.2
Tujuan Penulisan Makalah
Penulisan makalah ini bertujuan :
- memberikan informasi tentang hubungan Prakerin
dengan peningkatan kompetensi
Mengelola Sistem Kearsipan siswa program keahlian Administrasi Perkantoran;
- mendeskripsikan Praktik
Kerja Industri (Prakerin);
- memaparkan kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan;
- sebagai bahan refleksi bagi penulis dalam meningkatkan profesionalitas dalam
berkarya pada dunia pendidikan SMK, khususnya pada program keahlian
Administrasi Perkantoran;
- sebagai salah satu prasyarat dalam proses kenaikan pangkat/golongan guru Perkumpulan Strada.
1.3
Pembatasan Masalah
Makalah ini berusaha membahas hubungan
Prakerin dengan peningkatan kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan. Secara rinci akan membahas tentang :
1.
gambaran/deskripsi Praktik Kerja Industri (Prakerin);
2.
gambaran/deskripsi kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan;
3.
hubungan
Prakerin dengan peningkatan kompetensi siswa program keahlian Administrasi Perkantoran.
1.4
Hipotesis
Hipotesis dari
makalah ini adalah :
Kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan siswa SMK Strada
Daan Mogot program keahlian
Administrasi Perkantoran semakin meningkat setelah melaksanakan Prakerin.
1.5
Metode
Penulisan
Metode penulisan makalah ini menggunakan :
1.
Observasi
Observasi yaitu
pengamatan terhadap siswa SMK Strada Daan Mogot
program keahlian Administrasi Perkantoran selama melakukan Prakerin
serta selama membimbing siswa dalam pembuatan laporan Prakerin
2
Wawancara
Wawancara adalah teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya jawab secara
langsung dengan narasumber yang terkait dengan permasalahan yang diambil untuk
memperoleh data dan informasi.
3
Metode kuantitatif
Menghitung peningkatan nilai ulangan siswa sebelum dan setelah pelaksanaan Prakerin.
4
Studi Pustaka
Metode
pencarian data dengan membaca buku-buku referensi atau buku-buku yang relevan serta browsing di
internet.
BAB
II
HUBUNGAN
PRAKERIN (PRAKTIK KERJA INDUSTRI) DENGAN PENINGKATAN KOMPETENSI MENGELOLA
SISTEM KEARSIPAN SISWA
KELAS XII
PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
2.1
Deskripsi
Praktik Kerja Industri (Prakerin)
Praktik Kerja Industri (Prakerin) adalah suatu
proses pembelajaran yang berintegrasi antara dunia pendidikan yaitu SMK dengan dunia
usaha atau dunia industri (DU/DI) untuk menerapkan dan mengembangkan kompetensi
kejuruan para siswa melalui praktik bekerja secara langsung pada. Prakerin
merupakan wujud dari Pendidikan Sistem Ganda (dual education) yang melibatkan dunia kerja sebagai Institusi
Pasangan (IP). Menurut Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Pendidikan Sistem
Ganda merupakan suatu bentuk penyelenggaraan pendidikan keahlian profesional
yang memadukan secara sistematik dan sinkronasi antara program pendidikan di
sekolah dan program penguasaan keahlian yang diperoleh melalui kegiatan bekerja
langsung di dunia kerja, terarah untuk
mencapai suatu tingkat keahlian profesional tertentu (Depdikbud, 1994:7)
Banyak negara maju yang sudah lama
mengembangkan program pembelajaran “dual education”
karena menganggap pendidikan sistem ganda tersebut berhasil dan sangat dihargai
karena merupakan model pembelajaran yang melibatkan langsung dunia kerja. Pendidikan
sistem ganda yang dilaksanakan pada beberapa Negara seperti; Jerman, Austria and Swiss, juga
Denmark, Belanda dan Francis, dan beberapa tahun terakhir di China dan di
beberapa Negara Asia, merupakan kombinasi antara praktek kerja di perusahaan
dan pelaksaan pembelajaran di sekolah kejuruan yang terintegrasikan dalam satu
kegiatan yang disebut
sebagai “dual education”. Dengan adanya bentuk kerjasama ini,
lulusan SMK diharapkan mampu memenuhi kebutuhan dunia usaha atau dunia industri.
Pengertian
Pendidikan Sistem menurut website en.wikipedia.org adalah sebagai berikut:
A dual education system combines apprenticeships
in a company and vocational education at a vocational
school in one course. This system is practiceinseveralcountries. (http://en.wikipedia.org/wiki/Germany#Education,diakses 09 September 2013 21:27:07). Pendidikan sistem ganda adalah kombinasi dari pendidikan
kejuruan di sekolah kejuruan dengan praktik kerja magang di suatu perusahaan.
