Sistem Wilayah (Geographic Filing System): Pengertian, Prosedur, Contoh & Cara Penyimpanan Arsip
 |
| Sistem Wilayah (Geographic Filing System): Pengertian, Prosedur, Contoh & Cara Penyimpanan Arsip design by Lambue Sofia Simamora |
Sebuah perusahaan memiliki pelanggan di Tangerang, Bandung, Surabaya, Medan, dan Makassar. Setiap hari perusahaan menerima dan mengirim berbagai surat kepada pelanggan dari kota-kota tersebut.
Jika pimpinan meminta:
“Tolong cari semua dokumen pelanggan dari Bandung.”
Bagaimana petugas administrasi dapat menemukannya dengan cepat?
Salah satu sistem yang dapat digunakan adalah Sistem Wilayah atau Geographic Filing System.
Apa Itu Sistem Wilayah?
Sistem Wilayah (Geographic Filing System) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang menggunakan nama tempat, daerah, atau wilayah geografis sebagai dasar pengelompokan arsip.
Pada surat masuk, wilayah asal surat dapat digunakan sebagai dasar pengelompokan. Sementara pada surat keluar, wilayah tujuan surat digunakan sebagai dasar penyimpanan.
Dengan demikian, kata tangkap utama dalam sistem ini adalah lokasi.
Lokasi tersebut dapat berupa:
negara;
provinsi;
kabupaten;
kota;
kecamatan;
kelurahan/desa;
wilayah pemasaran;
cabang perusahaan.
Kapan Geographic Filing System Digunakan?
Sistem wilayah cocok digunakan oleh organisasi yang aktivitasnya berhubungan dengan banyak lokasi.
Contohnya:
Perusahaan ekspedisi
Dokumen dapat dikelompokkan berdasarkan wilayah pengiriman.
Perusahaan dengan banyak cabang
Dokumen cabang Bandung, Jakarta, Surabaya, dan Medan dapat dipisahkan.
Perusahaan pemasaran atau distribusi
Data pelanggan dapat dikelompokkan berdasarkan area pemasaran.
Instansi pemerintahan
Dokumen dapat diklasifikasikan berdasarkan provinsi, kabupaten, kecamatan, atau wilayah kerja.
Sekolah atau lembaga pendidikan
Data dapat dikelompokkan berdasarkan daerah asal siswa, mitra industri, atau lokasi kegiatan.
Penggunaan sistem wilayah oleh organisasi dengan cabang atau hubungan kerja di berbagai daerah juga merupakan salah satu penggunaan umum geographic filing.
Daftar Klasifikasi Sistem Wilayah
Sebelum arsip disimpan, organisasi perlu membuat daftar klasifikasi wilayah.
Daftar klasifikasi wilayah merupakan pedoman untuk menentukan posisi suatu daerah dalam sistem penyimpanan.
Strukturnya dapat dibuat:
Wilayah Utama → Subwilayah → Sub-subwilayah → Arsip
Sebagai contoh:
Jawa
→ Banten
→ Jawa Barat
→ Jawa Tengah
→ Jawa Timur
Kemudian:
Jawa Barat
→ Bandung
→ Bogor
→ Bekasi
→ Cirebon
→ Depok
→ Sukabumi
Kemudian di dalam kota:
Bandung
→ PT Maju Bersama
→ PT Nusantara Abadi
→ CV Citra Mandiri
Daftar klasifikasi memang dapat terdiri atas wilayah utama, subwilayah, dan sub-subwilayah, sehingga petugas harus memahami struktur geografis yang digunakan organisasi.
Contoh Struktur Geographic Filing System
Misalnya perusahaan mempunyai pelanggan berikut:
Maka struktur penyimpanannya dapat dibuat:
JAWA BARAT
→ Bandung
→ PT Maju Bersama
BANTEN
→ Tangerang
→ PT Citra Abadi
JAWA TIMUR
→ Surabaya
→ CV Sentosa
SUMATERA UTARA
→ Medan
→ PT Nusantara
SULAWESI SELATAN
→ Makassar
→ CV Mandiri
Dengan struktur tersebut, ketika petugas mencari dokumen berdasarkan wilayah, lokasi arsip dapat ditentukan secara sistematis.
Peralatan Sistem Wilayah
Untuk pengarsipan manual, beberapa peralatan yang dapat digunakan antara lain:
Filing Cabinet
Digunakan sebagai tempat penyimpanan utama arsip.
