Daftar Klasifikasi Sistem Nomor (Numeric Filing System): Pengertian, Contoh, Kelebihan, dan Cara Penyusunan

A. Pengertian Sistem Nomor DDC

Sistem Nomor DDC (Dewey Decimal Classification) merupakan salah satu metode klasifikasi yang digunakan untuk mengelompokkan dokumen atau arsip berdasarkan pokok masalah tertentu dengan menggunakan kode angka. Sistem ini awalnya banyak digunakan dalam pengelolaan perpustakaan, namun dalam perkembangannya juga diterapkan pada sistem kearsipan di berbagai organisasi, perusahaan, sekolah, dan instansi pemerintah.

Melalui sistem DDC, setiap arsip diberi kode tertentu sesuai dengan kelompok masalahnya sehingga memudahkan proses penyimpanan, pencarian, pemeliharaan, dan pengendalian arsip. Dengan adanya klasifikasi yang terstruktur, petugas arsip dapat menemukan dokumen yang dibutuhkan secara cepat dan tepat.

B. Tujuan Penggunaan Sistem Nomor DDC dalam Kearsipan

Penerapan sistem nomor DDC memiliki beberapa tujuan penting, antara lain:

1. Mempermudah penyimpanan arsip berdasarkan kelompok masalah.

2. Mempercepat proses pencarian dokumen.

3. Mengurangi risiko kehilangan arsip.

4. Menciptakan sistem penyimpanan yang teratur dan sistematis.

5. Memudahkan pengendalian serta pemeliharaan arsip dalam jangka panjang.

C. Kelebihan Sistem Nomor DDC

Sistem nomor DDC memiliki berbagai kelebihan yang membuatnya masih banyak digunakan hingga saat ini, yaitu:

1. Mudah Dipahami

Pengelompokan dilakukan menggunakan angka yang tersusun secara logis dan sistematis.

2. Fleksibel

Sistem dapat digunakan pada berbagai jenis organisasi, baik sekolah, kantor, maupun perusahaan.

3. Memudahkan Pengembangan Arsip

Jika terdapat jenis arsip baru, klasifikasi dapat ditambahkan tanpa mengubah struktur utama.

4. Efisien

Pencarian dokumen menjadi lebih cepat karena setiap arsip memiliki kode yang jelas.

D. Cara Menentukan Kode Arsip DDC

Langkah-langkah menentukan kode arsip dengan sistem DDC adalah:

1. Identifikasi isi atau pokok masalah dokumen.

2. Tentukan kelompok masalah utama.

3. Tentukan sub masalah yang sesuai.

4. Berikan kode klasifikasi berdasarkan daftar DDC.

5. Cantumkan kode pada map, folder, atau database arsip.

Sebagai contoh:

Dokumen	Kode
Surat Pengangkatan Pegawai	000
Surat Mutasi Pegawai	002
Bantuan Sosial Pegawai	010
Promosi Pemasaran	100
Surat Penawaran	102

E. Contoh Penggunaan Sistem Nomor DDC

Dalam bidang kepegawaian, seluruh dokumen yang berkaitan dengan pegawai dikelompokkan ke dalam kode utama 000. Selanjutnya dibuat sub klasifikasi seperti:

1. 000 : Formasi Pegawai

2. 001 : Izin Pegawai

3. 002 : Mutasi Pegawai

4. 003 : PHK

5. 004 : Pensiun

6. 005 : Kesehatan Pegawai

Sedangkan untuk bidang perdagangan dapat menggunakan kelompok kode 100, seperti:

1. 100 : Promosi

2. 101 : Permintaan Penawaran

3. 102 : Penawaran

Dengan sistem tersebut, setiap dokumen dapat ditemukan dengan lebih mudah berdasarkan nomor klasifikasinya.

Manfaat Sistem DDC bagi Sekolah dan Perkantoran

Bagi sekolah maupun perkantoran, sistem DDC memberikan manfaat sebagai berikut:

1. Mempermudah pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

2. Membantu penyimpanan dokumen kepegawaian.

3. Memudahkan pengarsipan dokumen akademik.

4. Mempercepat pelayanan administrasi.

5. Meningkatkan efisiensi kerja bagian tata usaha.

F. Daftar Klasifikasi Arsip Sistem Nomor DDC

Berikut adalah daftar klasifikasi arsip sistem nomor DDC yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam pengelolaan arsip.

DAFTAR KLASIFIKASI ARSIP SISTEM NOMOR DDC

No	Main Subject (Masalah Utama)	Sub Subject (Sub Masalah )	Sub-Sub Subject (Sub-Sub Masalah )		CODE
1.	KEPEGAWAIAN         (KP)				0 0 0
		Pengadaan			0 0 0
			Formasi		000
			Ijin		001
			Mutasi		002
			PHK		003
			Pensiun		004
			Kesehatan		005
		Kesejahteraan			0 1 0
			Bantuan Sosial		010
			Tunjangan Hari Raya		011
			Tunjangan Akhir Tahun		012
2.	PERDAGANGAN           (PD)				1 0 0
		Pemasaran			1 0 0
			Promosi		100
			Permintaan Penawaran		101
			Penawaran		102
		Pembelian			1 1 0
			Promosi		110
			Permintaan Penawaran		111
			Penawaran		112
		Produksi			1 2 0
			Pesanan		120
			Surat Jalan		121
			Faktur/Invoice		122
			Mesin pabrik		124
		Keuangan			1 3 0
			Tangguhan Pembayaran		130
			Tagihan I		131
			Tagihan II		132
			Tagihan III		133
			Kwitansi		134      135
			Nota
3.	DINAS  (DN)				2 0 0
		Kerjasama			2 0 0
			Kerjasama Perdagangan		200
			Kerjasama Olahraga		201
			Kerjasama Diklat		202
		Surat Dinas			2 1 0
			Surat Tugas		210
			Surat Keputusan		211
			Surat Perintah		212
			Surat Intruksi		213
			Nota Dinas		214
			Memorandum		215

   FAQ

Apa yang dimaksud dengan sistem nomor DDC?

Sistem nomor DDC adalah metode pengelompokan arsip menggunakan kode angka berdasarkan pokok masalah tertentu sehingga dokumen lebih mudah disimpan dan ditemukan.

Apa keuntungan menggunakan sistem DDC?

Keuntungan utama sistem DDC adalah mempermudah penyimpanan, pencarian, dan pengendalian arsip secara sistematis.

Apakah sistem DDC hanya digunakan di perpustakaan?

Tidak. Selain perpustakaan, sistem DDC juga dapat diterapkan dalam pengelolaan arsip sekolah, kantor, perusahaan, dan instansi pemerintah.

Mengapa klasifikasi arsip penting?

Klasifikasi arsip penting untuk menjaga keteraturan dokumen, mempercepat pencarian informasi, dan mengurangi risiko kehilangan arsip.