Sistem ini dipraktikkan di beberapa negara.
Menurut Kepmendikbud RI Nomor 323/U/1997
tentang Penyelenggaraan Pendidikan Sistem Ganda pada SMK (pasal
2), tujuan Pendidikan Sistem Ganda adalah:
a. meningkatkan
mutu dan relevansi pendidikan kejuruan melalui peran serta Institusi Pasangan;
b. menghasilkan
tamatan yang memiliki pengetahuan, keterampilan, dan etos kerja yang sesuai dengan tuntutan
lapangan kerja;
c. menghasilkan
tamatan yang memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap
yang menjadi bekal dasar pengembangan dirinya secara berkelanjutan;
d. memberi
pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai
bagian
dari proses pendidikan;
e. meningkatkan
efisiensi penyelenggaraan pendidikan menengah kejuruan melalui
pendayagunaan sumberdaya pendidikan yang ada di dunia kerja.
2.2 Deskripsi
Kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan
Kompetensi
adalah suatu keahlian atau kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang peserta
didik untuk mencapai tujuan pembelajaran yang diharapkan.
Kompetensi
menurut
SKKNI (Standard Kompetensi Kerja Nasional) adalah kemampuan bersikap, berpikir,
dan bertindak secara konsisten sebagai perwujudan dari pengetahuan, sikap, dan
keterampilan yang dimiliki oleh peserta didik.
Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kompetensi adalah kewenangan (kekuasaan)
untuk menentukan (memutuskan sesuatu). Kompetensi yang ada dalam Bahasa Inggris adalah competency atau competence
merupakan kata
benda, menurut William D. Powell dalam aplikasi Linguist Version 1.0 (1997) diartikan: 1)kecakapan,
kemampuan, kompetensi 2)wewenang. Kata sifat
dari competence adalah competent yang berarti cakap, mampu,
dan tangkas.
Menurut
Wardoyo (1980:41) mengelola
adalah suatu rangkai kegiatan yang berintikan perencanaan ,pengorganisasian
pengerakan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pengelolaan
adalah suatu istilah yang berasal dari kata “kelola” mengandung arti
serangkaian usaha yang bertujuan untuk mengali dan memanfaatkan segala potensi
yang dimiliki secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan tertentu yang
telah direncanakan sebelumnya. (http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2108155-pengertianpengelolaan/#ixzz2ejsUBCB1,diakses13September 2013 12:23:44)
Pakar administrasi, The Liang Gie
menyatakan arsip adalah sekumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat dengan cepat ditemukan kembali.
Peraturan Pemerintah No. 34
tahun 1979, istilah arsip dapat berarti:
a.
Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan
b.
Gedung (ruang) penyimpanan naskah atau dokumen
c.
Organisasi atau lembaga yang mengelola dan
menyimpan kumpulan naskah atau
dokumen.
Kearsipan adalah suatu
proses kegiatan menyimpan arsip secara sistematis sehingga bila sewaktu-waktu
dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan.
Pengarsipan adalah kegiatan
menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman
agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu
organisasi, menurut The Liang Gie (1996:115).
Menurut GR. Terry, filing
adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik
menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga
setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah
dan cepat.
Berdasarkan
pendapat para ahli maka dapat disimpulkan pengarsipan adalah proses kegiatan
pengaturan arsip dengan menggunakan sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat
diketemukan kembali sewaktu diperlukan. Sistem kearsipan (filing system) adalah suatu sistem, metode atau cara yang telah
direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan, penyimpanan, dan pemeliharaan
arsip sehingga arsip-arsip dapat diketemukan kembali dengan mudah.
Dalam mengelola arsip-arsip,
biasanya suatu organisasi atau perusahaan menyimpan arsip-arsip manual menggunakan
filing cabinet (lemari arsip) atau langsung pada odner, sedangkan arsip elektronik
dikelola dengan komputer. Alat
bantu untuk memudahkan penemuan kembali
arsip dapat berupa:
a.
