Jenis-Jenis Arsip: Pengertian, Fungsi, Contoh & Arsip Digital
Jenis-Jenis Arsip: Pengertian, Fungsi, Contoh, Arsip Digital dan Penerapannya
Memahami arsip aktif, inaktif, vital, statis, serta perkembangan arsip elektronik dan digital dalam administrasi perkantoran modern.
Setiap organisasi menghasilkan informasi dan dokumen setiap hari. Surat masuk, surat keluar, kontrak kerja, laporan keuangan, data pegawai, dokumen siswa, notulen rapat, foto kegiatan, email hingga dokumen yang tersimpan pada cloud merupakan contoh informasi yang perlu dikelola secara sistematis.
Karena jumlah dokumen terus bertambah, seorang tenaga administrasi tidak cukup hanya mampu menyimpan dokumen. Ia perlu mengetahui jenis arsip, nilai kegunaan, tingkat penggunaan, cara penyimpanan, keamanan, serta bagaimana menemukan kembali arsip ketika dibutuhkan.
Kemampuan tersebut menjadi semakin penting dalam lingkungan Smart Office karena pengelolaan arsip kini berkembang dari lemari dan folder fisik menuju database, cloud storage, Document Management System (DMS), automation, dan teknologi Artificial Intelligence (AI).
1. Apa yang Dimaksud dengan Arsip?
Secara umum, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat atau diterima oleh organisasi maupun perseorangan dalam berbagai bentuk dan media.
Artinya, arsip tidak selalu berbentuk kertas. Rekaman informasi yang memiliki hubungan dengan suatu kegiatan atau aktivitas organisasi juga dapat menjadi arsip.
Surat penawaran yang diterima perusahaan merupakan arsip. File PDF surat tersebut juga merupakan arsip. Email yang digunakan untuk mengirimkannya dapat menjadi bagian dari rekaman aktivitas organisasi.
2. Jenis Arsip Berdasarkan Fungsi dan Penggunaannya
Dalam pengelolaan kearsipan, salah satu pembagian yang sangat penting adalah berdasarkan fungsi dan frekuensi penggunaannya.
Arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Dalam pengelolaan arsip dinamis dikenal pula arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital.
📂 Arsip Aktif
Arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi dan digunakan secara terus-menerus dalam pekerjaan.
📦 Arsip Inaktif
Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi masih harus disimpan sesuai ketentuan retensi.
🔐 Arsip Vital
Arsip yang sangat penting bagi keberlangsungan operasional dan sulit atau tidak dapat digantikan apabila hilang.
🏛️ Arsip Statis
Arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan dan dipermanenkan sesuai ketentuan kearsipan.
3. Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau digunakan secara terus-menerus.
Contoh arsip aktif di sebuah perusahaan:
- surat masuk yang sedang diproses;
- surat keluar tahun berjalan;
- invoice yang sedang ditagihkan;
- data pelanggan aktif;
- dokumen proyek yang sedang berjalan;
- jadwal kerja pegawai;
- dokumen transaksi bulan berjalan.
Karena sering digunakan, arsip aktif harus ditempatkan pada lokasi yang mudah dijangkau dan memiliki sistem penemuan kembali yang cepat.
Contoh di lingkungan sekolah
- data siswa tahun pelajaran berjalan;
- surat izin siswa;
- surat tugas guru;
- jadwal pelajaran;
- dokumen kegiatan sekolah yang sedang berlangsung.
4. Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Dokumen tersebut mungkin tidak digunakan setiap hari, tetapi belum tentu boleh dimusnahkan karena masih memiliki nilai administratif, hukum, keuangan, atau kegunaan lainnya.
Contohnya:
- dokumen proyek yang telah selesai;
- dokumen transaksi tahun sebelumnya;
- surat lama yang jarang digunakan;
- data pegawai yang sudah tidak aktif tetapi masih dalam masa retensi;
- dokumen kegiatan sekolah tahun sebelumnya.
“Inaktif” tidak berarti “tidak berguna”. Arsip tidak boleh langsung dibuang hanya karena jarang digunakan. Penyusutan arsip harus mengikuti prosedur dan jadwal retensi yang berlaku.
5. Arsip Vital
Arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya menjadi persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional organisasi dan tidak dapat diperbarui atau digantikan apabila rusak atau hilang.
Contoh yang dapat termasuk arsip vital:
- dokumen kepemilikan aset;
- sertifikat tertentu;
- dokumen pendirian organisasi;
- dokumen legal penting;
- dokumen yang membuktikan hak organisasi.
Karena tingkat kepentingannya tinggi, arsip vital memerlukan perlindungan khusus seperti backup, pengaturan akses, penyimpanan aman, dan rencana pemulihan apabila terjadi bencana.
