IMPLEMENTASI PROBLEM BASED LEARNING PADA PROSES PEMBELAJARAN KOMPETENSI MENGELOLA PERTEMUAN/RAPAT DI KELAS X ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK STRADA DAAN MOGOT

               Pada awal proses pembelajaran guru mengarahkan para siswa untuk  membentuk tim kerja sebanyak 3 kelompok dengan jumlah anggota dalam satukelompok berisi 12 orang, satu kelompok berisi 11. Setiap kelompok  mempunyai seorang Chair Person (Ketua), seorang ScribeJuru Tulis/Sekretaris) untuk mencatat seluruh hal-hal penting selama kegiatan pembelajaran pada satu buku khusus dan, semua siswa bergantian menjadi Tutor. Guru menjadi Facilitator wajib memandu jalannya proses PBL dan mengarahkan juru tulis dalam mencatat hal apa saja yang dianggap penting selama proses kegiatan.Indikator dari keberhasilan siswa adalahkemampuan membuat Undangan Rapat, Agenda Rapat, Daftar Acara Rapat dan yang paling esensial adalah mampu menjadi seorang notulis yang handal (mampumembuat notulen dengan cepat, valid dan sesuai dengan sistematika yangberlaku).

                  Pada gambar, terlihat suasana kelas pada proses pembelajaran PBL, dimana para siswa terlibat secara aktif dan berkolaboratif/berkelompok untuk memecahkan permasalahan materi yang sudah dipresentasikan oleh guru terlebih dahulu.

                             

Suasana kelas pada proses pembelajaran PBL

1.      Mengidentifikasi Masalah ( Langkah I )

             Langkah pertama yang siswa lakukan adalah mengklarifikasi istilah dan konsep yang belum jelas. Pada tahap ini setiap siswa memandang istilah dan konsep dari sisi yang sama. Berikut adalah tahapan-tahapannya :

a.         Pertemuan I

 Guru memfasilitasi siswa dengan memutarkan video simulasi rapat (https://www.smkdamosdiary.com/2015/02/simulasi-rapat.html). Dari hasil pengamatan video tersebut guru menstimulasi para siswa dengan mempresentasikan permasalahan yaitu bagaimana caranya supaya setiap kelompok mampumempersiapkan dan mengelola suatu pertemuan/rapat seperti yang mereka tonton dari video danyang paling pokok adalah  kemampuan  membuat notulen rapatdengan cepat, valid dan sesuai dengan sistematika.

         Kemudian guru  mendorong siswa untuk meningkatkan rasa ingin tahu siswa tentang materi pokok rapat dengan mengidentifikasi solusi terlebih dahulu pengertian dari materi pendukung yaitu mendiskusikan pengertian rapat, jenis-jenis rapat, perencanaan dan persiapan suatu pertemuan/rapat, ini merupakan materi pendukung yang terlebih dahulu harus dikuasai siswa.

b.        Pertemuan II :

        Pada pertemuan II guru mengarahkan kelompok tim kerja untuk menuliskan dan mendiskusikan secara garis besar materi pokok pembelajaran yaitu pengetahuan dan keterampilan yang harus dikuasai. Pada kompetensi Mengelola Pertemuan /Rapat, materi yang harus kompeten adalah:

1.         Undangan Rapat

2.         Agenda Rapat

3.         Daftar Acara Rapat

4.         Notulen Rapat

       Seluruh anggota wajib memberikan pendapat mereka mengenai seluruh materi pokok yang dipandu oleh ketua kelompok. Guru bertindak sebagai fasilitator dan juga mengawasinya jalannya diskusi. Setiap siswa yang memberikan pendapat diberi penghargaan dengan ucapan terima kasih dan tepuk tangan.

Semua data-data yang mendukung permasalahan materi pokok pembelajaran dikumpulkankelompok timmelalui juru tulis dan nantinya dijadikan menjadi suatu bentuk definisi dari masalah yang sedang dibahas, sehingga permasalahan tersebut dapat diidentifikasi.