Filing Cabinet (Laci/rak kabinet) yang berfungsi sebagai tempat ordner
b. Ordner yang berguna sebagai tempat penyimpanan
folder atau dokumen
c. Guide sebagai penuntun dan pembatas antar folder
d. Folder berfungsi sebagai tempat penyimpanan surat-surat
atau dokumen
Sistem yang dipakai untuk
menyimpan arsip-arsip manual menggunakan salah satu filing system atau gabungan dari kelima sistem pengarsipan yang
sudah umum dipakai. Kelima filing system
tersebut adalah :
1)
Sistem abjad (Alphabetical
Filing System)
2)
Sistem tanggal (Chronological
Filing System)
3)
Sistem nomor (Numeric
Filing System )
4)
Sistem pokok masalah (Subject Filing System)
5)
Sistem wilayah (Geographic
Filing System)
2.2.1 Pengarsipan Secara Sistem Abjad
Pengarsipan secara sistem
Abjad adalah suatu sistem penyimpanan arsip ataupun berkas-berkas penting
berdasarkan abjad yang berasal dari nama orang, nama perusahaan, nama organsiasi,
maupun instansi pemerintah. Nama tersebut diindeks terlebih dahulu baru
dijadikan sebagai kata tangkap (kode) dalam penyimpanannya, kemudian diurutkan
berdasarkan urutan abjad. Mengindeks nama yang akan dijadikan kode tersebut
harus mengikuti peraturan mengindeks.
Berikut adalah
beberapa peraturan dalam mengindeks :
1. Indeks
nama perseorangan
Nama
orang Indonesia pada umumnya adalah nama pada urutan terakhir penulisan nama
tersebut:
Contoh:
Caption :
Dra. R.A. Rosa Hartanto
Indeks :
Hartanto,
Rosa, RA, Dra
Kode Abjad : Ha
Arsip yang berkode Ha ini selanjutnya disimpan
di belakang guide
yang berkode H.
2. Indeks
nama Perusahaan dengan Singkatan
Cara
Mengindeks nama perusahaan dengan
singkatan adalah dengan
memanjangkan dahulu singkatan, kemudian baru
diindeks dan kalau
perlu memakai tunjuk silang, contoh:
Caption :
PT Damos Indah
Indeks :
Damos, Indah, Perseroan Terbatas
Kode Abjad :
Da ini berarti arsip disimpan di
belakang guide
yang
berkode D
Berikut adalah langkah-langkah
dalam pengarsipan sistem Abjad:
2.2.2
Pengarsipan
Secara
Sistem Tanggal
Sistem tanggal/kronologis
adalah sistem penyimpanan surat berdasarkan tanggal dibuatnya surat tersebut.
Pembagian sistem
tanggal ada 3 tahap, yaitu:
1.
Pembagian
utama berdasarkan tahun (judul laci);
2.
Pembagian
pembantu berdasarkan bulan (judul guide);
3.
Pembagian
kecil berdasarkan tanggal (judul folder).
Susunan
guide dan folder dalam filing cabinet didasarkan pada:
1.
Laci
menggambarkan tahun,
2.
Guide
menggambarkan bulan, dan
3.
Folder
menggambarkan tanggal.
Berikut contoh pengarsipan
secara sistem tanggal: Misal Surat
berasal dari PT MAKMUR JAYA yang dibuat tanggal 20
November 2011. Ini berarti laci
dapat diberi kode 2011 lalu guide dituliskan November sedangkan foldernya berkode 20.
Lalu
langkah yang terakhir setelah surat kita urutkan langsung kita lakukan
penyusunan guide
dari tahun, penyusunan
folder dari nama bulan
serta
penyusunan urutan surat berdasarkan tanggal surat.
LIHAT
2.2.3 Pengarsipan
Secara Sistem Nomor Terminal Digit dan DDC
Sistem
penyimpanan menurut teminal digit ini adalah sistem penyimpanan
berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip. Dalam sistem ini perlengkapan yang diperlukan adalah filing cabinet; guide (setiap
laci 10 guide); folder (setiap guide 10 folder). Yang berbeda di
sini adalah cara mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
Cara
mengindeks kode nomor Terminal Digit adalah sebagai
berikut: Dua angka dari
belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide. Satu
angka setelah unit 1 sebagai unit 2, yaitu menunjukkan nomor folder. Sisa seluruh angka sesudah unit 2
sebagai unit 3, yaitu menunjukkan surat yang ke sekian dalam folder. Contoh surat dengan kode nomor 55317, berarti surat tersebut disimpan
dalam laci 10-19, di belakang guide 17, di dalam folder nomor 3, dan
merupakan surat yang ke-55.
