PEKERJAAN SISWA PROGRAM OTKP/AP SELAMA PKL/PRAKERIN/INTERNSHIP

Berikut adalah pekerjaan-pekerjaan yang sering dilakukan siswa SMK di tempat PKL/Prakerin, contoh berikut adalah diambil dari siswa yang Prakerin di PT ............

Siswa melakukan Praktik Kerja Lapangan di PT ......... dan ditempakan di gudang PT .................... tepatnya di bagian Pendistribusian Barang.

Bagian pendistribusian barang merupakan bagian yang mengurusi tentang pengiriman barang-barang yang akan dikirimkan kepada beberapa kolega serta mengurusi tentang penerimaan barang-barang yang dikirim dari perusahaan lain.

Pada umumnya, bagian pendistribusian barang ini berhubungan dengan :

1.   Surat Jalan 

2.   Perincian Biaya Pengiriman

3.   Purchase Order 

4.   Transfer Orders 

5.   Tanda Terima 

6.   Packing Slip

7.   Picking List

8.   Laporan Penerimaan Barang

9.   Certificate Of Analysis, dan lain-lain.

 a.  Transfer Orders

     Transfer Orders adalah daftar nama-nama barang, nomor batch barang dan jumlah barang yang digunakan sebagai bukti untuk mengirimkan barang atau sample ke kantor-kantor cabang.

  b.  Packing Slip

     Daftar nama-nama barang, nomor batch barang dan jumlah barang yang digunakan sebagai bukti untuk mengirimkan barang atau sample kepada supplier atau customer.

  c.  Picking List

     Daftar nama-nama barang, nomor batch barang dan jumlah barang yang digunakan sebagai bukti untuk mengirimkan barang atau sample ke luar negeri.

  d.  Laporan Penerimaan Barang

     Laporan Penerimaan Barang ini adalah sebuah laporan yang berisi tentang list item barang-barang yang diterima oleh PT ........... Ada 2 macam LPB  yaitu LPB Impor dan LPB Lokal. LPB impor adalah sebuah laporan yang berisi tentang list item barang-barang yang diterima dan yang berasal dari luar negeri. Sedangkan LPB lokal adalah sebuah laporan yang berisi tentang list item barang-barang yang diterima dan  yang berasal dari dalam negeri.

  e.  Certificate Of Analysis

       Certificate Of Analysis adalah daftar kadar kandungan atau standar kualitas pada suatu produk. COA ini dibuat oleh bagian produksi yang sebelumnya sudah mengecek kadar pada produk-produk tersebut.

       COA biasanya ikut dikirim kepada customer sebagai takaran pada produk yang diproduksi oleh customer. Tidak semua customer diberikan COA ini, tetapi hanya beberapa customer saja.

  f.  Pengajuan Movement

     Misal jika perusahaan ingin mengecek jumlah barang di Axapta dan jumlah barang A ada 15 box, jumlah barang B ada 10 box. Tetapi setelah di cek di gudang ternyata jumlah barang A hanya ada 10 box dan barang B ada 15 box. Karena ada perbedaan jumlah antara di Axapta dengan di gudang tetapi tidak diketahui secara jelas penyebab kurang dan lebihnya.

     Dengan begitu, perusahaan akan melakukan opname. Setelah melakukan opname, perusahaan melaporkan kepada bagian accounting untuk segera ditindaklanjuti. Maka setelah itu, barang A akan ditambah 5 (lima) supaya menjadi 15 (lima belas) dan barang B akan dikurangi 5 (lima) supaya menjadi 10 (sepuluh).

     Jadi, yang dimaksudkan dengan pengajuan movement adalah perpindahan atau pertukaran jumlah barang agar sesuai dengan jumlah yang sudah ada didata.

