Pengurusan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali: Prosedur dan Cara Mengisinya

Sistem sentralisasi merupakan asas pengelolaan surat dan arsip yang memusatkan kegiatan penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, dan penyimpanan arsip pada satu unit khusus yang disebut unit kearsipan.

Dalam pengurusan surat masuk penting, salah satu sarana pencatatan yang dapat digunakan adalah kartu kendali. Kartu kendali berfungsi untuk mencatat identitas surat, mengendalikan pergerakan surat, mengetahui unit pengolah yang menangani surat, dan membantu proses penemuan kembali arsip.

Pada sistem konvensional, kartu kendali umumnya dibuat tiga rangkap, sedangkan lembar disposisi dibuat dua rangkap.

Keterangan:

1. Pada pengurusan surat masuk dengan menggunakan system asas sentralisasi ini adalah dimana hal yang pertama kali kita lakukan adalah menerima surat dimana surat diterima pada bagian penerimaan surat untuk dicek kebenaran alamat surat yang dituju.
2. Lalu setelah itu surat diberikan kepada bagian pengarah surat untuk siapa surat tersebut dituju dan selanjutnya adalah surat diserahkan pada bagian pencatat surat untuk kemudian dibuatkan LD rangkap 2 dan dibuatkan KK rangkap 2.
3. Lalu selanjutnya LD, KK rangkap 2 dan beserta surat diserahkan kepada pimpinan dimana nanti pimpinan memberikan disposisi untuk menindak lanjuti surat secepatnya setelah mendapatkan disposisi dari pimpinan selanjutnya semuanya itu diserahkan kepada bagian pencatat surat untuk dicek.
4. Lalu setelah dicek oleh bagian pencatat surat, selanjutnya KK 1 disimpan pada bagian pencatat dan KK 2 disimpan pada bagian penataan, sedangkan surat beserta LD 1 dan LD 2 di serahkan pada bagian pelaksanaan untuk menindak lanjuti surat sesuai dengan disposisi yang di berikan oleh pimpinan.
5. Lalu setelah bagian pelaksanaan telah menyelesaikan intruksi yang diberikan oleh pimpinan selanjutnya bagian pelaksanaan menyerahkan LD 1 kepada bagian pencatatan untuk dicek kembali setelah selesai dicek selanjutnya LD 1 disimpan di bagian penataan untuk disimpan berserta KK 2 sedangkan LD 2 di serahkan oleh pelaksana kepada bagian pencatat untuk disimpan bersama.

Indeks         :	Tgl.          : No. Urut  :                  M/K	Kode       :
Isi Ringkas :
Lampiran    :	Tgl. Surat:	No. Surat:
Dari             :
Kepada       :
Pengolah    :		Paraf        :
Catatan       :

Kartu Kendali

1. Indeks, Diisi indeks surat
2. Kode, Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
3. Tanggal, Diisi tanggal terima surat
4. No. Urut, Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
5. M/K, Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
6. Perihal, Diisi hal surat
7. Isi Ringkas, Diisi ringkasan surat
8. Lampiran, Lampiran surat
9. Dari, Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
10. Kepada, Alamat yang dikirim surat untuk surat keluar
11. Tgl.Surat, Diisi tanggal surat
12. No. Surat, Diisi nomor surat
13. Pengolah, Diisi unit pengolah
14. Paraf, Diisi paraf pengolah surat

Relevansi Kartu Kendali pada Era Digital

Saat ini, banyak sekolah, kantor, perusahaan, dan instansi pemerintah telah menggunakan aplikasi persuratan elektronik. Data yang sebelumnya dicatat pada kartu kendali dapat dimasukkan ke dalam sistem digital, seperti nomor surat, tanggal, pengirim, perihal, klasifikasi, disposisi, unit pengolah, dan status penyelesaian.

Meskipun demikian, pemahaman mengenai kartu kendali tetap penting bagi siswa MPLB. Melalui materi ini, siswa dapat memahami alur pengendalian surat, pembagian tanggung jawab antara unit kearsipan dan unit pengolah, proses disposisi, serta prinsip pengelolaan arsip yang sistematis.

Dengan demikian, kartu kendali bukan hanya dipelajari sebagai formulir manual, tetapi juga sebagai dasar untuk memahami cara kerja sistem persuratan dan pengelolaan arsip digital.