Sistem nomor DDC (Decimal Dewey Clasification) adalah membagi masalah
menjadi 10 kelas utama. Setiap kelas utama tersebut dibagi menjadi 10 divisi,
yang masing-masing divisi dibagi menjadi 10 seksi. Pada setiap kelas utama
disediakan 10 laci, kelas divisi disediakan 100 guide, dan kelas seksi
disediakan 1000 folder. Berikut adalah langkah-langkah pengarsipan sistem nomor DDC :
1.
membuat daftar klasifikasinya agar lebih mudah dalam mencari surat itu kembali apabila sedang
diperlukan. Contoh dimana suatu surat berasal dari PT
MATAHARI TERANG dengan perihal Nota dinas. Dengan melihat perihal surat dapat ditentukan kode nomor
surat sesuai
daftar klasifikasi yaitu pada
laci yang berkode 100 dan pada guide yang berkode 110 serta pada urutan surat
yang berkode
110.0
KODE
|
MASALAH
|
GUIDE
|
FOLDER
|
URUTAN
SURAT
|
KET
|
000
|
KEPEGAWAIAN
|
000
|
000
|
000.0
|
-
|
010
|
Lamaran
Kerja
|
010
|
010
|
010.0
|
-
|
020
|
Mutasi
|
020
|
020
|
020.0
|
-
|
100
|
DINAS
|
100
|
100
|
100.0
|
-
|
110
|
Memo & Nota
|
110
|
110
|
110.0
|
-
|
120
|
Surat
Tugas
|
120
|
120
|
120.0
|
-
|
130
|
Surat
Keputusan
|
130
|
130
|
130.0
|
-
|
2.
Dari
daftar
klasifikasi dapat diketahui kode
surat yaitu 110.0 karena
kode tersebut
disediakan untuk surat yang berperihal memo dan nota
3.
langkah selanjutnya supaya lebih mudah dalam pengarsipannya
adalah
menuliskan kode 110.0 pada bagian atas kanan surat sesuai
dengan kode
yang tertera pada daftar klasifikasi.
2.2.4 Pengarsipan Secara Sistem Subject
Sistem subjec atau perihal atau masalah merupakan cara penyimpanan dan penemuan
kembali surat dengan berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk melakukan sistem ini yaitu daftar klasifikasi
yang memuat seluruh kegiatan/masalah/hal-hal yang dilakukan di seluruh kantor
tempat sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan
lagi. Masalah-masalah pokok dituliskan pada pembagian utama, sedangkan
uraian masalahnya disebut pada pembagian pembantu. Apabila uraian
masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, bagian
ini disebut sub pembagian pembantu.
Contoh dari kegiatan/masalah yang ada di perusahaan adalah dari divisi
Kepegawaian. Kepegawaian ini menjadi subjek utama yang diuraikan lagi pada
pembagian pembantu atau sub subjek yaitu contohnya pengadaan. Pengadaan
diuraikan lagi menjadi masalah yang lebih kecil lagi atau disebut sub sub
subjek atau pembagian pembantu yaitu contohnya Perijinan Karyawan. Surat yang
berasal dari karyawan yang ijin karena sesuatu hal, maka akan diarsipkan pada
sub sub subjek dengan kode KP1.1.4 Ijin, yang berasal dari sub subjek KP1.2
Pengadaan, dan secara garis besarnya berasal dari subjek Kepegawaian.
Masalah-masalah yang ada disuatu perusahaan tersebut tentunya masih banyak
seperti masalah KEUANGAN dan lain sebagainya. Pada contoh daftar klasifikasi
yang dibuat hanya masalah kepegawaian saja.
Berikut contoh
daftar klasifikasi sistem subject :
No / Kode
|
Main Subject
|
Sub Subject
|
Sub – Sub Subject
|
1.
KP
|
KEPEGAWAIAN
|
KP1.1 Pengadaan |
KP 1.1.1 Formasi
|
KP
1.1.2 Penerimaan
|
|||
KP 1.1.3 Pengangkatan
|
|||
 |
KP 1.1.4 Ijin
|
||
KP 1.1.5 Mutasi
|
|||
KP1.2
Kesejahteraan
|
KP 1.2.1 Kesehatan
|
||
KP 1.2.2 Bantuan
Sosial
|
|||
KP 1.2.3
Tunjangan
|
|||
2.2.4 Pengarsipan Secara Sistem Wilayah
Sistem
geografis atau wilayah adalah sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pada pembagian wilayah/daerah yang menjadi alamat
surat. Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau
tempat penyimpanan berdasarkan geografi/wilayah/kota dari
surat itu berasal dan tujuan surat dikirim. Sistem ini lebih banyak
digunakan di kantor-kantor pemerintahan seperti kantor kecamatan maupun kelurahan.
