Apa Itu Buku Golongan Barang Inventaris?
Sebelumnya, kita telah membahas bahwa pendataan barang inventaris dapat dilakukan melalui tiga jenis buku:
Buku Induk Barang Inventaris
Buku Golongan Barang Inventaris
Buku Catatan Barang Non Inventaris
Barang-barang tidak habis pakai dicatat dalam Buku Induk dan Buku Golongan Barang Inventaris, sementara barang habis pakai dicatat dalam Buku Catatan Barang Non Inventaris.
Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris berdasarkan klasifikasi dan kode tertentu. Pengelompokan ini dilakukan oleh kantor atau organisasi untuk memudahkan proses pencatatan, pencarian, dan pengelolaan barang.
Mengapa Penggolongan Barang Penting?
Penggolongan atau pengklasifikasian barang bertujuan untuk:
Mempermudah Pencatatan: Dengan pengelompokan, proses mencatat barang menjadi lebih terstruktur dan sistematis.
Efisiensi Pencarian: Memudahkan dalam menemukan kembali barang, baik secara fisik maupun melalui catatan inventaris.
Identifikasi Cepat: Kode atau sandi barang membantu mengenali barang dengan cepat tanpa perlu deskripsi panjang.
Membuat Kode Barang yang Efektif
Untuk membantu mengingat dan menemukan barang dengan mudah, kita menggunakan kode atau sandi sebagai pengganti nama barang. Kode ini biasanya berupa angka atau huruf yang disusun menurut pola tertentu agar mudah diingat dan dikenali.
Contoh Cara Mengelompokkan atau Mengklasifikasikan Barang:
A : Sarana
B : Prasarana
100 : Peralatan
200 : Perlengkapan
300 : Barang Bergerak
400 : Barang Tidak Bergerak
500 : Barang Tidak Habis Pakai
510 : Komputer
- 520 : Printer
- 530 : Scanner
600 : Barang Habis Pakai
Catatan:
Tahun Pembelian ditambahkan di akhir kode.
Nomor Urut Pembelian ditandai dengan angka 1, 2, 3, dan seterusnya.
Contoh Penerapan Kode Barang:
Komputer yang dibeli pada 20 Desember 2019:
- Kode : A100300510.1.19
- A : Sarana
100 : Peralatan
- 300 : Barang Bergerak
- 510 : Komputer
- 1 : Barang ke-1 yang dibeli
- 19 : Tahun 2019
Komputer yang dibeli pada 24 Maret 2020:
- Kode: A100300510.2.20
2 : Barang ke-2 yang dibeli
- 20 : Tahun 2020
Dengan sistem kode ini, setiap barang memiliki identitas unik yang memudahkan dalam proses pencatatan dan pencarian.
Langkah-Langkah Membuat Buku Golongan Barang Inventaris
Mulai dengan Buku Induk Inventaris:
Pastikan Anda sudah memiliki Buku Induk Barang Inventaris yang mencatat semua barang secara umum.
Klasifikasikan Barang:
Tentukan kelompok atau golongan barang berdasarkan kriteria yang relevan dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Buat Kode Barang:
Gunakan kombinasi huruf dan angka untuk membuat kode unik bagi setiap kategori barang.
Isi Buku Golongan Barang Inventaris:
Pindahkan data dari Buku Induk ke dalam Buku Golongan sesuai dengan klasifikasi dan kode yang telah ditentukan.
Format dan Cara Pengisian Buku Golongan Barang Inventaris
Berikut adalah format umum Buku Golongan Barang Inventaris beserta contoh isian:
Keterangan Pengisian:
No.: Nomor urut pencatatan dalam Buku Golongan.
No. Buku Induk: Nomor barang sesuai yang tercantum dalam Buku Induk Barang Inventaris.
Kode Barang: Kode unik berdasarkan klasifikasi dan urutan pembelian.
Nama Barang: Nama barang sesuai istilah yang baku atau seperti yang tercantum dalam Buku Induk.
Spesifikasi: Detail barang seperti merek, tipe, ukuran, atau fitur lainnya.
Jumlah: Total barang yang dicatat.
Satuan: Satuan barang, misalnya unit, set, atau lembar.
Tahun Pembuatan: Tahun barang dibuat atau diadakan.
Kondisi: Kondisi barang saat diterima atau saat ini, seperti "Baik", "Rusak Ringan", atau "Rusak Berat".
Harga: Harga barang sesuai faktur atau taksiran jika barang hibah.
Fungsi: Kegunaan barang dalam perusahaan, misalnya sebagai alat kantor atau alat produksi.
Keterangan: Informasi tambahan yang dianggap perlu, seperti lokasi penempatan barang.
Manfaat Buku Golongan Barang Inventaris
Pengelolaan Aset yang Lebih Baik: Memudahkan monitoring dan manajemen barang inventaris secara detail.
Efisiensi Waktu: Menghemat waktu dalam pencarian dan pengecekan barang karena pengelompokan yang sistematis.
Transparansi dan Akuntabilitas: Data yang terstruktur memudahkan proses audit internal maupun eksternal.
Pengambilan Keputusan: Informasi yang lengkap membantu dalam perencanaan pengadaan atau penggantian barang.
Pencegahan Kehilangan atau Penyalahgunaan: Dengan pencatatan yang rapi, risiko kehilangan atau penyalahgunaan aset dapat diminimalkan.
Tips dalam Pengelolaan Buku Golongan Barang Inventaris
Konsistensi Kode: Pastikan kode barang konsisten dan mudah dipahami oleh semua staf yang terkait.
Update Berkala: Perbarui data secara rutin untuk mencerminkan kondisi dan status terkini dari barang inventaris.
Pelatihan Staf: Berikan pelatihan kepada karyawan tentang cara menggunakan dan mengisi buku inventaris dengan benar.
Digitalisasi: Pertimbangkan untuk menggunakan software inventarisasi untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi.
Backup Data: Selalu simpan cadangan data inventaris untuk mencegah kehilangan informasi penting.
Buku Golongan Barang Inventaris adalah alat penting yang membantu perusahaan dalam mengelola aset dengan lebih efisien dan terstruktur. Dengan penggolongan dan pemberian kode pada barang-barang inventaris, proses pencatatan, pencarian, dan pengawasan menjadi lebih mudah dan cepat.
Mengelola inventaris bukan lagi tugas yang membingungkan jika Anda menerapkan sistem yang tepat. Mulailah dengan membuat Buku Induk, kemudian lanjutkan dengan Buku Golongan Barang Inventaris. Dengan demikian, aset perusahaan Anda akan terkelola dengan baik, dan Anda dapat fokus pada pengembangan bisnis lebih lanjut.
Ayo Tingkatkan Efisiensi Perusahaan Anda dengan Pengelolaan Inventaris yang Lebih Baik!
Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat membaca artikel selanjutnya tentang Buku Catatan Barang Non Inventaris di link yang tersedia.
Comments