MENGELOLA PERTEMUAN/RAPAT

Salah satu materi kompetensi OTK HUMAS DAN KEPROTOKOLAN adalah Mengelola Pertemuan/ Rapat    

Rapat merupakan suatu kegiatan bertemunya dua orang atau lebih untuk membicarakan suatu hal, memecahkan suatu masalah, menyetujui suatu kebijakan untuk mencapai suatu kesepakatan.

Menurut Wardoyo (1980:41) mengelola merupakan suatu proses kegiatan yang di dalamnya terdapat perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pengertian rapat menurut Samsir Rambe dalam buku Etika Komunikasi adalah berkumpulnya beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu masalah dan sekaligus mengadakan perundingan untuk memperoleh suatu hasil yang disetujui bersama.

Menurut Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.

Kompetensi Mengelola Pertemuan/Rapat secara garis besar membahas:

1.   Merencanakan dan Mempersiapkan Pertemuan

2.  Menyelenggarakan Pertemuan

3.  Menggandakan dan Mendistribusikan Hasil Pertemuan

Prinsip-prinsip dasar dalam merencanakan dan mempersiapkan rapat :

a.    “Why”

Untuk menentukan urgensi atau mendesak atau tidaknya rapat tersebut

b.   “What”

Untuk mempersiapkan agenda rapat

c.         “Who”

    Untuk menetukan peserta rapat yang diundang

d.        “When”

Untuk menetukan apakah rapat tersebut akan diselanggakan secara berkala/hanya sekali, tertutup atau terbuka

Hal pokok yang paling penting dalam perencanaan dan persiapan rapat adalah :

1.       Menentukan peserta rapat dan membuat surat undangan rapat

2.      Mempersiapkan bahan atau materi yang akan dirapatkan

3.      Membuat agenda dan susunan acara rapat

4.      Mempersiapkan akomodasi rapat

5.      Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Dalam penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pihak yang bertanggung jawab atas kelancaran proses penyelenggaraan rapat mulai dari rapat hingga akhir. Rapat biasanya langsung dibuka oleh pemimpin rapat, tetapi ada juga pembukaan rapat yang dilakukan oleh pembawa acara, seseorang yang menduduki posisi tertinggi pada suatu perusahaan/organisasi atau seseorang yang disegani.

1.   Membuka rapat

Hal-hal yang harus dikemukakan dalam membuka subuah rapat adalah sebagai berikut :

a.         Acara rapat.

b.        Tata tertb rapat (bersifat fleksibel).

c.         Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).

d.        Pengenalan masalah atau persoalan masalah yang akan dibahas.

e.         Tujuan diadakannya rapat.

f.         Tanggapan-tanggapan atau saran.

2.         Berlangsungnya rapat

Selama rapat berlangsung pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar tertib. Masalah yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti terjadinya perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli pembicaraan oleh salah seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya.

Selama rapat berlangsung sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat. Bentuk catatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinan rapat.

Ada dua bentuk catatan rapat, yaitu sebagai berikut :

a. Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanpa ditambahi  ataupun dikurangi.

b. Notula, yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat.

3.  Menutup rapat

Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup. Apabila dalam rapat belum ditemukan keputusan, maka pemimpin rapat dapat memunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah tersebut. Akan tetapi, bila dalam rapat tersebut tidak ditemukan hambatan dan telah menghasilkan keputusan maka diakhir rapat, pemimpin rapat dapat membacakan hasil dari pertemua/ rapat tersebut dan memberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belum tercakup dalam hasil keputusan rapat. Setelah tidak ada lagi permasalahan, maka pemimpin rapat dapat menutup rapat.

Teknik Menyusun Notula Rapat Dan Resume Rapat

1.       Pengertian notula

Menurut KBBI notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Seseorang yang menulis notula dinamakan notulis.

Yang dimaksud dengan notula harfiah ialah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa meng­hilangkan atau menambahkan kata lain (kata dari notulis).

Untuk menjadi seorang notulis yang handal diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang notulis, yaitu:

a.       mendengarkan dan menulis.

b.      memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting

c.       konsentrasi yang tinggi

d.      menulis cepat/stenografi/shorthand.

e.      bersikap objektif dan jujur

f.        menguasai bahasa teknis/baku dan menguasai materi pembahasan

g.       mengetahui dan memenuhi kebutuhan pem­baca notula

h.      mengemukakan basil mendengarkan dengan cepat, ringkas, dan tepat.

i.         menguasai metode pencatatan secara siste­matis.

j.        menguasai metode pengolahan data

k.       menguasai berbagai hal yang berkaitan dengan rapat

l.         menyimpulkan hasil rapat.

Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.

Notula yang lengkap berisi hal-hal seperti di bawah ini, walaupun ada organisasi atau lembaga yang menyimpang dari urutan-urutan berikut:

a.       Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat;

b.      Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain);

c.       Hari dan tanggal diselenggarakan rapat;

d.      Tempat rapat;

e.    Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti ditulis sampai dengan selesai);

f.        Nama dan jabatan pimpinan rapat;

g.       Daftar hadir peserta;

h.      Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu;

i.         Catatan semua persoalan yang belum ada keputusan;

j.        Usul-usul atau perbaikan-perbaikan;

k.       Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat kembali;

l.         Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila perlu);

m.    Tanda tangan notulis dan ketua rapat.

2.       Susunan Notula

Hal yang harus diperhatikan pada waktu menyusun notula, antara lain sebagai berikut:

1)    Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan. lebih-lebih pembicaraan itu     

dilaksanakan secara berkala.

2)   Jam berapa dibuka, harus disebutkan begitu berakhirnya.

3)  Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notula.

4) Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya

5)  Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui jangan dituliskan, lebih baik ditulis

6)  Setelah rapat selesai notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali salinannya ditik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta Ketua.

7)   Bila perlu digandakan, untuk dibagikan pada yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dibagikan pada waktu rapat berikutnya.