Namun ada juga perusahaan-perusahaan yang pengarsipannya menggunakan sistem wilayah, contohnya
perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman barang seperti TIKI, JNE,
MSA Cargo, dan lain sebagainya.
Berikut adalah langkah-langkah pengarsipan secara sistem wilayah:
1. Penyimpanan dan temu balik surat menurut
kelompok atau
tempat penyimpanan
berdasarkan geografi / wilayah / kota dari
surat berasal dan
tujuan dari surat yang akan
dikirim.
2. Dalam penyimpanannya sistem ini harus dibantu dengan sistem
abjad atau sistem tanggal.
2.3 Prosedur Pelaksanaan Prakerin di
SMK Strada Daan Mogot
Pelaksanaan
Prakerin di SMK Strada Daan Mogot menggunakan sistem “block release” yaitu pada
bulan Juni dan Juli karena pada bulan tersebut siswa sudah memasuki libur
panjang, yaitu libur kenaikan kelas. “Block
Release” adalah suatu metode kegiatan praktik kerja industri yang
dilaksanakan pada suatu periode tertentu. Prakerin dilaksanakan pada saat
liburan kenaikan
kelas supaya tidak mengganggu aktivitas pembelajaran di sekolah dan juga untuk
memperpanjang waktu siswa Prakerin di perusahaan.
Siswa yang
melaksanakan Prakerin pada
saat bulan Juli adalah siswa kelas XI yang telah mengikuti ulangan akhir semester kenaikan kelas, sehingga
ketika selesai melaksanakan Prakerin, siswa sudah duduk di kelas XII. Siswa yang tinggal kelas tidak berhak melanjutkan Prakerin. Pihak sekolah biasanya
akan mengirimkan surat pemberitahuan tentang hal tersebut ke pihak perusahaan,
dan pihak perusahaan tentunya akan memberhentikan siswa yang tidak naik kelas
tersebut.
Berikut
adalah prosedur pelaksanaan Prakerin di SMK Strada Daan Mogot:
1.
Survey Perusahaan
Pihak sekolah memberikan rekomendasi daftar perusahaan-perusahaan
yang pernah menerima siswa SMK Strada Daan Mogot melaksanakan Prakerin. Dari
rekomendasi tersebut kemudian para siswa survey langsung ke perusahaan yang
diinginkan. Banyak
siswa yang mencari lokasi tempat mereka Prakerin dekat dengan lokasi kediaman
siswa untuk efisiensi waktu dan biaya. Hanya ada beberapa siswa yang memilih
tempat Prakerin di kota lain, karena di perusahaan tersebut kemungkinan ada
relasi. Kota Tangerang yang dikenal sebagai kota industri, tidaklah menyulitkan
siswa dalam mencari tempat untuk
Prakerin.
2. Pengajuan Surat Permohonan Prakerin
Setelah siswa survey ke perusahaan, selanjutnya meminta surat
permohonan Prakerin dari sekolah dan mengirimkan ke perusahaan yang diinginkan
tersebut.
3. Konfirmasi
Biasanya pihak DU/DI bila bersedia menerima siswa yang akan Prakerin
di perusahaannya, akan memberikan konfirmasi berupa balasan surat yang
menyatakan bahwa siswa tersebut diterima.
4. Pembekalan
Sebelum pelaksanaan Prakerin, siswa diberi pengarahan dan pembekalan tentang tata tertib
dan tugas-tugas apa saja yang harus dilakukan pada saat Prakerin.
5. Pelaksanan Prakerin
Setelah siswa melaksanakan ujian
kenaikan kelas, siswa dapat langsung Prakerin sesuai dengan tanggal yang
sudah disepakati dengan pihak perusahaan. Pihak sekolah melakukan monitoring sebanyak dua kali yaitu pada saat mengantarkan
siswa mulai Prakerin dan pada saat siswa akan selesai Prakerin.
6. Pembuatan Laporan
Setelah siswa kembali ke sekolah, selanjutnya adalah membuat laporan hasil Prakerin yang
didampingi oleh guru pembimbing.
