GEOGRAPHIC FILING SYSTEM (PENGARSIPAN SECARA SISTEM WILAYAH)

Pengarsipan Secara Sistem Wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat.

 Pengarsipan Sistem Wilayah adalah penyimpanan berkas/surat/dokumen secara sistematis sehingga pada saat ditemukan kembali dapat dengan mudah dicari karena menggunakan sistematika letak suatu wilayah/tempat/kota.

Pengarsipan Sistem Wilayah banyak digunakan di kantor-kantor pemerintahan, perusahaan-perusahaan Jasa Pengiriman Barang, maupun perusahaan yang mempunyai relasi atau customer yang ada di berbagai daerah.

Pengarsipan sistem wilayah biasanya dikombinasi dengan sistem lain seperti sistem abjad dan tanggal

Langkah/Prosedur Penyimpanan Sistem Wilayah :

1. Pertama arsip DIPERIKSA tanda dan perintah penyimpanannya, lalu ditentukan identitasnya berdasarkan penerapan nama tempat/wilayah, surat masuk yaitu dari daerah mana surat sedangkan  surat keluar yaitu untuk ke daerah mana surat tersebut

2. Setelah hal tersebut di atas langkah selanjutnya adalah MENGINDEKS dengan daftar klasifikasi yang dibuat terlebih dahulu

3. Surat diberi KODE wilayah berupa urutan nama wilayah dari tingkatan paling rendah. Kode nya berasal dari daftar klasifikasi yang sudah dibuat terlebih dahulu. Kode tersebut dapat berupa angka atau abjad disesuaikan dengan kebutuhan.

4. Kemudian arsip DITEMPATKAN pada tempat penyimpanan berdasarkan kode surat

     Berikut adalah contoh soal dari sistem geografis yang digabung dengan sistem abjad dan sistem tanggal.
Ada beberapa perusahaan di Kec Periuk yang sering memerlukan surat untuk dokumen proses produksi maupun dalam meminta ijin operasional di daerah tersebut. Juga dokumen yang dibutuhkan pada saat pengiriman barang-barang.
Adapun data-data perusahaan tersebut :

a.       Kelurahan Peruk

·         PT Surya Mentari tertanggal 9, 10 Februari 2016 dan  2 Maret 2016 berada di RW 01

·         PT Bima Maju tertanggal  7, 8  Januari 2015 dan 29 Februari 2016 serta berada di RW 01

·         PT Makmur Sentosa surat pada tanggal 11 Desember 2015, 4 dan 5 Januari 2016 dan berada di RW 04

a.       Kelurahan Sangiang Jaya

·         PT Damos Indah tertanggal 26 Februari 2016 dan 3, 4 Maret 2016

b.      Kelurahan Gembor

·         RW 02 PT Alam Sutera tanggal 19  Januari 2016, hari ini dan 2 hari yang lalu

·         RW 02 PT Bima Sakti tanggal 18, 17  Februari 2016

Posisi letak surat dari perusahaan tersebut dapat dilihat dari gambar di atas !

Berikut Daftar Klasifikasi sistem Wilayah di Provinsi Banten

No.	WILAYAH	SUB WILAYAH	SUB-SUB WILAYAH
1.	Kota Tangerang	1.1     Kecamatan Batu Ceper 1.2     Kecamatan Benda 1.3     Kecamatan Cibodas 1.4     Kecamatan Ciledug 1.5     Kecamatan Cipondoh 1.6     Kecamatan Jatiuwung 1.7     Kecamatan Karang Tengah 1.8     Kecamatan Karawaci 1.9     Kecamatan Larangan 1.10    Kecamatan Neglasari 1.11    Kecamatan Periuk 1.12                      Kecamatan Pinang 1.13                      Kecamatan                        Tangerang	1.11.1    Kelurahan Periuk            (15131 ) 1.11.2    Kelurahan Periuk Jaya    (15131) 1.11.3    Kelurahan Gebang Raya  (15132) 1.11.4    Kelurahan Sangiang Jaya (15182) 1.11.5    Kelurahan Gembor          (15133)
2.	Kabupaten Tangerang

              POSISI LETAK SURAT-SURAT DAPAT DI LIHAT PADA GAMBAR DI ATAS