Satu laci dapat digunakan untuk satu wilayah utama apabila volume dokumen cukup besar.
Guide
Guide digunakan sebagai pembatas antarwilayah atau subwilayah.
Contoh:
Guide Jawa Barat
Folder
Folder dapat digunakan untuk kota, perusahaan, pelanggan, atau klasifikasi berikutnya.
Contoh:
Folder Bandung
Kartu Indeks
Kartu indeks membantu menemukan arsip ketika petugas mengetahui nama perusahaan tetapi belum mengetahui lokasi penyimpanannya.
Rak Sortir
Rak sortir dapat digunakan untuk mengelompokkan dokumen sebelum ditempatkan ke dalam filing cabinet.
Filing cabinet, guide, folder, kartu indeks, dan rak sortir termasuk perlengkapan yang umum digunakan dalam praktik geographic filing.
Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah
Penyimpanan arsip harus dilakukan secara sistematis.
1. Memeriksa dokumen
Periksa apakah dokumen:
telah selesai diproses;
sudah mendapat perintah penyimpanan;
mempunyai alamat atau wilayah yang jelas;
memang harus disimpan sebagai arsip.
2. Menentukan identitas wilayah
Selanjutnya tentukan wilayah yang menjadi dasar penyimpanan.
Surat masuk
Gunakan wilayah asal surat.
Surat keluar
Gunakan wilayah tujuan surat.
Prinsip ini merupakan salah satu karakteristik penting Geographic Filing System.
3. Mengindeks
Tentukan kata tangkap berdasarkan wilayah.
Contoh:
PT Maju Bersama
Jl. Asia Afrika, Bandung, Jawa Barat
Maka indeks wilayahnya dapat ditentukan:
Jawa Barat → Bandung → PT Maju Bersama
4. Memberikan kode
Setelah indeks ditentukan, berikan kode sesuai daftar klasifikasi wilayah yang digunakan organisasi.
Misalnya:
JBR / BDG / MJB
Keterangan:
JBR = Jawa Barat
BDG = Bandung
MJB = Maju Bersama
Kode tersebut hanya contoh. Organisasi dapat menggunakan sistem kode yang berbeda sesuai kebutuhannya.
5. Menyortir Arsip
Dokumen kemudian dikelompokkan berdasarkan wilayahnya.
Misalnya:
Banten
Jawa Barat
Jawa Tengah
Jawa Timur
Sumatera Utara
Proses penyortiran sebelum penyimpanan membantu petugas mengurangi risiko salah tempat atau misfile.
6. Menempatkan Arsip
Setelah disortir, arsip ditempatkan pada lokasi yang sesuai.
Contoh:
Jawa Barat → Bandung → PT Maju Bersama
Dokumen kemudian disimpan di folder yang telah ditentukan.
Contoh Kasus Penyimpanan
Perhatikan surat berikut.
Pengirim: PT Kreatif Indonesia
Alamat: Bandung, Jawa Barat
Tanggal: 15 Agustus 2026
Perihal: Penawaran Kerja Sama
Karena dokumen merupakan surat masuk, maka wilayah asal surat menjadi dasar penyimpanan.
Urutannya:
Jawa Barat → Bandung → PT Kreatif Indonesia
Jika terdapat banyak surat dari perusahaan tersebut, dokumen selanjutnya dapat disusun berdasarkan tanggal.
Contohnya:
Jawa Barat → Bandung → PT Kreatif Indonesia → 15 Agustus 2026
Inilah alasan Geographic Filing System sering dikombinasikan dengan sistem lain seperti abjad atau tanggal. Hal tersebut juga disebutkan dalam artikel asli smkdamosdiary.
Cara Menemukan Kembali Arsip
Sekarang pimpinan meminta:
“Tolong cari surat dari PT Kreatif Indonesia Bandung.”
Petugas dapat melakukan langkah berikut.
Langkah 1
Tentukan wilayah:
Jawa Barat
Langkah 2
Cari subwilayah:
Bandung
Langkah 3
Cari folder:
PT Kreatif Indonesia
Langkah 4
Temukan dokumen yang dimaksud.
Jika dokumen dikeluarkan dari tempat penyimpanan, petugas perlu mengikuti prosedur peminjaman arsip yang berlaku agar posisi dokumen tetap dapat dilacak.
Kelebihan Geographic Filing System
Mudah digunakan jika wilayah diketahui
Apabila petugas mengetahui daerah asal atau tujuan dokumen, pencarian dapat dilakukan dengan cepat.