6. Arsip Statis
Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan ditetapkan untuk dipermanenkan sesuai ketentuan kearsipan.
Contohnya dapat berupa:
- dokumen penting sejarah suatu lembaga;
- dokumentasi peristiwa bersejarah;
- dokumen pendirian organisasi yang memiliki nilai sejarah;
- rekaman perkembangan penting suatu institusi.
Arsip statis mempunyai fungsi yang berbeda dengan dokumen operasional sehari-hari karena dapat menjadi sumber informasi, penelitian, pertanggungjawaban, dan memori kolektif.
7. Jenis Arsip Berdasarkan Bentuk dan Media
Perkembangan teknologi menyebabkan bentuk arsip semakin beragam. Arsip bukan hanya dokumen tekstual berbentuk kertas.
| Jenis Media | Contoh |
|---|---|
| Tekstual | Surat, laporan, kontrak, formulir dan notulen. |
| Audio | Rekaman wawancara, rekaman rapat atau rekaman suara. |
| Visual | Foto, gambar dan dokumentasi visual. |
| Audio Visual | Video kegiatan, dokumentasi rapat dan rekaman peristiwa. |
| Kartografi | Peta dan informasi geografis. |
| Elektronik/Digital | PDF, spreadsheet, dokumen digital, email dan database. |
8. Apa Itu Arsip Digital?
Arsip digital adalah arsip yang berada dalam lingkungan digital. Dokumen dapat dibuat sejak awal secara digital (born digital) atau berasal dari proses alih media dokumen fisik.
Contoh:
- surat dalam format PDF;
- file Microsoft Word;
- spreadsheet;
- email bisnis;
- database pelanggan;
- scan surat;
- foto kegiatan;
- rekaman video;
- dokumen yang tersimpan pada cloud.
Apakah cukup menyimpan file di folder komputer?
Tidak selalu. Pengelolaan arsip digital yang baik memerlukan struktur klasifikasi, nama file yang konsisten, metadata, hak akses, backup, keamanan, retensi, serta prosedur penemuan kembali.
document1.pdf
scanbaru2.pdf
finalfixbanget.pdf
Lebih informatif:
2026-08-20_Surat-Penawaran_PT-Citra-Abadi_025.pdf
Metadata dalam Arsip Digital
Metadata adalah informasi yang menjelaskan sebuah dokumen. Metadata membantu sistem maupun pengguna menemukan dokumen dengan lebih cepat.
Contohnya:
| Tanggal | Nomor | Pengirim | Subject | Status |
|---|---|---|---|---|
| 20-08-2026 | 025/CA/VIII/2026 | PT Citra Abadi | Penawaran | Aktif |
9. Arsip Digital dan Artificial Intelligence (AI)
🤖 Dari Digital Filing Menuju Intelligent Records Management
Teknologi Artificial Intelligence dapat membantu pekerjaan pengelolaan dokumen, terutama ketika organisasi memiliki jumlah dokumen yang sangat besar.
AI dan automation dapat digunakan untuk membantu:
- mengenali teks pada dokumen hasil scan;
- mengekstrak informasi tertentu dari dokumen;
- membantu mengelompokkan dokumen berdasarkan isi;
- membuat tag atau metadata;
- membantu pencarian dokumen;
- mendeteksi kemungkinan dokumen duplikat;
- meringkas isi dokumen untuk membantu proses administrasi.
Namun, AI tidak menghilangkan kebutuhan terhadap prinsip kearsipan. Justru organisasi tetap membutuhkan klasifikasi, indexing, coding, keamanan informasi, retensi dan kontrol dokumen yang baik.
Contoh Sederhana
Bayangkan sebuah perusahaan menerima 2.000 dokumen setiap bulan. Jika semuanya diberi nama secara manual tanpa standar, pencarian dokumen akan semakin sulit.
Dengan sistem digital yang dilengkapi metadata dan automation, informasi seperti:
Nama pelanggan → tanggal → nomor dokumen → jenis dokumen → wilayah → status
dapat digunakan untuk mempercepat proses pencarian kembali.
10. Studi Kasus MPLB: Tentukan Jenis Arsipnya
Bagian administrasi menerima surat penawaran dari supplier. Surat tersebut sedang dipelajari oleh bagian pengadaan untuk menentukan apakah perusahaan akan melakukan pembelian.
Pertanyaan:
Termasuk jenis arsip apakah surat tersebut berdasarkan frekuensi penggunaannya?
Analisis:
Surat tersebut dapat dikategorikan sebagai arsip aktif karena masih digunakan dalam proses pekerjaan yang sedang berlangsung.
