Sistem subject atau perihal atau masalah merupakan cara penyimpanan dan penemuan kembali surat dengan berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu dipersiapkan untuk melakukan sistem ini yaitu membuat daftar klasifikasi yang memuat pengelompokan atau penggolong-golongan seluruh kegiatan/masalah/hal-hal yang dilakukan di seluruh kantor tempat sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut dikelompokkan kemudian diuraikan lagi menjadi lebih spesifik menurut isi pokok atau perihal surat.
Masalah-masalah pokok dituliskan pada pembagian utama
(Main Subject),
sedangkan uraian masalahnya disebut pada pembagian pembantu
(Sub Subject). Apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, bagian ini disebut sub pembagian pembantu
(Sub Sub Subject).
DAFTAR KLASIFIKASI ARSIP SISTEM SUBJEK
No
|
Main Subject
(Masalah Utama)
|
Sub Subject
(Sub Masalah )
|
Sub-Sub Subject
(Sub-Sub Masalah )
|
CODE
| |
1.
|
KEPEGAWAIAN
(KP)
|
KP1
| |||
Pengadaan
|
KP1.1
| ||||
Formasi
|
KP1.1.1
| ||||
Ijin
|
KP1.1.2
| ||||
Mutasi
|
KP1.1.3
| ||||
PHK
|
KP1.1.4
| ||||
Pensiun
|
KP1.1.5
| ||||
Kesehatan
|
KP1.1.6
| ||||
Kesejahteraan
|
KP1.2
| ||||
Bantuan Sosial
|
KP1.2.1
| ||||
Tunjangan Hari Raya
|
KP1.2.2
| ||||
Tunjangan Akhir Tahun
|
KP1.2.3
| ||||
2.
|
PERDAGANGAN
(PD)
|
PD2
| |||
Pemasaran
|
PD2.1
| ||||
Promosi
|
PD2.1.1
| ||||
Permintaan Penawaran
|
PD2.1.2
| ||||
Penawaran
|
PD2.1.3
| ||||
Pembelian
|
PD2.2
| ||||
Promosi
|
PD2.2.1
| ||||
Permintaan Penawaran
|
PD2.2.2
| ||||
Penawaran
|
PD2.2.3
| ||||
Produksi
|
PD2.3
| ||||
Pesanan
|
PD2.3.1
| ||||
Surat Jalan
|
PD2.3.2
| ||||
Faktur/Invoice
|
PD2.3.3
| ||||
Mesin pabrik
|
PD2.3.4
| ||||
Keuangan
|
PD2.4
| ||||
Tangguhan Pembayaran
|
PD2.4.1
| ||||
Tagihan I
|
PD2.4.2
| ||||
Tagihan II
|
PD2.4.3
| ||||
Tagihan III
|
PD2.4.4
| ||||
Kwitansi
|
PD2.4.5
PD2.4.6
| ||||
Nota
| |||||
3.
|
DINAS
(DN)
|
DN3
| |||
Kerjasama
|
DN3.1
| ||||
Kerjasama Perdagangan
|
DN3.1.1
| ||||
Kerjasama Olahraga
|
DN3.1.2
| ||||
Kerjasama Diklat
|
DN3.1.3
| ||||
Surat Dinas
|
DN3.2
| ||||
Surat Tugas
|
DN3.2.1
| ||||
Surat Keputusan
|
DN3.2.2
| ||||
Surat Perintah
|
DN3.2.3
| ||||
Surat Intruksi
|
DN3.2.4
| ||||
Nota Dinas
|
DN3.2.5
| ||||
Memorandum
|
DN3.2.6
| ||||
Comments