Pihak DU/DI di
kota Tangerang sangat
bersahabat dalam menerima siswa SMK Strada
Daan Mogot untuk
praktik di perusahaanya, meskipun kedua institusi tersebut untuk program keahlian Akuntansi dan Administrasi belum mengadakan perjanjian kerjasama atau
yang sering disebut sebagai Memorandum of
Understanding (MOU). Setiap tahun banyak perusahaan yang menawarkan tempat
untuk Prakerin siswa SMK Strada Daan Mogot, karena mereka sudah mempunyai
kepercayaan terhadap kompetensi yang dimiliki siswa sekolah tersebut dari tahun
ke tahun. Hal ini diketahui Penulis dari wawancara langsung pada saat
monitoring Prakerin.
2.4
Hubungan Prakerin dengan Peningkatan Kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan
Siswa Kelas XII Program Keahlian Administrasi
Perkantoran
Pekerjaan yang dilakukan siswa pada saat
Prakerin pada umumnya adalah pekerjaan yang berhubungan dengan bidang administrasi. Hal ini sangatlah
menguntungkan bagi siswa SMK Strada Daan Mogot terutama bagi siswa program keahlian Administrasi Perkantoran.
Kompetensi siswa program keahlian Administrasi
Perkantoran semakin meningkat karena sistem pengelolaan arsip yang digunakan di
perusahaan sudah banyak variasinya dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan dan perkembangan teknologi
informasi. Keterlibatan siswa dalam
pengelolaan arsip membuat mereka memperoleh pengalaman dalam menggunakan salah
satu ataupun gabungan dari filing system
yang sudah dipelajari di sekolah. Hal ini merupakan salah satu ukuran yang
menunjukkan peningkatan kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan. Peningkatan
tersebut juga dapat dilihat dari perbandingan nilai kompetensi tersebut sebelum
dan sesudah Prakerin serta nilai yang diberikan pihak perusahaan pada saat
siswa telah menyelesaikan Prakerin.
2.4.1 Variasi Pengarsipan
Contoh variasi filing system yang dilakukan sisrwa pada waktu Prakerin. didapat
dari hasil wawancara setelah siswa mekaksanakan Prakerin dan dari hasil ulangan
pertama setelah pelaksanaan Prakerin.
Pada jawaban ulangan tersebut seluruh siswa memaparkan dan menggambarkan
secara rinci bagaimana kegiatan pengarsipan yang mereka lakukan mulai dari
menyortir dan menyimpan arsip-arsip. Penulis hanya memaparkan hasil dari
beberapa siswa mengingat keterbatasan waktu.
1. PT PRAMBANAN
Siswa
dengan nomor urut absen 37 melaksanakan Prakerin
di bagian gudang
di PT Prambanan. Salah satu pekerjaan yang
ikut dilakukan di perusahaan adalah menyortir dan mengarsipkan dokumen. Seperti yang telah diajarkan di sekolah,
siswa mendapatkan tugas untuk menyortir
dan mengarsipkan dokumen-dokumen atau arsip-arsip. Langkah-langkah yang dilakukan pada saat mengelola
kearsipan di perusahaan tersebut adalah sebagai berikut:
Laporan
Penerimaan Barang (LPB)
adalah sebuah laporan yang berisi tentang list item barang-barang yang diterima
oleh PT Prambanan Kencana. Ada 2 macam LPB
yaitu LPB Impor dan LPB Lokal. LPB impor adalah sebuah laporan yang
berisi tentang list item barang-barang yang diterima dan yang berasal dari luar
negeri. Sedangkan LPB lokal adalah sebuah laporan yang berisi tentang list item
barang-barang yang diterima dan yang
berasal dari dalam negeri.
b. Setelah disortir, arsip-arsip tersebut diurutkan
berdasarkan nomor ataupun tanggal. Arsip-arsip yang diurutkan sesuai tanggal
misalnya seperti surat jalan, tanda terima, transfer order, packing slip aupun
packing list. Ada juga yang diurutkan berdasarkan nomor urut pembuatan arsip
tersebut misal laporan penerimaan barang, pengajuan pembuangan dan berita acara
pembuangan.
c. Jika menggunakan sistem tanggal, tanggal yang digunakan
adalah tanggal terlama berada di bawah dan tanggal terbaru diletakkan paling
atas.
d. Jika menggunakan sistem nomor, nomor urut yang lebih
kecil diletakkan di bawah dan nomor urut yang lebih besar diletakkan diatasnya.
e. Setelah disortir dan diurutkan berdasarkan nomor ataupun tanggalnya,
selanjutnya arsip-arsip tersebut dilubangi, selanjutnya
membuat guide untuk pengarsipan yang sistem tanggalnya
saja.
c.
