Pengarsipan Sistem Subject

By
Subject Filing System atau Sistem Klasifikasi Subject (Pokok/Perihal) adalah metode penyimpanan arsip yang mengelompokkan dokumen berdasarkan isi atau pokok masalah. Sistem ini merupakan salah satu sistem penyimpanan arsip yang paling banyak digunakan di sekolah, perusahaan, instansi pemerintah, rumah sakit, perpustakaan, dan berbagai organisasi karena memudahkan proses penyimpanan serta pencarian kembali dokumen.

Main Subject ↓ Sub Subject ↓ Sub Sub Subject ↓ Document

Berbeda dengan Numeric Filing System yang menggunakan nomor atau Alphabetic Filing System yang menggunakan nama, Subject Filing System mengelompokkan arsip berdasarkan topik pembahasan. Oleh karena itu, dokumen yang memiliki pokok bahasan yang sama akan disimpan dalam satu kelompok klasifikasi sehingga lebih mudah ditemukan ketika diperlukan.

Artikel ini menyajikan daftar klasifikasi Sistem Subject secara lengkap beserta contoh penerapan, keuntungan, kekurangan, langkah penyusunan, serta tips penerapannya dalam Administrasi Perkantoran modern.

Daftar Isi

Pengertian Subject Filing System

Subject Filing System adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan isi atau pokok masalah dari suatu dokumen. Setiap dokumen dikelompokkan ke dalam kategori tertentu sehingga arsip yang memiliki tema yang sama berada pada lokasi penyimpanan yang sama.

Sistem ini banyak diterapkan pada organisasi yang menghasilkan dokumen dalam jumlah besar dan memiliki berbagai jenis kegiatan administrasi. Dengan klasifikasi yang baik, proses pencarian arsip menjadi lebih cepat, efisien, dan sistematis.

Fungsi Subject Filing System

  1. Mengelompokkan arsip berdasarkan pokok masalah.
  2. Mempermudah pencarian dokumen.
  3. Mengurangi kesalahan penyimpanan arsip.
  4. Meningkatkan efisiensi administrasi.
  5. Mendukung pengelolaan arsip jangka panjang.
  6. Mempermudah digitalisasi arsip.

Kelebihan Subject Filing System

  1. Mudah dipahami.
  2. Cocok untuk berbagai jenis organisasi.
  3. Dokumen cepat ditemukan.
  4. Fleksibel ketika ada klasifikasi baru.
  5. Mendukung Records Management modern.

Kekurangan Subject Filing System

  1. Membutuhkan standar klasifikasi yang jelas.
  2. Dokumen dapat salah ditempatkan jika klasifikasi tidak konsisten.
  3. Perlu evaluasi klasifikasi secara berkala.

Langkah Menyusun Subject Filing System

  1. Identifikasi seluruh aktivitas organisasi.
  2. Tentukan kelompok subject utama.
  3. Buat sub-subject secara konsisten.
  4. Susun kode klasifikasi.
  5. Lakukan evaluasi secara berkala.

Daftar Klasifikasi Sistem Subject

No
Main Subject
(Masalah Utama)
Sub Subject
(Sub Masalah )
Sub-Sub Subject
(Sub-Sub Masalah )
CODE
1.
KEPEGAWAIAN
        (KP)



KP1

Pengadaan








KP1.1
Formasi

KP1.1.1
Ijin

KP1.1.2
Mutasi

KP1.1.3
PHK

KP1.1.4
Pensiun

KP1.1.5
Kesehatan

KP1.1.6

Kesejahteraan


KP1.2
Bantuan Sosial

KP1.2.1
Tunjangan Hari Raya

KP1.2.2
Tunjangan Akhir Tahun

KP1.2.3

2.
PERDAGANGAN
          (PD)



PD2
Pemasaran


PD2.1
Promosi

PD2.1.1
Permintaan Penawaran

PD2.1.2
Penawaran

PD2.1.3

Pembelian





PD2.2
Promosi

PD2.2.1
Permintaan Penawaran

PD2.2.2
Penawaran

PD2.2.3

Produksi







PD2.3
Pesanan

PD2.3.1
Surat Jalan

PD2.3.2
Faktur/Invoice

PD2.3.3
Mesin pabrik

PD2.3.4

Keuangan


PD2.4
Tangguhan Pembayaran

PD2.4.1
Tagihan I

PD2.4.2


Tagihan II

PD2.4.3
Tagihan III

PD2.4.4
Kwitansi

PD2.4.5
PD2.4.6
Nota

3.
DINAS
 (DN)



DN3

Kerjasama






DN3.1
Kerjasama Perdagangan

DN3.1.1
Kerjasama Olahraga

DN3.1.2
Kerjasama Diklat

DN3.1.3

Surat Dinas


DN3.2
Surat Tugas

DN3.2.1
Surat Keputusan

DN3.2.2
Surat Perintah

DN3.2.3
Surat Intruksi

DN3.2.4
Nota Dinas

DN3.2.5
Memorandum

DN3.2.6

Contoh Penerapan Subject Filing System

Subject Filing System dapat diterapkan di berbagai jenis organisasi. Dengan mengelompokkan arsip berdasarkan pokok masalah, proses pencarian dokumen menjadi lebih cepat dan efisien.