2. Mendefinisikan Masalah (Langkah II)

Masalah yang akan dibahas ditentukan definisinya dengan jelas.Seluruh kelompok harus berdiskusi untuk mencapai kesepakatan tentang materi. Sumber pembelajaran perpustakaan dan internet. Terkadang, ada masalah yang sengaja dijelaskan dalam perjalanan untuk menguji kemampuan siswa mengenali gejala tertentu.

Tahapan pada langkah II adalah :

a.         Pertemuan I :

     Pada langkah kedua ini guru mendampingi seluruh kelompok  yang sedang berdiskusi untuk mencapai kesepakatan tentang materi pendukung terlebih dahulu yaituapa yang kita ketahui tentang definisi rapat, penggolongan jenis-jenis rapat, bagaimana persiapan suatu rapat. Kemudian mendefinisikan masalah utama yaitu apa itu undangan rapat, agenda rapat, daftar acara rapat dan notulen.

     Selanjutnya guru mengarahkan ketua kelompok untuk menanyakan kepada anggotanya (pertanyaan pertama-tama berasal dari dunia nyata/riil yang berasal dari kehidupan sehari-hari) yaitu :

1.   apakah sudah pernah mendapat surat undangan biasa

     ( bukan undangan formal/rapat )

2.   apa  isi dari surat undangan tersebut

3.   bagaimana dengan surat undangan formal, apakah sudah pernah

     mendapatkannya.

4.   apakah sudah pernah membuat agenda (seperti agenda

harian atau rencana harian )

5.   apa isi dari agenda yang pernah Anda lihat. Bagaimana dengan  

     agenda rapat, apakah sudah pernah melihatnya

Juru ketik/sekretaris mencatat seluruh pendapat anggota, dan

melaluikesepakatan bersama yang dipimpin oleh ketua,

menyimpulkan seluruh definisi.

b.         Pertemuan II :

Pertemuan yang kedua ini guru kembali mengarahkan siswauntuk melanjutkan diskusi dan ketua memimpin diskusi. Sumber pembelajaran perpustakaan dan internet.  Pertanyaan yang dilontarkan adalah berasal dari guru yaitu :

a.    Sudah pernahkah membuat jadwal atau daftar aktivitas harian secara terperinci

b.      Apa saja yang ditulis dalam jadwal tersebut

c.       Apakah sudah pernah melihat daftar acara rapat

d.      Pada saat ini ada teman Anda yang menjadi juru tulis, bila Anda perhatikan hal-hal apa saja yang dia tulis.

e.       Pernah mendengar kata Notulen, coba Anda jelaskan jika pernah mendengarnya

f.        Bgaimana syarat menjadi seorang notulis yang handal.

Juru ketik/sekretaris kembali  mencatat seluruh pendapat anggota, dan melalui kesepakatan bersama yang dipimpin oleh ketua, menyimpulkan seluruh definisi pada pertemuan II

        Terkadang, ada masalah yang sengaja dijelaskan dalam perjalanan, inidibuat untuk menguji kemampuan siswa mengenali gejala tertentu yaitu bagaimana menata ruangan rapat.Meskipun para siswa memiliki beberapa pengetahuan sebelumnya untuk mengenali suatu masalah, akan tetapipengetahuan sebelumnya tersebut tidak memungkinkan mereka menyelesaikan masalah dengan segera. Tim kerja siswa harus memiliki lagi pengetahuan baru untuk menyelesaikan permasalahan utama.

3.      Curah Pendapat/Brainstorming ( Langkah III )

Pada pertemuan I tahap III ini,  guru meminta seluruh siswa untuk menjelaskan definisi dari semua materi pokok yaitu undangan rapat, agenda rapat, daftar acara rapat dan notulen rapatdengan mengikuti aturan yang telah disepakati bersama yaitu :

a.         Siswa yang ditunjuk oleh ketuanya wajib memberikan pendapat tentang materi pokok (guru memotivasi siswa dengan mengatakan jangan takut salah )

b.         Pendapat yang sudah disebutkan siswa lain, diminta untuk tidak dikemukakan lagi

c.         Setiap anggota harus bisa menahan diri, tidak menghakimi ataumendebat pendapat temannya

Semua ide atau pendapat yang dikemukakan siswa, dicatat oleh juru tulis masing-masing kelompok.Proses brainstorming dan diskusi merupakan pendekatan kolaboratif. Ini menghasilkan lebih banyak kreativitas dan keluaran dari setiap anggota kelompok.