Setelah
selesai memisahkan warna-warna tersebut, lalu mengurutkan nomor dari yang
terkecil hingga terbesar, surat jalan yang asli disatukan dengan surat jalan
berwarna merah muda
d.
sedangkan
warna hijau diurutkan sesuai dengan tanggal dan warna biru dapat dibuang.
e. Langkah selanjutnya adalah memisahkan bagian-bagian dari
masing-masing surat jalan tersebut. Bagian-bagian surat jalan tersebut yaitu
HC, CM, dan UM. Bagian yang dimaksud disini adalah bagian dari unit yang ada di
perusahaan tersebut.
f.
Setelah
dipisahkan masing-masing bagian lalu surat jalan tersebut dimasukkan ke dalam
ordner, sebelumnya dilubangi terlebih dahulu, (dimasukkan ke ordner sesuai
bagian).
2. PT
Utama Raya Utama
Siswa dengan nomor
absen 10 bekerja di bagian administrasi gudang (kantor yang khusus untuk gudang)
dan melakukan pengelolaan arsip dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a.
Pertama-tama
menyortir bon berdasarkan:
1)
papan
dan kain
2)
busa/bahan
3)
baut,mur,dan
sebagainya
b.
Setelah
disortir, bon disusun berdasarkan tanggal pembuatan bon
c.
Kemudian
menginput data dari bon tersebut ke komputer dengan menggunakan program issues.
d.
Setelah
input selesai, berikan kode pada bon. Kode berasal dari nomor input yang tertera di komputer.
e.
Langkah
selanjutnya adalah mencetak data yang sudah diinput di komputer, lalu
digabungkan dengan lembaran bon asli.
f.
Selanjutnya
kedua lembaran tersebut diarsipkan sesuai dengan tanggal bon. Lembar bon asli
berada di atas dan bon cetakan berada di bawah.
2.4.2 Perbandingan
Nilai Kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan
Sebelum
dan Sesudah Prakerin
Bukti fisik lain yang didapat Penulis
mengenai peningkatan kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan adalah dari perbandingan hasil ulangan kompetensi
Mengelola Sistem Kearsipan sebelum Prakerin dengan ulangan sesudah Prakerin
siswa kelas XII program keahlian Administrasi Perkantoran, serta nilai
kompetensi yang tercantum dalam sertifikat yang diberikan perusahaan pada saat
siswa selesai melaksanakan Prakerin. Sebelum mengikuti Prakerin siswa kelas XII
adalah siswa kelas XI, sehingga nilai yang disajikan adalah nilai ulangan terakhir
kelas XI dan ulangan pertama di kelas XII. Berdasarkan pemetaan kurikulum, Kompetensi
Mengelola Sistem Kearsipan diajarkan di
kelas XI dan kelas XII.
Berikut adalah nilai rata-rata dari
Kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan seluruh siswa kelas XII program keahlian
Administrasi Perkantoran sebelum dan sesudah pelaksanaan Prakerin, serta nilai
yang diberikan pihak perusahaan (daftar nilai terlampir). Nilai rata-rata
Kompetensi tersebut dirubah ke dalam bentuk diagram untuk lebih memperjelas
peningkatan kompetensi tersebut.
Tabel Diagram 1
Perbandingan
Nilai Rata-Rata Seluruh Siswa Kelas XII
Kompetensi Mengelola Sistem
Kearsipan
Dari tabel diagram 1 dapat dilihat bahwa
rata-rata nilai kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan siswa sebelum
melaksanakan Prakerin adalah 8.14, setelah pelaksanaan Prakerin nilai tersebut
meningkat menjadi rata-rata 8.65. Rata-rata nilai yang diberikan perusahaan
juga lebih besar dari rata-rata nilai sebelum Prakerin yaitu 8.54. Perbandingan
rata-rata nilai Kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan sebelum dan sesudah
Prakerin, serta rata-rata nilai yang diberikan perusahaan telah menunjukkan
peningkatan secara signifikan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Simpulan
Praktik Kerja
Industri (Prakerin) atau yang sering disebut sebagai Pendidikan Sistem Ganda (Dual System), yang di negara maju seperti Jerman mendapat
perhatian khusus adalah suatu bentuk pembelajaran yang melibatkan dunia kerja
sebagai mitra Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) sebagai tempat penerapan dan
peningkatan kompetensi kejuruan produktif yang dimiliki siswa. Program
Prakerin ini sangat penting bagi dunia pendidikan yaitu SMK sehingga pemetaan kompetensi kejuruan produktif SMK dibuat berkombinasi dengan berbagai kegiatan yang ada
di dunia usaha atau dunia industri untuk menciptakan lulusan yang berkualitas,
kompetitif dan siap kerja
pada bidang keahliannya masing-masing.
