Buku/Format Golongan Barang Inventaris: Pengertian, Fungsi, Cara Mengisi, Kode Barang, Contoh, Format, Download dan Perbedaannya dengan Buku Induk

Panduan lengkap Buku/Format Golongan Barang Inventaris untuk guru, siswa, staf administrasi sekolah, instansi pemerintah, dan perusahaan. Dilengkapi contoh format, sistem kode barang, cara pengisian, serta penerapannya di era digital

Materi sebelumnya sudah membahas bahwa untuk mendata atau mencatat barang inventaris dapat dilakukan pada 3 buku/format yaitu :

1. Buku/format Induk Barang Inventaris
2. Buku/format Golongan Barang Inventaris
3. Buku/format  Catatan Barang Non Inventaris

Bagi siswa Manajemen Perkantoran, memahami Buku/Format Golongan Barang Inventaris merupakan kompetensi dasar yang harus dikuasai karena menjadi bagian penting dalam administrasi sarana dan prasarana modern.

Saat ini banyak organisasi telah memanfaatkan aplikasi inventaris berbasis cloud, barcode, QR Code, bahkan teknologi Artificial Intelligence (AI), maka konsep penggolongan barang inventaris tetap menjadi fondasi utama dan diintegrasikan dalam pengelolaan aset yang tertib dan akuntabel.

Pada artikel ini Anda akan mempelajari pengertian, fungsi, manfaat, kode barang, cara mengisi, contoh format, hingga perbedaan Buku/Format Golongan Barang Inventaris dengan 

Buku/Format Induk Barang Inventaris secara lengkap disertai contoh praktis yang mudah dipahami. Untuk membantu memudahkan dalam melihat dan mengingat kembali barang yang sudah didata dalam catatan maka lambang atau sandi atau kode digunakan sebagai pengganti nama atau uraian kelompok/golongan atau jenis barang.

Sebelum membuat buku/format golongan barang inventaris kita terlebih dahulu membuat 
Buat kelompok atau klasifikasi dari barang-barang yang ada di kantor perusahaan/organisasi.

Sarana diberi kode A
Prasarana diberi kode B
Peralatan diberi kode 100
Perlengkapan diberi kode 200
Barang Bergerak diberi kode 300
Untuk Barang Tidak Bergerak diberi kode 400
Barang Tidak Habis Pakai diberi kode 500
Barang Tidak Habis Pakai Komputer 510
Barang Tidak Habis Pakai Printer 520
Barang Tidak Habis Pakai Scanner 530

Mengelola barang inventaris bukan hanya sekadar mencatat aset yang dimiliki, tetapi juga memastikan setiap barang dapat diidentifikasi, dikelompokkan, dipelihara, dan dipertanggungjawabkan dengan baik. Salah satu administrasi yang berperan penting dalam proses tersebut adalah Buku/format Golongan Barang Inventaris. Barang yang dikelompokkan juga bukan semua barang karena untuk barang-barang habis pakai maka memakai format/buku catatan barang non inventaris. Jadi barang yang dikelompokkan adalah barang-barang yang tidak habis pakai atau penggunaannya untuk jangka waktu yang lama.

Buku/format ini banyak digunakan di sekolah, kantor pemerintahan, perusahaan, maupun berbagai lembaga lainnya untuk mengelompokkan barang berdasarkan jenis, fungsi, maupun kode inventaris sehingga pencarian data menjadi lebih cepat ketika dilakukan pemeriksaan, audit, maupun stock opname.

Inventarisasi barang-barang tidak habis pakai dilakukan dengan pencatatan pada buku/format Induk Barang Inventaris dan buku/format Golongan Barang Inventaris, sedangkan barang-barang habis pakai dicatat pada buku/format  Catatan Barang Non Inventaris.

Buku/Format Golongan Barang Inventaris adalah buku yang digunakan untuk membantu pencatatan barang-barang inventaris menurut klasifikasi dan kode barang yang telah digolongkan/dikelompokkan oleh kantor suatu organisasi/perusahaan.

Penggolongan atau pengklasifikasian barang bertujuan mendapatkan cara yang paling mudah dan efisien dalam mencatat dan mencari  atau menemukan kembali barang, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan.

Penggolongan sandi atau kode barang inventaris dibuat dalam bentuk angka-angka (numeric) yang tersusun menurut pola tertentu agar mudah diingat dan dikenali.

Barang-barang yang ada di buku Induk Barang Inventaris akan dibantu penggolongannya dalam buku Golongan Barang Inventaris.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Pengelompokan Barang Inventaris

Dalam praktiknya, masih banyak kesalahan yang dilakukan ketika menyusun Buku/Format Golongan Barang Inventaris. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Barang Habis Pakai Dicatat sebagai Barang Inventaris

Misalnya:

1. Pulpen

2. Pensil

3. Kertas HVS

4. Tinta printer

Barang-barang tersebut seharusnya dicatat pada Buku/Format Catatan Barang Non Inventaris karena bersifat habis pakai.

