Buku Catatan Barang Non Inventaris: Pengertian, Fungsi, Cara Mengisi, Contoh, dan Format Lengkap

Buku catatan barang non inventaris design by lambue sofia simamora

Dalam kegiatan administrasi perkantoran, pengelolaan barang menjadi salah satu pekerjaan yang sangat penting. Semua barang yang dimiliki oleh kantor, sekolah, instansi pemerintah, maupun perusahaan harus dicatat agar penggunaannya dapat dipertanggungjawabkan.

Selain Buku Induk Barang Inventaris dan Buku Golongan Barang Inventaris, terdapat pula Buku Catatan Barang Non Inventaris yang digunakan untuk mencatat barang-barang tertentu yang tidak termasuk barang inventaris tetap.

Bagi siswa Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis (MPLB), memahami buku ini merupakan kompetensi dasar dalam mata pelajaran administrasi sarana dan prasarana.

Apa Itu Buku Catatan Barang Non Inventaris?

Buku Catatan Barang Non Inventaris adalah buku administrasi yang digunakan untuk mencatat seluruh barang non inventaris atau barang habis pakai yang dimiliki oleh suatu organisasi, kantor, sekolah, maupun perusahaan. Jika Anda ingin memahami pencatatan seluruh aset tetap kantor, pelajari juga artikel mengenai Buku Induk Barang Inventaris.

Barang non inventaris merupakan barang yang masa penggunaannya relatif singkat, mudah habis, atau tidak memiliki nilai ekonomis untuk dicatat sebagai aset tetap. Sementara itu, barang yang memiliki masa manfaat jangka panjang dikelompokkan dalam Buku Golongan Barang Inventaris agar lebih mudah dikelola berdasarkan jenisnya.

Pencatatan dilakukan berdasarkan bukti penerimaan atau bukti penyerahan barang sehingga setiap barang yang masuk maupun digunakan dapat diketahui jumlah dan kondisinya.

Fungsi Buku Catatan Barang Non Inventaris :

1. Mengontrol persediaan barang habis pakai.
2. Memudahkan proses pengadaan barang berikutnya.
3. Mengetahui jumlah barang yang masih tersedia.
4. Memudahkan pemeriksaan atau audit administrasi.
5. Mengurangi risiko kehilangan barang.
6. Menjadi dasar dalam penyusunan laporan persediaan.
7. Membantu pengelolaan anggaran operasional kantor.

Contoh Barang Non Inventaris :

1. Kertas HVS
2. Pulpen
3. Pensil
4. Penghapus
5. Map
6. Ordner
7. Tinta printer
8. Toner printer
9. Kapur tulis
10. Spidol whiteboard
11. Isi staples
12. Amplop
13. Lakban
14. Lem
15. Flashdisk untuk kebutuhan operasional
16. Baterai
17. Masker
18. Tisu
19. Cairan pembersih
20. Sabun cuci tangan

Perbedaan barang inventaris dengan barang non inventaris :

perbedaan barang inventaris dan barang non inventaris design by lambue sofia simamora

Tujuan Penggolongan Barang

Dalam administrasi perkantoran, setiap barang dikelompokkan berdasarkan jenisnya agar proses pencatatan lebih mudah. Tujuan penggolongan barang antara lain:

1. mempermudah pencatatan;
2. mempercepat pencarian barang;
3. mempermudah penyimpanan;
4. membantu proses inventarisasi;
5. mempermudah penyusunan laporan;
6. mendukung kegiatan audit.

Untuk mempermudah identifikasi, setiap barang biasanya diberikan kode barang atau nomor stok. Kode tersebut umumnya menggunakan sistem angka (numeric code) sehingga lebih mudah dikenali dan dicari kembali ketika diperlukan.

Cara Mengisi Buku Catatan Barang Non Inventaris :

Berikut petunjuk pengisian Buku Catatan Barang Non Inventaris :

1. Nomor Urut

Diisi sesuai nomor urut pencatatan berdasarkan bukti penerimaan atau penyerahan barang.

2. Nama Barang

Diisi dengan nama barang sesuai istilah yang umum digunakan dalam bahasa Indonesia.

3. Nomor Kartu Stok

Diisi dengan nomor kartu stok yang dimiliki setiap jenis barang.