Cocok untuk organisasi dengan wilayah kerja luas
Sistem ini sangat membantu perusahaan yang memiliki cabang, pelanggan, distributor, atau wilayah pemasaran di berbagai daerah.
Memudahkan analisis berdasarkan wilayah
Organisasi dapat melihat jumlah dokumen atau aktivitas berdasarkan daerah.
Misalnya:
Berapa banyak pelanggan dari Jawa Barat?
atau:
Wilayah mana yang mempunyai transaksi paling banyak?
Dapat dikombinasikan dengan sistem lain
Geographic Filing System dapat dikombinasikan dengan:
Alphabetical Filing System
Chronological Filing System
Numeric Filing System
atau sistem lainnya.
Kekurangan Geographic Filing System
Membutuhkan pengetahuan wilayah
Petugas perlu memahami struktur wilayah yang digunakan dalam klasifikasi.
Kesalahan menentukan provinsi atau kota dapat menyebabkan arsip salah tempat.
Nama wilayah dapat sama
Beberapa daerah dapat mempunyai nama yang sama atau mirip sehingga diperlukan klasifikasi yang lebih jelas.
Kurang efektif jika wilayah tidak diketahui
Jika petugas hanya mengetahui nama perusahaan tetapi tidak mengetahui lokasinya, pencarian dapat menjadi lebih sulit.
Karena itu, kartu indeks atau database pencarian dapat membantu.
Struktur wilayah dapat berubah
Pemekaran daerah atau perubahan administratif dapat menyebabkan daftar klasifikasi perlu diperbarui.
Perbedaan Sistem Wilayah dengan Sistem Filing Lain
Kelima sistem tersebut merupakan sistem penyimpanan dokumen yang umum diajarkan dalam pengelolaan arsip.
Latihan Praktik Siswa MPLB
Perhatikan lima dokumen berikut:
Dokumen A
PT Sinar Jaya — Bandung, Jawa Barat
Dokumen B
CV Makmur — Tangerang, Banten
Dokumen C
PT Citra Mandiri — Surabaya, Jawa Timur
Dokumen D
PT Sentosa — Bogor, Jawa Barat
Dokumen E
CV Nusantara — Bandung, Jawa Barat
Tugas
Susun kelima dokumen tersebut menggunakan Geographic Filing System.
Tentukan:
wilayah utama;
subwilayah;
indeks;
kode;
folder penyimpanan.
Kemudian jelaskan bagaimana cara menemukan kembali Dokumen E.
Tantangan HOTS
Sebuah perusahaan mempunyai 2.000 pelanggan di seluruh Indonesia.
Jika perusahaan hanya menggunakan sistem wilayah sampai tingkat provinsi, maka folder Jawa Barat akan berisi ratusan dokumen.
Pertanyaan:
Bagaimana Anda mengembangkan sistem klasifikasi agar pencarian arsip tetap cepat?
Salah satu solusi yang dapat dianalisis adalah membuat hierarki:
Provinsi → Kota/Kabupaten → Nama Perusahaan → Tanggal
Dengan demikian, Geographic Filing System dapat dikombinasikan dengan Alphabetical Filing System dan Chronological Filing System.
Geographic Filing System dalam Arsip Digital
Konsep sistem wilayah juga dapat diterapkan dalam penyimpanan digital.
Contoh struktur folder:
ARSIP PELANGGAN
→ Jawa Barat
→ Bandung
→ PT Maju Bersama
→ Banten
→ Tangerang
→ PT Citra Abadi
Namun, pengelolaan arsip digital modern sebaiknya tidak hanya bergantung pada struktur folder.
Dokumen dapat dilengkapi dengan metadata seperti:
Provinsi | Kota | Nama Perusahaan | Nomor Dokumen | Tanggal | Subject
Contoh:
Jawa Barat | Bandung | PT Maju Bersama | 025/MJB/VIII/2026 | 19-08-2026 | Penawaran
Dengan metadata tersebut, dokumen dapat ditemukan melalui beberapa jalur pencarian.
Konsep klasifikasi masih penting dalam pengelolaan arsip digital; artikel Subject Filing Anda juga sudah menghubungkan klasifikasi tradisional dengan pengelolaan dokumen digital.
FAQ Geographic Filing System
Apa yang dimaksud dengan Geographic Filing System?
Geographic Filing System adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nama wilayah atau lokasi.
Apa nama lain Geographic Filing System?