2. Tidak Memberikan Kode Barang

Sebagian orang hanya menuliskan nama barang tanpa memberikan kode inventaris sehingga pencarian barang menjadi lebih sulit.

3. Barang Tidak Dikelompokkan

Komputer, printer, meja, kursi, dan lemari dicatat secara acak sehingga proses pencarian menjadi lambat.

4. Data Tidak Diperbarui

Barang yang rusak, dipindahkan, dijual, atau dihapus masih tercatat sebagai barang aktif.

5. Nomor Inventaris Tidak Sesuai

Nomor inventaris pada Buku/Format Golongan Barang Inventaris harus sesuai dengan nomor yang terdapat pada Buku/Format Induk Barang Inventaris.

Tips Menyusun Buku/Format Golongan Barang Inventaris

Agar administrasi inventaris menjadi lebih efektif, berikut beberapa tips yang dapat diterapkan.

1. Tentukan sistem klasifikasi barang sejak awal.

2. Gunakan kode barang yang konsisten.

3. Berikan label inventaris pada setiap barang.

4. Lakukan pembaruan data secara berkala.

5. Laksanakan stock opname minimal satu kali setiap tahun.

6. Simpan salinan data dalam bentuk digital.

7. Gunakan Microsoft Excel atau Google Sheets untuk mempermudah pencarian data.

8. Jika jumlah aset sudah sangat banyak, pertimbangkan menggunakan aplikasi Inventory Management System.

Contoh Klasifikasi dan Kode Barang Inventaris

Setiap sekolah, instansi pemerintah, maupun perusahaan dapat memiliki sistem kode barang inventaris yang berbeda sesuai dengan kebijakan masing-masing. Oleh karena itu, contoh berikut hanya merupakan salah satu model klasifikasi yang dapat dijadikan referensi dalam menyusun Buku/Format Golongan Barang Inventaris.

Kode barang disusun secara bertingkat mulai dari kelompok utama, subkelompok, jenis barang, hingga nomor urut inventaris. Sistem seperti ini mempermudah proses pencarian, pengawasan, serta pengembangan sistem inventaris di masa mendatang.

Contoh Klasifikasi Barang Inventaris

Kelompok	Kode
Sarana	A
Prasarana	B

Contoh Klasifikasi Peralatan

Jenis Barang	Kode
Peralatan	100
Perlengkapan	200

Contoh Klasifikasi Berdasarkan Mobilitas

Jenis	Kode
Barang Bergerak	300
Barang Tidak Bergerak	400

Contoh Klasifikasi Berdasarkan Masa Pakai

Jenis	Kode
Barang Tidak Habis Pakai	500
Barang Habis Pakai	600

Contoh Kode Barang Inventaris Peralatan Kantor

Nama Barang	Contoh Kode
Komputer Desktop	A100300510
Laptop	A100300511
All in One PC	A100300512
Printer Inkjet	A100300520
Printer Laser	A100300521
Scanner	A100300530
Mesin Fotokopi	A100300540
Proyektor LCD	A100300550
Smart TV	A100300551
Layar Proyektor	A100300552
Kamera Digital	A100300560
Kamera DSLR	A100300561
Handycam	A100300562
Speaker Aktif	A100300570
Mikrofon	A100300571

Contoh Kode Barang Inventaris Furniture

Nama Barang	Contoh Kode
Meja Guru	A200300610
Meja Siswa	A200300611
Kursi Guru	A200300620
Kursi Siswa	A200300621
Lemari Arsip	A200300630
Filling Cabinet	A200300631
Rak Buku	A200300632
Meja Komputer	A200300633
Whiteboard	A200300640
Papan Pengumuman	A200300641

Contoh Kode Barang Laboratorium

Nama Barang	Contoh Kode
Komputer Laboratorium	A100300710
Server	A100300711
Switch Hub	A100300712
Access Point	A100300713
Router	A100300714
UPS	A100300715
Stabilizer	A100300716

Contoh Kode Barang Sarana Pembelajaran

Nama Barang	Contoh Kode
Globe	A200300810
Peta Indonesia	A200300811
Peta Dunia	A200300812
Model Anatomi	A200300813
Kit Praktikum	A200300814
Alat Peraga IPA	A200300815

Berikut salah satu contoh cara untuk mengelompokkan atau mengklasifikasikan barang:
Tahun pembelian dibuat paling belakang dari kode

Buku golongan barang inventaris design by lambue sofia simamora

1. Diisi dengan nomor menurut urutan pembukuan barang inventaris ke dalam Buku/Format Induk Barang Inventaris, sesuai dengan bukti penyerahan barang.
2. Diisi dengan nomor barang inventaris yang terdapat dalam buku induk inventaris
3. Diisi sesuai tabel klasifikasi barang inventaris.
4. Diisi sesuai dengan istilah indonesia yang sudah dibukukan atau sesuai dengan nama
5. barang yang disebut di dalam Buku Induk Barang Inventaris.
6. Disisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya.
7. Diisi dengan jumlah barang inventaris yang dibukukan.
8. Diisi sesuai dengan sebutan yang berlaku (misal: stel, lembar M, M2)
9. Diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris yang dibukukan (umpama dari pabrik dan sebagainya)
10. Diisi sesuai keadaan barang pada waktu diterima misalnya "Baik", "Rusak".
11. Diisi sesuai harga faktur/bukti penyerahan barang. Untuk barang-barang bantuan/sumbangan yang tidak diberikan harganya, diisi menurut harga taksiran pada waktu penerimaan barang.
12. Dalam lajur ini dicatat keterangan fungsi barang sebagai alat teknis pendidikan (misalnya alat praktek, alat penelitian percobaan dan sebagainya). Bagi unit kantor, dicatat tempat barang tersebut dipergunakan sebagai alat kantor.
13. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu.