4. Spesifikasi Barang

Diisi dengan merek, tipe, ukuran, warna, nomor seri (jika ada), atau informasi lain yang memperjelas identitas barang.

5. Jumlah Barang

Diisi sesuai jumlah barang yang diterima.

6. Satuan

Diisi sesuai satuan barang, misalnya: 

• buah
• box
• rim
• lusin
• botol
• kilogram
• meter

7. Tahun Pembuatan

Diisi tahun produksi barang apabila tersedia.

8. Sumber Perolehan

Diisi asal barang diperoleh, misalnya:

• Pembelian
• Hibah
• Bantuan Pemerintah
• Donasi
• CSR Perusahaan

9. Dokumen Pendukung

Diisi berdasarkan dokumen yang menyertai barang, seperti:

• Faktur pembelian
• Surat jalan
• Berita acara serah terima
• Nota pembelian
• Beserta tanggal dokumennya.

10. Kondisi Barang

Diisi sesuai kondisi barang ketika diterima, misalnya:

• Baik
• Rusak ringan
• Rusak berat

11. Harga Satuan

Diisi sesuai harga per unit berdasarkan faktur pembelian.

12. Jumlah Harga

Diisi hasil perkalian antara jumlah barang dengan harga satuan.

13. Keterangan

Diisi informasi tambahan apabila diperlukan, misalnya lokasi penyimpanan, nama pengguna, atau catatan lainnya.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Beberapa kesalahan yang sering ditemukan saat mengisi Buku Catatan Barang Non Inventaris antara lain:

1. Tidak mencatat barang yang baru diterima.
2. Nama barang tidak sesuai dengan dokumen pembelian.
3. Tidak mengisi nomor kartu stok.
4. Harga satuan dan jumlah harga berbeda dengan faktur.
5. Kondisi barang tidak dicatat.
6. Dokumen pendukung tidak dilampirkan.
7. Pencatatan dilakukan terlambat sehingga stok tidak akurat.
8. Tips Mengelola Barang Non Inventaris

Tips Mengelola Barang Non Inventaris

Supaya barang habis pakai dapat dikendalikan dengan baik, berikut beberapa tips yang dapat diterapkan.

1. lakukan pencatatan setiap hari;
2. gunakan kartu stok;
3. lakukan stock opname secara berkala;
4. simpan bukti pembelian;
5. gunakan kode barang yang konsisten;
6. manfaatkan aplikasi inventaris apabila jumlah barang cukup banyak.

Agar administrasi barang berjalan lebih efektif, lakukan beberapa langkah berikut:

1. Catat setiap barang yang masuk pada hari yang sama.
2. Gunakan kartu stok untuk setiap jenis barang.
3. Lakukan pemeriksaan stok secara berkala.
4. Simpan seluruh bukti pembelian.
5. Gunakan aplikasi spreadsheet atau software inventaris agar pencatatan lebih cepat dan akurat.
6. Terapkan sistem First In First Out (FIFO) untuk barang yang memiliki masa pakai terbatas.

Penutup

Buku Catatan Barang Non Inventaris merupakan salah satu dokumen administrasi yang berfungsi untuk mencatat seluruh barang habis pakai dalam suatu organisasi. Melalui pencatatan yang tertib, kebutuhan operasional kantor dapat dipantau dengan baik, pengadaan barang menjadi lebih terencana, serta laporan persediaan dapat disusun secara akurat. 

Bagi siswa MPLB, memahami cara mengisi Buku Catatan Barang Non Inventaris merupakan keterampilan penting yang akan sering diterapkan saat Praktik Kerja Lapangan (PKL) maupun ketika bekerja di dunia usaha dan dunia industri.

FAQ

1. Apa yang dimaksud dengan Buku Catatan Barang Non Inventaris?

Buku Catatan Barang Non Inventaris adalah buku administrasi yang digunakan untuk mencatat barang habis pakai atau barang yang tidak termasuk aset inventaris tetap di kantor, sekolah, atau perusahaan.

2. Apa saja contoh barang non inventaris?

Contohnya adalah kertas HVS, pulpen, pensil, tinta printer, spidol, map, amplop, lem, staples, tisu, dan berbagai alat tulis kantor (ATK).