Selanjutnya pada pertemuan II, guru mengadakan test tertulis untuk menguji hasil dari pembelajaran pada langkah 1, 2 dan ke-3

4.      Analisis Masalah (Langkah IV)

                   Peserta didik merefleksikan dan menganalisis hasil brainstorming yang mereka lakukan pada langkah 2 dan 3. Setiap anggota kelompok diperbolehkan untuk menyajikan ide secara penuh tentang materi. Anggota kelompok dapat memanfaatkan semua pengetahuan sebelumnya yang mereka miliki. Langkah -langkah yang ditempuh siswa adalah :

a.       Pertemuan I :

      Materi yang dibahas pada pertemuan ini adalah setiap kelompok mulai berdiskusi menganalisis bagaimana cara membuat :

a.    Undangan Rapat

b.    Agenda Rapat

c.    Daftar Acara Rapat

d.    Notulen Rapat

Pada saat menganalisis surat undangan rapat, siswa memakai pengetahuan yang sudah mereka miliki sewaktu belajar kompetensi Melakukan Prosedur Adminstrasi bagian tata persuratan. Setelah siswa menganalisis, guru mengarahkan setiap kelompok untuk praktik membuat undangan rapat dan agenda rapat secara sederhana.

b.      Pertemuan II :

Melanjutkan kegiatan pada pertemuan I yaitu praktik membuat daftar acara rapat dan notulen rapat.

5.      Merumuskan Tujuan Pembelajaran (Langkah V)

            Pada tahap ini tujuan pembelajaran yang hendak dicapai setiap kelompok tim kerja harus terfokus, komprehensif dan tepat pada sasarannya. Guru mengarahkan dan mendampingi siswa untuk belajar secara mandiri merumuskan tujuan pembelajaran yaitu bahwa setiap kelompok tim kerja padaakhir pembelajaran harus bisa membuat undangan rapat, agenda rapat, daftar acara rapat dan notulen rapat. Setiap kelompok berdebat dengan kelompok lain untuk mengemukakan pendapatnya masing-masing bagaimana cara membuatnya (undangan rapat dan agenda rapat, dibahas pada pertemuan I, sedangkan daftar acara rapat dan notulen rapat pada pertemuan II). Pada setiap perdebatan juru tulis selalu merangkum seluruh pendapat anggota dan guru mengarahkan siswa dengan pancingan-pancingan yang mengarah ke rumusan yang tepat.

Tujuan pembelajaran pada tahap ini nantinya akan menjadi dasar penugasan-penugasan individu di setiap kelompok pada tahap belajar mandiri.

1.     Belajar Mandiri (Langkah VI)

     Semua anggota kelompok pada tahap ini  mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan setiap tujuan pembelajaran secara individu di luar diskusi kelompok.Untuk mendukung kegiatan pada tahap ini guru memberikan tugas kepada seluruh siswa yang harus dikerjakan secara individu yaitu:

a.         pada  pertemuan pertama membuat undangan, agenda dan daftar acara rapat dan harus beda dengan yang mereka buat sewaktu kerjasama dengan kelompok. Siswa diarahkan untuk menggunakan berbagai media sumber pembelajaran.

b.        Demikian juga pada pertemuan kedua mendapat tugas  membuat notulen rapat dari video yang ditonton pada  simulasi rapat II (https://www.youtube.com/watch?v=v0WYjpRiiio&t=88s)

c.         Untuk tugas membuat Notulen Rapat, siswa juga ditugaskan untuk menjelaskan secara detail bagaimana langkah-langkah dalam membuat notulen rapat yang baik.

Pada saat mengerjakan tugas, akan mendorong siswa untuk mendefinisikan dan merumuskan cara membuat undangan, agenda, daftar acara rapatserta notulen rapat dengan menggali lebih banyak lagi pengetahuan yang pada akhirnya menempatkan mereka untuk belajar lebih banyak lagi.

