Subject Filing System: Panduan Lengkap Pengarsipan Berdasarkan Subjek
Subject Filing System: Panduan Lengkap Pengarsipan Berdasarkan Subjek
Pelajari cara mengklasifikasikan arsip berdasarkan pokok masalah, menentukan kode, menyusun folder, melakukan filing dan retrieval, serta menerapkannya pada pengarsipan digital.
Subject Filing System adalah sistem penyimpanan arsip yang menggunakan subjek, pokok masalah, fungsi, atau kegiatan sebagai dasar utama pengelompokan dokumen. Sistem ini sangat berguna ketika pengguna lebih sering mencari dokumen berdasarkan isi atau topik daripada nama, tanggal, nomor, atau wilayah.
Contohnya, sebuah sekolah dapat memiliki kelompok arsip seperti Kepegawaian, Keuangan, Kurikulum, Sarana Prasarana, Hubungan Industri, dan Kesiswaan. Setiap kelompok dapat dikembangkan lagi menjadi subjek yang lebih spesifik.
1. Kapan Subject Filing Digunakan?
- ketika dokumen sering dicari berdasarkan masalah atau kegiatan;
- ketika organisasi memiliki banyak jenis dokumen dengan fungsi berbeda;
- ketika satu nama atau nomor tidak cukup menggambarkan isi dokumen;
- ketika organisasi ingin membangun struktur klasifikasi arsip yang lebih sistematis.
2. Struktur Klasifikasi Subjek
Struktur klasifikasi biasanya terdiri dari subjek utama, kemudian dapat dikembangkan menjadi subjek sekunder dan subjek lebih rinci.
| Subjek Utama | Subjek Sekunder | Contoh Dokumen |
|---|---|---|
| Kepegawaian | Rekrutmen | Lamaran, hasil seleksi, surat penerimaan |
| Kepegawaian | Absensi | Daftar hadir, rekap keterlambatan |
| Keuangan | Pembayaran | Invoice, kuitansi, bukti transfer |
| Sarana Prasarana | Pemeliharaan | Jadwal servis, laporan kerusakan |
3. Kode dalam Subject Filing
Kode digunakan untuk membantu mengidentifikasi kelompok arsip. Organisasi dapat memakai huruf, angka, atau kombinasi keduanya, selama konsisten dan mudah dipahami.
| Kode | Subjek | Subjek Sekunder |
|---|---|---|
| KP | Kepegawaian | - |
| KP-01 | Kepegawaian | Rekrutmen |
| KP-02 | Kepegawaian | Absensi |
| KU-01 | Keuangan | Pembayaran |
| SP-01 | Sarana Prasarana | Pemeliharaan |
4. Prosedur Subject Filing
Pastikan dokumen siap disimpan.
Tentukan pokok masalah dokumen.
Tentukan subjek dan subjek sekunder.
Berikan kode klasifikasi.
Kelompokkan dokumen sejenis.
Tempatkan pada folder yang tepat.
Temukan kembali berdasarkan subjek/kode.
5. Subject Filing Manual dan Digital
Pada sistem manual, guide dan folder dapat disusun berdasarkan subjek utama dan subjek sekunder. Dalam sistem digital, logika yang sama dapat diterapkan melalui folder dan metadata.
ARSIP
├── KEPEGAWAIAN
│ ├── Rekrutmen
│ └── Absensi
├── KEUANGAN
│ └── Pembayaran
└── SARANA_PRASARANA
└── Pemeliharaan
Dalam Document Management System, satu dokumen bahkan dapat memiliki beberapa metadata sekaligus: subject, tanggal, unit kerja, nomor dokumen, dan status. Dengan demikian, retrieval tidak hanya bergantung pada satu folder.
6. Kelebihan dan Keterbatasan
| Kelebihan | Keterbatasan |
|---|---|
| Sangat cocok untuk dokumen berbasis fungsi atau masalah | Subjek dapat ditafsirkan berbeda oleh petugas |
| Mudah dikembangkan menjadi klasifikasi bertingkat | Membutuhkan daftar klasifikasi yang jelas |
| Cocok untuk arsip manual dan digital | Jika terlalu banyak subjek, struktur dapat menjadi rumit |
7. Workplace Practice
Anda menerima dokumen berikut:
- surat lamaran kerja;
- invoice pembelian komputer;
- laporan kerusakan AC;
- rekap absensi pegawai;
- bukti pembayaran vendor.
Tugas: Tentukan subjek utama, subjek sekunder, dan kode untuk setiap dokumen. Setelah itu jelaskan bagaimana dokumen tersebut akan disimpan dan ditemukan kembali.
8. HOTS Challenge
Sebuah organisasi menggunakan 60 subjek arsip, tetapi banyak petugas memilih subjek berbeda untuk dokumen yang sebenarnya sama. Akibatnya, satu jenis dokumen tersebar di beberapa folder.
- Apa penyebab utama masalah tersebut?
- Bagaimana organisasi memperbaiki struktur klasifikasi?
- Apakah semua 60 subjek perlu dipertahankan?
- Bagaimana metadata digital dapat membantu mengurangi salah klasifikasi?
9. Common Mistakes
- subjek terlalu umum sehingga satu folder berisi terlalu banyak dokumen;
- subjek terlalu rinci sehingga struktur menjadi sulit digunakan;
- tidak ada daftar klasifikasi resmi;
- kode tidak konsisten;
- petugas menyimpan berdasarkan nama pengirim padahal sistem yang digunakan adalah subject filing.
10. FAQ Subject Filing
Apa dasar utama Subject Filing?
Dasarnya adalah isi, pokok masalah, fungsi, atau kegiatan yang dibahas dalam dokumen.
Apakah Subject Filing cocok untuk arsip digital?
Sangat cocok. Struktur subjek dapat digunakan sebagai folder, kategori, tag, atau metadata dalam sistem digital.
Apa bedanya dengan Alphabetical Filing?
Alphabetical Filing menggunakan nama sebagai dasar utama, sedangkan Subject Filing menggunakan isi atau pokok masalah.
11. Continue Your Learning Path
🎮 Practice Subject Filing in SBME
Praktikkan klasifikasi, coding, filing, dan retrieval berdasarkan subject melalui aktivitas dan simulasi administrasi.
Open SBME Lab ↗Kesimpulan: Subject Filing System membantu organisasi mengelompokkan arsip berdasarkan pokok masalah atau fungsi. Sistem ini efektif ketika didukung klasifikasi yang jelas, kode yang konsisten, dan prosedur filing yang dipahami oleh seluruh petugas. Dalam lingkungan digital, struktur subject dapat dikembangkan melalui folder, kategori, dan metadata.
Comments