Salah satu
kompetensi kejuruan produktif SMK program keahlian Administrasi Perkantoran
adalah Mengelola Sistem Kearsipan. Arsip di suatu perusahaan sangat berperan
penting dalam mencapai tujuan perusahaan. Perusahaan-perusahaan yang dinamika
kegiatannya tinggi tentulah dalam aktivitasnya sehari-hari tidak terlepas dari
pengelolaan surat atau dokumen. Bila isi surat atau dokumen tersebut selesai
diproses dan ditindaklanjuti, sedangkan nilai guna yang terkandung di dalamnya
masih tinggi, maka harus disimpan secara sistematis sehingga bila dibutuhkan
kembali dapat dengan mudah ditemukan.
Peningkatan
kompetensi Mengelola Sistem Kearsipan siswa kelas XII program keahlian Administrasi Perkantoran SMK Strada
Daan Mogot terlihat signifikan setelah melaksanakan Prakerin. Hal ini dapat
dilihat dari hasil wawancara dan survey pada saat monitoring selama mendampingi
siswa Prakerin dan dari nilai yang diberikan pihak dunia usaha atau dunia
industri (DU/DI) yang tercantum dalam sertifikat, yang diberikan setelah siswa
menyelesaikan Prakerin. Peningkatan
tersebut juga terlihat dari hasil ulangan pertama (setelah selesai Prakerin),
dimana siswa dalam mengelola arsip semakin mampu memvariasikan berbagai filing system
(sistem pengarsipan) dengan
menggabungkan sistem yang satu dengan sistem yang lain, contohnya sistem nomor
dengan sistem tanggal, sistem subjek dengan sistem tanggal atau sistem abjad
dengan sistem tanggal.
Kemampuan
memvariasikan berbagai sistem diperoleh pada saat siswa melaksanakan Prakerin.
Pihak perusahaan mau melibatkan siswa dalam pekerjaan pengelolaan arsip karena
siswa dinilai
memiliki potensi dan keahlian yang sudah diperoleh dari
pembelajaran di sekolah. Dengan
dilibatkannya siswa program
keahlian Administrasi Perkantoran dalam
kegiatan pengelolaan arsip, maka kompetensi Mengelola
Sistem Kearsipan mereka semakin meningkat.
3.2
Saran
Peningkatan Kompetensi Mengelola Sistem
Kearsipan siswa kelas XII program keahlian Administrasi Perkantoran terjadi
setelah pelaksanaan Prakerin. Hal ini sudah terbukti, untuk itu penulis memberikan beberapa
saran sebagai berikut :
1. Pihak
sekolah yaitu SMK Strada Daan Mogot khususnya untuk program keahlian
Administrasi Perkantoran sebaiknya sudah mengadakan perjanjian kerjasama atau
yang sering disebut “Memorandum of
Understanding (MOU)” dengan pihak dunia kerja sehingga kegiatan Prakerin dapat
berjalan lebih baik.
2. Pihak
sekolah memfasilitasi guru-guru produktif untuk melakukan pendekatan ke pihak
dunia kerja dengan cara studi banding ke perusahaan-perusahaan yang bidang
kegiatannya sesuai dengan program keahlian yang diajarkan di sekolah.
3. Waktu
pelaksanaan Prakerin sebaiknya diperpanjang dari dua bulan menjadi tiga bulan untuk memantapkan kompetensi
program keahlian produktif,
karena pada bulan pertama biasanya siswa masih dalam tahap pengenalan, pada bulan kedua sudah memasuki tahap pembiasaan,
sebaiknya bulan ketiga sebagai tahap untuk mengeksplor kegiatan-kegiatan kerja
yang ada pada perusahaan tersebut, seperti yang diketahui bahwa sebenarnya
kegiatan proses pembelajaran di SMK tidak hanya di sekolah tetapi juga di
perusahaan.
4. Pada
saat monitoring Prakerin, pihak sekolah menyediakan satu hari penuh khusus
untuk pelaksanaan monitoring sehingga guru mempunyai waktu yang cukup untuk
berkomunikasi ke pihak perusahaan dalam
membahas kompetensi yang
dibutuhkan dunia kerja. Dengan komunikasi ini proses pembelajaran dapat dilaksanakan langsung di dunia kerja.
Comments