6.      Sintesis (Langkah VII)

Pada tahap ini seluruh kelompok menggabungkan dan menguji informasi baru dan membuat laporan untuk dipresentasikan di depan guru/kelas.Seluruh kelompok membuat sintesis dari hasil tugas individu menjadi tugas kelompok yaitu membuat undangan rapat, agenda rapat, daftar acara rapat dan notulen rapat, menggabungkannya dan mengkombinasikan dengan hal-hal yang relevan. Pada tahap sintesis ini, keterampilan yang dibutuhkan seluruh anggota kelompok adalah bagaimana meringkas, mendiskusikan dan meninjau ulang hasil tugas yang telah digabungkan tersebutapakah sudah sesuai dengan keputusan bersama.

Hasil dari tugas yang digabungkan tersebut akan dinilai kelompok lain dan terakhir guru akan  memeriksa hasil tugas dan memberikan penilaian kepada kelompok. Langkah terakhir pada tahap ini adalah mensintesis dan menguji informasi yang baru diperoleh dan membuatnya dalam satu bentuk laporan.  Bila ada anggota kelompok yang belum mampu mengerjakan tugas-tugas tersebut, maka seluruh anggota kelompok wajib berkolaborasimembantu menjelaskan dengan metodologi dan pemahaman yang mudah dimengerti oleh siswa tersebut.

7.      Laporan, Feedback /Refleksi (Langkah VIII)

Setelah seluruh siswa menggabungkan tugas pribadi menjadi tugas kelompok,  mereka akan mempresentasikan laporan dari kegiatan mereka. Pada sesi ini akan dibahas :

a.    Contoh surat undangan rapat, agenda rapat, daftar acara rapat dan notulen rapat yang telah disepakati bersama

b.    hambatan-hambatan apa saja yang mereka temui dalam menyelesaikan materi permasalahan dalam membuat surat undangan rapat, agenda rapat, daftar hadir dan notulen rapat.

c.    hal-hal apa saja yang perlu diperbaiki seperti contoh :

1.      kinerja ketua, juru tulis, tutor dan anggota

2.      kedinamisan kelompok

3.      kepercayaan diri dalam memberikan pendapat

4.      bagaimana membangkitkan semangat  para anggota untuk aktif terlibat

Pada saat kelompok mempresentasikan laporannya guru juga memberikan masukan-masukan dan arahan supaya di masa mendatang proses pembelajaran dapat berjalan dengan baik seperti yang tujuan yang telah ditetapkan.

8.      Perbandingan Nilai Sebelum dan Sesudah PBL

Tabel diagram 1 dan 2  adalah perbandingan jumlah siswa yang mencapai nilai KKM sebelum dan sesudah pelaksanaan implementasi PBL serta rata-rata nilai sebelum dan sesudah pelaksanaan implementasi PBL yang dirubah ke dalam bentuk diagram batang. Nilai yang diambil adalah nilai rata-rata dari ulangan harian, Mid Semester dan Ujian Akhir Semester (daftar nilai terlampir).

      Pada tabel 1, berdasarkan kriteria ketuntasan minimal (KKM) yaitu 7,5 sebelum pelaksanaan PBL terdapat hanya 8 orang siswa yang mencapai KKM yaitu hanya 7 % dari 35 orang jumlah siswa, sedangkan sesudah pelaksanaan PBL ada 28 siswa yang mencapai KKM yaitu 80 % dari jumlah siswa. Persentase kenaikan terlihat signifikan yaitu  lebih dari 50 %.

      Pada tabel 2, merupkan rata-rata nilai kompetensi Mengelola Pertemuan/Rapat sebelum implementasi PBL adalah 6.33, sedangkan setelah implementasi PBL nilai tersebut meningkat menjadi rata-rata 7.88.

      Dari tabel diagram 1 dan 2 dapat dilihat bahwa perbandingan nilai siswa yang mencapai ketuntasan KKM meningkat secara signifikan, demikian juga rata-rata nilai Kompetensi Mengelola Pertemuan/Rapat sebelum dan sesudah implementasi metode pembelajaran Problem Based Learning.