Sistem Tanggal (Chronological Filing System): Pengertian, Prosedur, Contoh & Cara Penyimpanan Arsip

    Bayangkan seorang petugas administrasi menerima ratusan surat setiap bulan.           Beberapa bulan kemudian, pimpinan meminta surat yang diterima pada 20               November. Bagaimana petugas dapat menemukannya dengan cepat?

Salah satu cara yang dapat digunakan adalah sistem tanggal atau chronological filing system.

Dalam sistem ini, waktu menjadi dasar utama penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Karena itu, petugas harus mampu menentukan tahun, bulan, dan tanggal dokumen dengan tepat.

Apa Itu Sistem Tanggal?

Sistem tanggal (chronological filing system) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan urutan waktu.

Untuk surat masuk, tanggal yang digunakan dapat mengacu pada tanggal surat diterima, sedangkan untuk surat keluar menggunakan tanggal surat dikirim, sesuai prosedur kearsipan yang diterapkan organisasi. Konsep ini juga digunakan dalam literatur kearsipan yang membahas chronological filing system.

Dengan demikian, kata tangkap utama dalam sistem ini bukan nama orang, perusahaan, wilayah, atau pokok masalah, melainkan tanggal.

Struktur dasar sistem tanggal

Urutan penyimpanannya dapat dibuat:

Tahun → Bulan → Tanggal → Arsip

Contoh:

2026 → Agustus → 19 → Surat

Pengelompokan tahun, bulan, dan tanggal merupakan karakteristik utama chronological filing system.

Kapan Sistem Tanggal Cocok Digunakan?

Sistem tanggal cocok digunakan ketika dokumen sering dicari berdasarkan waktu terjadinya transaksi atau kegiatan.

Contohnya:

1. surat masuk dan surat keluar;

2. bukti pembayaran;

3. faktur;

4. laporan harian;

5. dokumen transaksi;

6. formulir pelayanan;

7. agenda kegiatan;

8. dokumen administrasi yang memiliki periode tertentu.

Sistem ini menjadi sangat efektif apabila petugas mengetahui kapan dokumen diterima, dikirim, atau dibuat.

Susunan Arsip dalam Sistem Tanggal

Dalam penyimpanan arsip manual menggunakan filing cabinet, sistem tanggal dapat dibagi menjadi tiga tingkatan.

1. Tahun sebagai pembagian utama

Tahun dapat digunakan sebagai pembagian utama atau judul laci.

Contoh:

2024
2025
2026

2. Bulan sebagai pembagian kedua

Di dalam tahun, arsip dibagi berdasarkan bulan.

Contoh:

Januari
Februari
Maret
...
Desember

3. Tanggal sebagai pembagian berikutnya

Di dalam setiap bulan, dokumen dikelompokkan kembali berdasarkan tanggal.

Contoh:

01
02
03
...
31

Dengan demikian struktur penyimpanannya menjadi:

2026 → Agustus → 19

Contoh Pengarsipan Menggunakan Sistem Tanggal

Perhatikan kasus berikut.

Sebuah surat diterima dari PT Makmur Jaya pada 20 November 2026 dan organisasi menggunakan tanggal penerimaan sebagai dasar penyimpanan surat masuk.

Petugas menentukan:

Tahun: 2026
Bulan: November
Tanggal: 20

Maka lokasi penyimpanannya adalah:

Laci 2026 → Guide November → Folder 20

Surat kemudian ditempatkan pada folder tersebut bersama arsip lain yang memiliki klasifikasi tanggal yang sama.

Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Mengarsipkan dokumen bukan sekadar memasukkan surat ke dalam folder.

Petugas perlu melakukan beberapa tahapan secara sistematis.

1. Memeriksa dokumen

Pastikan dokumen:

1. telah selesai diproses;

2. memang harus disimpan;

3. memiliki informasi tanggal yang jelas;

4. tidak masih diperlukan untuk proses administrasi lain.

