BAGAN PENGURUSAN SURAT MASUK SISTEM KARTU KENDALI ASAS SENTRALISASI





Keterangan:
  1. Pada pengurusan surat masuk dengan menggunakan system asas sentralisasi ini adalah dimana hal yang pertama kali adalah kita menerima surat dimana surat diterima pada bagian penerimaan surat untuk dicek kebenaran alamat surat yang dituju.
  2. Lalu setelah itu surat diberikan kepada bagian pengarah surat untuk siapa surat tersebut dituju dan selanjutnya adalah surat diserahkan pada bagian pencatat surat untuk kemudian dibuatkan LD rangkap 2 dan dibuatkan KK rangkap 2.
  3. Lalu selanjutnya LD, KK rangkap 2 dan beserta surat diserahkan kepada pimpinan dimana nanti pimpinan memberikan disposisi untuk menindak lanjuti surat secepatnya setelah mendapatkan disposisi dari pimpinan selanjutnya semuanya itu diserahkan kepada bagian pencatat surat untuk dicek.
  4. Lalu setelah dicek oleh bagian pencatat surat, selanjutnya KK 1 disimpan pada bagian pencatat dan KK 2 disimpan pada bagian penataan, sedangkan surat beserta LD 1 dan LD 2 di serahkan pada bagian pelaksanaan untuk menindak lanjuti surat sesuai dengan disposisi yang di berikan oleh pimpinan.
  5. Lalu setelah bagian pelaksanaan telah menyelesaikan intruksi yang diberikan oleh pimpinan selanjutnya bagian pelaksanaan menyerahkan LD 1 kepada bagian pencatatan untuk dicek kembali setelah selesai dicek selanjutnya LD 1 disimpan di bagian penataan untuk disimpan berserta KK 2 sedangkan LD 2 di serahkan oleh pelaksana kepada bagian pencatat untuk disimpan bersama.

Indeks         :
Tgl.          :

No. Urut  :                  M/K
Kode       :
Isi Ringkas :
Lampiran    :
Tgl. Surat:
No. Surat:
Dari             :
Kepada       :
Pengolah    :
Paraf        :
Catatan       :


Kartu Kendali

Indeks : Diisi indeks surat
Kode : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
Tanggal : Diisi tanggal terima surat
No. Urut : Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
M/K : Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
Perihal : Diisi hal surat
Isi Ringkas : Diisi ringkasan surat
Lampiran : Lampiran surat
Dari : Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
Kepada : Alamat yang dikirim surat untuk surat keluar
Tgl.Surat : Diisi tanggal surat
No. Surat : Diisi nomor surat
Pengolah : Diisi unit pengolah
Paraf : Diisi paraf pengolah surat

Comments

Post a Comment