Dalam bahasa Indonesia biasa disebut Sistem Wilayah atau Sistem Geografis.
Apa kata tangkap dalam sistem wilayah?
Kata tangkap utamanya adalah nama wilayah, seperti negara, provinsi, kota, kabupaten, atau daerah tertentu.
Bagaimana surat masuk disimpan?
Surat masuk dapat dikelompokkan berdasarkan wilayah asal surat.
Bagaimana surat keluar disimpan?
Surat keluar dapat dikelompokkan berdasarkan wilayah tujuan surat.
Apakah Geographic Filing System dapat dikombinasikan dengan sistem abjad?
Ya. Setelah dokumen dikelompokkan berdasarkan wilayah, nama perusahaan atau pelanggan dapat disusun berdasarkan abjad.
Apakah sistem wilayah dapat digunakan untuk arsip digital?
Ya. Wilayah dapat digunakan sebagai struktur folder maupun sebagai metadata dalam sistem pengelolaan dokumen.
Kesimpulan
Sistem Wilayah atau Geographic Filing System merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan lokasi atau wilayah.
Dalam penerapannya, struktur penyimpanan dapat dibuat:
Wilayah Utama → Subwilayah → Nama Organisasi → Dokumen
Sebagai contoh:
Jawa Barat → Bandung → PT Maju Bersama → Dokumen
Sistem ini sangat cocok bagi organisasi yang mempunyai pelanggan, cabang, mitra, atau aktivitas di berbagai daerah.
Namun, keterampilan kearsipan tidak berhenti pada kemampuan memasukkan dokumen ke dalam folder.
Petugas administrasi perlu mampu mengidentifikasi wilayah, mengindeks, memberi kode, menyortir, menyimpan, dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
Karena itu, Geographic Filing System sebaiknya dipelajari tidak hanya sebagai teori, tetapi juga melalui simulasi dan praktik penyimpanan arsip.
1. Pertama arsip DIPERIKSA tanda dan perintah penyimpanannya, lalu ditentukan identitasnya berdasarkan penerapan nama tempat/wilayah, surat masuk yaitu dari daerah mana surat sedangkan surat keluar yaitu untuk ke daerah mana surat tersebut
2. Setelah hal tersebut di atas langkah selanjutnya adalah MENGINDEKS dengan daftar klasifikasi yang dibuat terlebih dahulu
3. Surat diberi KODE wilayah berupa urutan nama wilayah dari tingkatan paling rendah. Kode nya berasal dari daftar klasifikasi yang sudah dibuat terlebih dahulu. Kode tersebut dapat berupa angka atau abjad disesuaikan dengan kebutuhan.
4. Kemudian arsip DITEMPATKAN pada tempat penyimpanan berdasarkan kode surat
Berikut adalah contoh soal dari sistem geografis yang digabung dengan sistem abjad dan sistem tanggal.
Ada beberapa perusahaan di Kec Periuk yang sering memerlukan surat untuk dokumen proses produksi maupun dalam meminta ijin operasional di daerah tersebut. Juga dokumen yang dibutuhkan pada saat pengiriman barang-barang.
Adapun data-data perusahaan tersebut :
Posisi letak surat dari perusahaan tersebut dapat dilihat dari gambar di atas !
No.
|
WILAYAH
|
SUB WILAYAH
|
SUB-SUB WILAYAH
|
1.
|
Kota Tangerang
|
1.1 Kecamatan
Batu Ceper
1.2 Kecamatan
Benda
1.3 Kecamatan
Cibodas
1.4 Kecamatan
Ciledug
1.5 Kecamatan
Cipondoh
1.6 Kecamatan
Jatiuwung
1.7 Kecamatan
Karang Tengah
1.8 Kecamatan
Karawaci
1.9 Kecamatan
Larangan
1.10
Kecamatan
Neglasari
1.11
Kecamatan
Periuk
1.12
Kecamatan
Pinang
1.13
Kecamatan Tangerang
|
1.11.1 Kelurahan Periuk (15131 )
1.11.2 Kelurahan Periuk Jaya (15131)
1.11.3 Kelurahan Gebang Raya (15132)
1.11.4 Kelurahan Sangiang Jaya (15182)
1.11.5 Kelurahan Gembor (15133)
|
2.
|
Kabupaten Tangerang
|
||
POSISI LETAK SURAT-SURAT DAPAT DI LIHAT PADA GAMBAR DI ATAS
Comments