3. Apa perbedaan buku inventaris dan buku non inventaris?

Buku inventaris mencatat aset tetap yang digunakan dalam jangka panjang, sedangkan buku non inventaris mencatat barang habis pakai yang digunakan untuk operasional sehari-hari.

4. Mengapa barang non inventaris perlu dicatat?

Pencatatan diperlukan untuk mengendalikan stok, mempermudah pengadaan, mencegah pemborosan, dan mendukung penyusunan laporan administrasi yang akurat.

5. Bagaimana cara mengisi Buku Catatan Barang Non Inventaris?

Pengisian meliputi nomor urut, nama barang, nomor kartu stok, spesifikasi, jumlah, satuan, tahun pembuatan, sumber perolehan, dokumen pendukung, kondisi barang, harga satuan, jumlah harga, dan keterangan.

People Also Ask (PAA)

1. Apa fungsi Buku Catatan Barang Non Inventaris di kantor atau sekolah?

Buku Catatan Barang Non Inventaris berfungsi sebagai alat administrasi untuk mencatat seluruh barang habis pakai yang digunakan dalam kegiatan operasional kantor, sekolah, maupun instansi lainnya. Melalui pencatatan ini, petugas dapat mengetahui jumlah persediaan, mengontrol penggunaan barang, merencanakan pengadaan berikutnya, serta meminimalkan risiko kehilangan atau pemborosan. Selain itu, buku ini juga menjadi salah satu dokumen pendukung dalam proses pemeriksaan administrasi maupun audit inventaris.

2. Barang apa saja yang termasuk barang non inventaris?

Barang non inventaris adalah barang yang masa pakainya relatif singkat atau habis setelah digunakan sehingga tidak dicatat sebagai aset tetap. Contohnya meliputi kertas HVS, pulpen, pensil, spidol, tinta printer, map, amplop, staples, lem, tisu, baterai, dan berbagai alat tulis kantor (ATK). Barang-barang tersebut digunakan untuk mendukung kegiatan operasional sehari-hari dan umumnya memerlukan pengadaan secara berkala.

3. Mengapa Buku Catatan Barang Non Inventaris penting dalam administrasi perkantoran?

Pencatatan barang non inventaris sangat penting karena membantu menjaga ketertiban administrasi, mengendalikan stok barang habis pakai, serta memudahkan penyusunan laporan penggunaan barang. Dengan administrasi yang baik, kebutuhan operasional dapat dipenuhi tepat waktu, anggaran lebih mudah dikendalikan, dan proses pengadaan barang menjadi lebih efisien. Oleh karena itu, hampir setiap kantor, sekolah, maupun perusahaan memiliki sistem pencatatan barang non inventaris.

4. Siapa yang bertanggung jawab mengisi Buku Catatan Barang Non Inventaris?

Pengisian Buku Catatan Barang Non Inventaris biasanya menjadi tanggung jawab petugas administrasi, staf tata usaha, bagian perlengkapan, atau pengelola sarana dan prasarana. Setiap barang yang diterima maupun digunakan harus dicatat berdasarkan dokumen pendukung, seperti faktur pembelian atau berita acara serah terima, sehingga data persediaan selalu akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.

5. Apa manfaat menggunakan kode barang dalam Buku Catatan Barang Non Inventaris?

Kode barang digunakan untuk mempermudah identifikasi setiap jenis barang yang dicatat. Dengan adanya kode atau nomor stok, proses pencarian barang menjadi lebih cepat, pencatatan lebih rapi, dan risiko kesalahan administrasi dapat dikurangi. Penggunaan kode barang juga memudahkan penyusunan laporan inventaris serta mendukung sistem pengelolaan persediaan yang lebih efektif, terutama jika jumlah barang yang dikelola cukup banyak.

Semoga artikel mengenai Buku Catatan Barang Non Inventaris ini dapat membantu guru, siswa MPLB, mahasiswa, maupun tenaga administrasi memahami cara mengelola barang habis pakai secara lebih tertib. Jika artikel ini bermanfaat, silakan bagikan kepada teman atau rekan kerja agar semakin banyak yang memperoleh manfaat.