2. Menentukan tanggal yang digunakan

Periksa apakah dokumen merupakan:

Surat masuk → gunakan tanggal penerimaan sesuai prosedur organisasi.

Surat keluar → gunakan tanggal pengiriman sesuai prosedur organisasi.

Petugas harus konsisten menggunakan pedoman yang berlaku.

3. Memberikan kode tanggal

Misalnya:

19 Agustus 2026

dapat diberi kode:

2026 / 08 / 19

4. Menyortir arsip

Kelompokkan dokumen berdasarkan:

tahun → bulan → tanggal.

Proses penyortiran membantu mengurangi kesalahan penempatan dokumen.

5. Menempatkan arsip

Masukkan dokumen ke lokasi yang sesuai.

Contoh:

2026 → Agustus → Folder 19

6. Memastikan posisi arsip

Periksa kembali apakah dokumen telah ditempatkan pada tahun, bulan, dan tanggal yang benar.

Kesalahan satu tanggal saja dapat membuat dokumen sulit ditemukan kembali.

Bagaimana Cara Menemukan Kembali Arsip?

Sekarang bayangkan pimpinan meminta:

“Tolong cari surat yang kita terima tanggal 19 Agustus 2026.”

Petugas tidak perlu mencari berdasarkan nama perusahaan terlebih dahulu.

Urutan pencariannya adalah:

2026 → Agustus → 19 → dokumen yang dicari

Setelah dokumen ditemukan, petugas perlu mengikuti prosedur peminjaman atau pencatatan arsip apabila dokumen dikeluarkan dari tempat penyimpanannya.

Kelebihan Sistem Tanggal

Sistem tanggal mempunyai beberapa kelebihan.

Pertama, sederhana.
Petugas relatif mudah memahami urutan tahun, bulan, dan tanggal.

Kedua, cocok untuk dokumen periodik.
Sistem ini efektif untuk dokumen yang memiliki hubungan kuat dengan waktu.

Ketiga, mempermudah pencarian berdasarkan tanggal.
Jika tanggal dokumen diketahui, lokasi penyimpanan dapat ditentukan dengan cepat.

Keempat, mudah dikombinasikan dengan sistem lain.
Dalam praktik, chronological filing dapat digunakan bersama sistem abjad, nomor, subjek, atau wilayah.

---

Kekurangan Sistem Tanggal

Sistem ini juga mempunyai keterbatasan.

Sulit apabila tanggal tidak diketahui

Jika petugas hanya mengetahui nama perusahaan tetapi tidak mengetahui tanggal dokumen, pencarian dapat membutuhkan waktu lebih lama.

Banyak dokumen dapat memiliki tanggal yang sama

Dalam organisasi dengan volume dokumen tinggi, satu tanggal dapat berisi banyak arsip.

Karena itu diperlukan pengaturan tambahan agar dokumen pada tanggal yang sama tetap mudah ditemukan.

Membutuhkan konsistensi

Kesalahan menentukan tanggal dapat menyebabkan misfile, yaitu arsip ditempatkan pada lokasi yang salah.

Sistem Tanggal vs Sistem Pengarsipan Lain

Pemilihan filing system bergantung pada informasi yang paling sering digunakan untuk menemukan kembali arsip.

Sistem	Dasar penyimpanan
Sistem Abjad	Nama orang/perusahaan/organisasi
Sistem Subject	Pokok masalah/perihal
Sistem Nomor	Nomor atau kode
Sistem Tanggal	Urutan waktu/tanggal
Sistem Wilayah	Lokasi/daerah

Kelima sistem tersebut merupakan bentuk umum sistem penyimpanan arsip yang juga dibahas dalam literatur kearsipan.

Contoh Kasus Praktik Siswa MPLB

Seorang petugas administrasi menerima dokumen berikut:

Surat A: 5 Agustus 2026
Surat B: 17 Juli 2026
Surat C: 5 Agustus 2026
Surat D: 21 Januari 2025
Surat E: 30 September 2026

Tugas

Susun kelima dokumen tersebut menggunakan chronological filing system.

