PENGARSIPAN SECARA SISTEM PERIHAL ( SUBJECT FILING SYSTEM )

 Pengarsipan Secara Sistem Subject

      Sistem subject atau perihal atau masalah  merupakan cara penyimpanan dan penemuan kembali surat dengan berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.  Yang perlu dipersiapkan untuk melakukan sistem ini yaitu daftar klasifikasi yang memuat seluruh kegiatan/masalah/hal-hal yang dilakukan di seluruh kantor tempat sistem ini diterapkan. 

Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. 

Masalah-masalah pokok dituliskan pada pembagian utama, 

sedangkan uraian masalahnya disebut pada pembagian pembantu. 

Apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, 

bagian ini disebut sub pembagian pembantu.

Contoh dari kegiatan/masalah yang ada di perusahaan adalah dari divisi Kepegawaian. Kepegawaian ini menjadi subjek utama yang diuraikan lagi pada pembagian pembantu atau sub subjek yaitu contohnya pengadaan. Pengadaan diuraikan lagi menjadi masalah yang lebih kecil lagi atau disebut sub sub subjek atau pembagian pembantu yaitu contohnya Perijinan Karyawan. Surat yang berasal dari karyawan yang ijin karena sesuatu hal, maka akan diarsipkan pada sub sub subjek dengan kode KP1.1.4 Ijin, yang berasal dari sub subjek KP1.2 Pengadaan, dan secara garis besarnya berasal dari subjek Kepegawaian. 

Masalah-masalah yang ada disuatu perusahaan tersebut tentunya masih banyak seperti masalah KEUANGAN dan lain sebagainya. Pada contoh daftar klasifikasi yang dibuat hanya masalah kepegawaian saja.

Berikut contoh daftar klasifikasi sistem subject :

No / Kode	Main Subject	Sub Subject	Sub – Sub Subject
1.                 KP	KEPEGAWAIAN	KP1.1 Pengadaan	KP 1.1.1 Formasi
			KP 1.1.2 Penerimaan
			KP 1.1.3 Pengangkatan
			KP 1.1.4 Ijin
			KP 1.1.5 Mutasi
		KP1.2 Kesejahteraan	KP 1.2.1 Kesehatan
			KP 1.2.2 Bantuan    Sosial
			KP 1.2.3 Tunjangan

Surat yang masuk merupakan surat ijin maka berdasarkan daftar klasifikasi  pada laci berkode “ KP” yaitu kepegawaian dan pada guide berkode  “ KP 1.1 Pengadaan“  sedangkan pada folder berkode “ KP 1.1.4 “Ijin “