MAIL MERGE

"Mail Merge"  adalah suatu aplikasi  dalam Word yang digunakan untuk membuat surat atau dokumen sekaligus dalam jumlah banyak dengan menggunakan Spreadsheet Excel.

Dokumen-dokumen yang digabung ini memiliki tata letak, pemformatan, teks, dan grafik yang identik. Hanya bagian spesifik dari setiap dokumen atau surat yang bervariasi dan dipersonalisasi. Dokumen yang dapat dibuat dengan menggunakan aplikasi Word  termasuk label massal, surat, amplop, dan email.  Ada tiga dokumen yang terlibat dalam proses penggabungan surat:

1. Dokumen Utama
2. Sumber Data
3. Dokumen Gabungan

Beberapa strategi yang dapat dibuat untuk menyiapkan data  untuk gabungan surat yaitu:

Nama kolom di spreadsheet harus cocok dengan nama bidang yang ingin dimasukkan di gabungan surat. Misalnya, untuk mengatasi pembaca dengan nama depan mereka di dokumen Anda, Anda perlu kolom terpisah untuk nama depan dan belakang.

Semua data yang akan digabungkan ada di lembar pertama spreadsheet Anda.

Entri data dengan persentase, mata uang, dan kode pos diformat dengan benar dalam spreadsheet sehingga Word dapat membaca nilainya dengan benar.

Perubahan atau penambahan pada spreadsheet Anda selesai sebelum terhubung ke dokumen gabungan surat Anda di Word.

Catatan:

Anda bisa mengimpor informasi dari spreadsheet Excel dengan mengimpor informasi dari file nilai yang dipisahkan koma (.csv) atau teks (.txt).

Langkah 2: Mulai Penggabungan Surat

Di Word, pilih File> Baru> Dokumen kosong.

Langkah-Langkah menggunakan Mail Merge

1.     Buka File Surat yang ingin di Merge menggunakan aplikasi       
      Ms.Word

2.     Lalu setelah dibuka dengan Ms.Word, kita menuju Tab bagian    
     Mailing

3.     Di Tab mailing Klik bagian Start Mail Merge, lalu setelah itu klik letter

4.     Lalu setelahnya klik Select Recipient, dan pilih type new list jika 
    belum memiliki data daftar namanya, atau klik use existing list jika 
    sudah memiliki datanya.

5.     Jika memiliki data kita hanya perlu mengimpor data tersebut. Dan 
    setelah itu akan muncul kotak dialog baru untuk memilih data 
    tersebut.

6.     Setelah itu pilih file data daftar tersebut, dan akan muncul kotak   dialog seperti ini lalu klik ok