Perusahaan mempunyai dokumen proyek yang telah selesai tiga tahun lalu. Dokumen tersebut sudah jarang digunakan, tetapi masih harus disimpan sesuai masa retensi.
Pertanyaan:
Jenis arsip apakah dokumen tersebut?
Jawaban: Arsip inaktif.
Sebuah perusahaan menyimpan ribuan dokumen dengan nama “scan1”, “scan2”, “documentbaru” dan “final”. Ketika pimpinan meminta kontrak pelanggan lama, pegawai membutuhkan waktu 40 menit untuk menemukannya.
Pertanyaan:
Apa masalah utama sistem tersebut dan bagaimana Anda memperbaikinya?
Arah Analisis:
Masalah tidak hanya terletak pada penyimpanan, tetapi pada tidak adanya standar klasifikasi, indexing, naming convention dan metadata. Perusahaan perlu membuat sistem klasifikasi dan penamaan dokumen yang konsisten sehingga proses retrieval menjadi lebih cepat.
11. Ringkasan Jenis-Jenis Arsip
| Jenis | Ciri Utama | Contoh |
|---|---|---|
| Aktif | Sering digunakan | Surat yang sedang diproses |
| Inaktif | Frekuensi penggunaan menurun | Dokumen kegiatan tahun sebelumnya |
| Vital | Sangat penting bagi kelangsungan organisasi | Dokumen legal tertentu |
| Statis | Memiliki nilai kesejarahan dan dipermanenkan | Dokumen sejarah lembaga |
| Digital | Dikelola dalam lingkungan digital | PDF, email, database, spreadsheet |
12. Apa Hubungan Jenis Arsip dengan Filing System?
Setelah mengetahui jenis arsip, langkah berikutnya adalah menentukan bagaimana arsip tersebut diklasifikasikan, disimpan, dan ditemukan kembali.
Inilah fungsi filing system. Beberapa sistem penyimpanan arsip yang umum digunakan antara lain:
📚 Records & Digital Filing Learning Path
Pelajari materi berikut secara berurutan untuk memahami pengelolaan arsip dari dasar hingga digital.
Subject Filing Geographic FilingSistem filing lainnya yang perlu dipahami: Alphabetical Filing, Chronological Filing, Numeric Filing, Geographic Filing dan Digital Filing.
13. Mengapa Kompetensi Kearsipan Masih Penting?
Teknologi perkantoran terus berubah, tetapi organisasi tetap membutuhkan informasi yang dapat ditemukan secara cepat, tepat dan dapat dipercaya.
Karena itu, kompetensi kearsipan modern bukan hanya kemampuan menata map di filing cabinet. Siswa MPLB perlu memahami kombinasi antara:
- records management;
- filing system;
- digital document management;
- metadata;
- cloud storage;
- information security;
- automation;
- Artificial Intelligence.
Inilah yang membuat keterampilan kearsipan tetap relevan dalam dunia kerja dan lingkungan Smart Office.
14. Frequently Asked Questions (FAQ)
Arsip aktif mempunyai frekuensi penggunaan tinggi, sedangkan penggunaan arsip inaktif telah menurun.
Ya. Arsip dapat tercipta dan dikelola dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi.
Tidak. Penyusutan dan pemusnahan arsip harus memperhatikan retensi dan prosedur kearsipan yang berlaku.
PDF, email, spreadsheet, database, scan surat, foto digital dan rekaman elektronik merupakan beberapa contohnya.
AI dapat membantu beberapa aktivitas seperti ekstraksi informasi, klasifikasi, metadata dan pencarian dokumen. Namun pengelolaan tetap membutuhkan kebijakan, kontrol dan prinsip records management yang baik.
15. Kesimpulan
Arsip merupakan bagian penting dari aktivitas organisasi. Berdasarkan fungsi dan penggunaannya, kita mengenal arsip aktif, inaktif, vital dan statis, sementara berdasarkan medianya arsip dapat berbentuk tekstual, audio visual, elektronik maupun digital.
Di era Smart Office, kemampuan mengelola arsip berkembang menjadi kemampuan mengelola informasi. Klasifikasi, metadata, digital filing, keamanan, automation dan AI menjadi bagian yang semakin penting dalam pengelolaan dokumen modern.
Bagi siswa MPLB, kemampuan tersebut bukan sekadar materi pelajaran kearsipan, tetapi merupakan kompetensi kerja yang dapat digunakan dalam administrasi perkantoran modern.
Perhatikan dokumen yang terdapat di sekolah Anda. Pilih 10 dokumen berbeda, kemudian tentukan:
- jenis arsipnya;
- status aktif atau inaktif;
- cara mengklasifikasikannya;
- sistem filing yang paling sesuai;
- cara menyimpannya apabila dokumen diubah menjadi digital.
Referensi utama: Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Comments