A. Sekolah

Di lingkungan sekolah, dokumen dapat dikelompokkan berdasarkan bidang kegiatan, misalnya:

  1. Kurikulum
  2. Kesiswaan
  3. Sarana dan Prasarana
  4. Keuangan
  5. Kepegawaian
  6. Hubungan Industri
  7. Perpustakaan

B. Perusahaan

Pada perusahaan, klasifikasi dapat dibuat berdasarkan fungsi bisnis.

Bagian Contoh Subject
Human Resources Recruitment, Training, Employee Performance
Finance Budget, Tax, Payroll
Marketing Promotion, Advertising, Customer
Production Quality Control, Machine Maintenance
Purchasing Supplier, Purchase Order

C. Instansi Pemerintah

Instansi pemerintah umumnya menggunakan sistem klasifikasi berdasarkan urusan pemerintahan sehingga setiap surat dapat disimpan sesuai bidang tugas masing-masing.

Mengapa Subject Filing System Masih Digunakan?

Walaupun saat ini banyak organisasi telah menggunakan sistem arsip digital, Subject Filing System tetap menjadi dasar dalam pengelompokan dokumen. Hampir semua aplikasi Document Management System (DMS) masih menggunakan konsep klasifikasi berdasarkan subject atau kategori.

  1. Mudah dipahami pegawai.
  2. Dokumen lebih cepat ditemukan.
  3. Mengurangi kesalahan penyimpanan.
  4. Mudah diterapkan pada arsip fisik maupun digital.
  5. Mendukung Records Management modern.

Perbedaan Subject Filing System dengan Sistem Filing Lainnya

Sistem Dasar Penyimpanan
Subject Filing Pokok Masalah
Alphabetic Filing Nama
Numeric Filing Nomor
Chronological Filing Tanggal
Geographic Filing Wilayah

Tips Mengelola Arsip Menggunakan Subject Filing System

  1. Buat daftar klasifikasi sebelum arsip disimpan.
  2. Gunakan istilah yang konsisten.
  3. Hindari subject yang terlalu umum.
  4. Lakukan evaluasi klasifikasi minimal satu kali setiap tahun.
  5. Gunakan kode klasifikasi untuk mempercepat pencarian.
  6. Kombinasikan dengan penyimpanan digital.

Kesimpulan

Subject Filing System merupakan salah satu metode penyimpanan arsip yang paling efektif karena mengelompokkan dokumen berdasarkan isi atau pokok masalah. Sistem ini masih banyak digunakan pada sekolah, perusahaan, maupun instansi pemerintah dan tetap relevan pada era digital karena menjadi dasar pengelompokan dokumen dalam berbagai aplikasi manajemen arsip elektronik.

Frequently Asked Questions (FAQ)

What is a Subject Filing System?

A Subject Filing System is a document filing method that organizes records based on their subject or topic. It helps users store and retrieve documents more efficiently by grouping related information together.

What are the advantages of Subject Filing?

The main advantages include easier document retrieval, systematic organization, flexibility, and suitability for both physical and digital archives.

Where is Subject Filing System commonly used?

This filing method is widely used in schools, government institutions, hospitals, universities, libraries, and private companies.

What is the difference between Subject Filing and Numeric Filing?

Subject Filing organizes records according to their topics, while Numeric Filing uses numerical codes as the primary filing reference.

Can Subject Filing be used in digital document management?

Yes. Most modern electronic document management systems still use subject classification to organize digital records.

Why is Subject Filing important?

It improves document organization, reduces filing errors, speeds up retrieval, and supports efficient records management.

Related Articles

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Uji Kompetensi Soal dan Jawaban Mengelola Kas Kecil (Petty Cash System Imprest) By Celine Edena

By
TUGAS   :  MENGELOLA KAS KECIL https://www.revenuecpmgate.com/a40q9aydtu?key=5a86053986073033a2f494535c019efe                    (Sistem Imprest )                                                                                                                                  ...
Read more

BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

By
Image
Buku Catatan Barang Non Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang-barang yang habis pakai seperti; kapur, pensil, penghapus papan tulis, kertas ketik, tinta dan lain-lain, sedangkan barang-barang yang tidak habis pakai digunakan untuk Buku Induk Barang Inventaris dan Buku Golongan Barang Inventaris. P enggolongan atau pengklasifikasian barang bertujuan untuk mendapatkan cara yang paling mudah dan efisien dalam mencatat dan mencari atau menemukan kembali barang,baik secara fisik maupun melalui daftar catatan. Untuk membantu memudahkan dalam melihat dan mengingat kembali barang yang sudah didata dalam catatan maka lambang atau sandi atau kode digunakan sebagai pengganti nama atau uraian kelompok/golongan atau jenis barang. Penggolongan sandi atau kode barang inventaris,dibuat dalam bentuk angka-angka (numeric) yang tersusun menurut pol...
Read more