Kemudian tentukan:

1. tahun penyimpanan;

2. guide bulan;

3. folder tanggal;

4. urutan dokumen;

5. cara menemukan kembali Surat B.

Tantangan HOTS

Jika terdapat 50 surat pada tanggal yang sama, sistem tambahan apa yang dapat digunakan agar penemuan kembali arsip tetap cepat?

Pertanyaan ini penting karena dalam dunia kerja, satu filing system sering kali perlu dikombinasikan dengan sistem lainnya.

Sistem Tanggal dalam Arsip Digital

Konsep chronological filing system tidak hanya berlaku pada filing cabinet.

Dalam pengelolaan dokumen digital, prinsip yang sama dapat diterapkan melalui struktur folder.

Contoh:

ARSIP
↳ 2026
　↳ Agustus
　　↳ 19

Namun, pengelolaan digital dapat dikembangkan lebih jauh menggunakan metadata seperti:

Tanggal dokumen | Nomor surat | Pengirim | Perihal | Jenis dokumen

Dengan metadata tersebut, pencarian dokumen tidak hanya bergantung pada satu informasi.

Inilah salah satu perbedaan penting antara sekadar menyimpan file dalam folder dan membangun sistem pengelolaan arsip digital.

FAQ Sistem Tanggal

Apa yang dimaksud dengan sistem tanggal?

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan urutan waktu atau tanggal.

Apa istilah bahasa Inggris sistem tanggal?

Istilah yang umum digunakan adalah Chronological Filing System.

Bagaimana susunan sistem tanggal?

Susunan dasarnya adalah:

Tahun → Bulan → Tanggal → Arsip

Apa kelebihan sistem tanggal?

Sistem ini sederhana dan efektif apabila dokumen sering dicari berdasarkan waktu.

Apa kelemahannya?

Pencarian menjadi lebih sulit apabila tanggal dokumen tidak diketahui.

Apakah sistem tanggal dapat digunakan untuk arsip digital?

Ya. Prinsip tahun, bulan, dan tanggal dapat digunakan dalam struktur folder maupun sebagai metadata dalam sistem arsip digital.

Kesimpulan

Sistem tanggal atau chronological filing system merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan urutan waktu.

Dalam penerapannya, arsip dapat disusun menggunakan struktur:

Tahun → Bulan → Tanggal → Dokumen

Sistem ini sangat membantu ketika tanggal merupakan informasi utama yang digunakan untuk mencari dokumen.

Namun, keterampilan kearsipan yang sebenarnya bukan hanya kemampuan menyimpan arsip.

Seorang petugas administrasi profesional harus mampu menyimpan, mengklasifikasikan, menjaga, dan menemukan kembali dokumen secara cepat dan tepat ketika informasi tersebut dibutuhkan.

  Pengarsipan Secara Sistem Tanggal

Sistem tanggal/kronologis adalah sistem penyimpanan surat berdasarkan tanggal dibuatnya surat tersebut.
Pembagian sistem tanggal ada 3 tahap, yaitu:

1.   Pembagian utama berdasarkan tahun (judul laci);
2.   Pembagian pembantu berdasarkan bulan (judul guide);
3.   Pembagian kecil berdasarkan tanggal (judul folder).

             Susunan guide dan folder dalam filing cabinet didasarkan pada:

1.   Laci menggambarkan tahun,
2.   Guide menggambarkan bulan, dan
3.   Folder menggambarkan tanggal.

       Berikut contoh pengarsipan secara sistem tanggal : Misal Surat berasal dari PT MAKMUR JAYA  yang dibuat pada tanggal 20 November 2011. 

• Ini berarti laci dapat diberi kode 2011 
• lalu guide  dituliskan November 
• sedangkan foldernya berkode 20. 

Lalu langkah yang terakhir setelah surat kita urutkan langsung kita lakukan penyusunan guide dari tahun,  penyusunan folder dari nama bulan  serta penyusunan urutan surat berdasarkan tanggal surat.