Buku/Format Induk Barang Inventaris merupakan sumber data utama, sedangkan Buku/Format Golongan Barang Inventaris merupakan hasil pengelompokan dari data yang terdapat dalam Buku/Format Induk Barang Inventaris. Oleh karena itu, penyusunan Buku/Format Golongan Barang Inventaris selalu diawali dengan pembuatan Buku/Format Induk Barang Inventaris.

Keterangan :
Perbedaan Buku/Format Induk Barang Inventaris dan Buku/Format Golongan Barang Inventaris 

Buku/Format Induk Barang Inventaris dan Buku/Format Golongan Barang Inventaris terlihat hampir sama karena sama-sama digunakan untuk mencatat barang inventaris.  Namun, keduanya memiliki fungsi yang berbeda dan saling melengkapi dalam sistem administrasi inventaris.

Frequently Asked Questions (FAQ)

1. Apa yang dimaksud dengan Buku/Format Golongan Barang Inventaris?

Buku/Format Golongan Barang Inventaris adalah media administrasi yang digunakan untuk mengelompokkan barang inventaris berdasarkan golongan, jenis, fungsi, atau kode tertentu agar pencatatan dan pengelolaan aset menjadi lebih tertata.

2. Apakah Buku Golongan Barang Inventaris harus berbentuk buku?

Tidak. Saat ini pencatatan dapat dilakukan dalam bentuk buku, formulir cetak, Microsoft Excel, Google Sheets, maupun aplikasi inventaris digital.

3. Apa perbedaan Buku Induk dan Buku Golongan Barang Inventaris?

Buku Induk mencatat seluruh barang inventaris, sedangkan Buku Golongan mengelompokkan barang berdasarkan klasifikasi tertentu.

4. Siapa yang menggunakan Buku/Format Golongan Barang Inventaris?

Guru, siswa, staf tata usaha, pengelola sarana dan prasarana, instansi pemerintah, perusahaan, yayasan, rumah sakit, perguruan tinggi, dan berbagai organisasi lainnya.\

5. Mengapa barang habis pakai tidak dicatat dalam Buku Golongan Barang Inventaris?

Karena barang habis pakai memiliki karakteristik berbeda. Barang tersebut dicatat dalam Buku/Format Catatan Barang Non Inventaris sehingga pengelolaannya menjadi lebih tepat sesuai jenis barang.

Baca Juga

Untuk memahami administrasi inventaris secara menyeluruh, Anda juga dapat mempelajari artikel berikut : 

Buku/Format Induk Barang Inventaris
https://www.smkdamosdiary.com/2020/04/buku-induk-inventaris.html

Buku/Format Golongan Barang Inventaris
https://www.smkdamosdiary.com/2020/04/buku-golongan-barang-inventaris.html

Buku/Format Catatan Barang Non Inventaris
https://www.smkdamosdiary.com/2020/05/buku-catatan-barang-non-inventaris.html

Contoh Soal Buku Induk Barang Inventaris
https://www.smkdamosdiary.com/2022/06/contoh-soal-buku-induk-barang-inventaris.html

Penutup

Buku/Format Golongan Barang Inventaris merupakan salah satu administrasi penting dalam pengelolaan aset karena berfungsi mengelompokkan barang inventaris berdasarkan klasifikasi tertentu sehingga mempermudah pencatatan, pencarian data, pemeliharaan, audit, hingga penyusunan laporan inventaris.

Meskipun saat ini sebagian besar organisasi telah beralih ke sistem administrasi digital, prinsip penggolongan barang inventaris tetap menjadi dasar dalam setiap aplikasi maupun sistem manajemen aset modern. Oleh karena itu, pemahaman mengenai Buku/Format Golongan Barang Inventaris tetap relevan bagi guru, siswa, staf administrasi, pengelola sarana dan prasarana, instansi pemerintah, maupun perusahaan yang ingin mengelola aset secara tertib, efisien, transparan, dan akuntabel.

Untuk selanjutnya Anda dapat melihat link :

https://www.smkdamosdiary.com/2020/05/buku-catatan-barang-non-inventaris.html

Download Gratis

Untuk mempermudah pembaca, berikut contoh format yang dapat digunakan.

Download Format Buku/Format Golongan Barang Inventaris (Spreadsheet/Excel)

Download Contoh Format Buku/Format Golongan Barang Inventaris (PDF)