                                   

  g.  Perincian Biaya Pengiriman

     Perincian biaya pengiriman ini adalah sebuah perincian biaya yang dikeluarkan pada saaat melakukan pengiriman barang ke berbagai tempat. Lembaran perincian ini berisi keterangan-keterangan seperti biaya masuk tol, pelabuhan, retribusi, DLLAJ, parkir, bensin, dan lain-lain. Lembar perincian biaya pengiriman biaya diisi oleh supir-supir yang mengirimkan barang-barang kesuatu tempat.

  h.  Laporan Penerimaan Barang Return

     LPB return adalah sebuah laporan yang berisi tentang list item barang-barang yang diterima oleh PT ............. yang asalnya dari customer atau supplier yang mengembalikan barang tersebut karena tidak sesuai dengan pesanan. Jadi Jika perusahaan melakukan pengiriman barang atau sample kepada customer atau supplier, tetapi barang yang dikirimkan tersebut tidak sesuai dengan pesanan atau permintaan customer. Maka customer atau pun supplier akan mengembalikan barang yang tidak sesuai tersebut. Setelah dikembalikan, perusahan akan menerima barang itu kembali dan akan membuat LPB Return

  

          Dalam mengirimkan barang-barang tersebut, PT ............ menggunakan jasa ekspedisi atau jasa pengiriman barang. Untuk pengiriman barang diluar Jabodetabek lebih sering menggunakan jasa ekspedisi, tetapi untuk pengiriman daerah Jabodetabek dan sekitarnya menggunakan kendaraan yang telah disediakan.

          Selama menjalani kegiatan praktik kerja lapangan ini, siswa diberikan beberapa tugas. 

Adapun kegiatan-kegiatan yang siswa lakukan selama bekerja di PT ............  akan dijelaskan berikut  ini :

    

1.Mengecek dan Mencocokkan Keterangan  LPB

          LPB atau Laporan Penerimaan Barang ini adalah sebuah laporan yang berisi tentang list item barang-barang yang diterima oleh ................................. Mengecek dan mencocokkan keterangan pada LPB ini maksudnya memeriksa kesalahan-kesalahan jumlah atau keterangan lainnya jika ada kesalahan. Jika ada kesalahan pada keterangan di LPB tersebut maka akan diubah dan digantikan dengan yang baru.

          Setelah sudah benar dan tepat, kemudian LPB tersebut ditandatangani oleh kepala bagian gudang dan bagian administrasi. Jika sudah ditandatangani, LPB tersebut di fotocopy menjadi 4 lembar  copy-an untuk masing-masing LPB. Hasil dari pada copy-an tersebut masing-masing dikirimkan ke kantor pusat untuk 3 orang yang berbeda sebagai bukti bahwa telah adanya barang yang masuk dan telah diterima oleh bagian gudang. LPB yang asli kemudian akan diarsipkan berdasarkan sistem nomor.

          Karena di gudang PT ...........menerima barang-barang dari dalam dan luar negeri maka setiap menerima barang, akan dibuatkan salah satu dari 2 (dua) jenis LPB.

          Adapun 2 macam LPB yaitu LPB Impor dan LPB Lokal. LPB impor adalah sebuah laporan yang berisi tentang list item barang-barang yang diterima oleh PT ............ yang berasal dari luar negeri. Sedangkan LPB lokal adalah sebuah laporan yang berisi tentang list item barang-barang yang diterima oleh PT ............ yang berasal dari dalam negeri.

          Selain LPB impor dan LPB lokal, ada pula yang disebut dengan LPB Return. Jika perusahaan melakukan pengiriman barang atau sample kepada customer atau supplier, tetapi barang yang dikirimkan tersebut tidak sesuai dengan pesanan atau permintaan customer. Maka customer atau pun supplier akan mengembalikan barang yang tidak sesuai tersebut. Setelah dikembalikan, perusahan akan menerima barang itu kembali dan akan membuat LPB Return. Jadi, LPB return adalah sebuah laporan yang berisi tentang list item barang-barang yang diterima oleh PT ............., yang asalnya dari customer atau supplier yang mengembalikan barang tersebut karena tidak sesuai dengan pesanan.

          Akan tetapi dalam pengarsipannya ada perbedaan yaitu jika LPB impor dan lokal menggunakan sistem nomor, sedangkan LPB return menggunakan sistem tanggal.

2.Mengecek dan Menyatukan Data  Perincian Biaya Pengiriman

          Perincian biaya pengiriman ini adalah sebuah perincian biaya yang dikeluarkan pada saaat melakukan pengiriman barang ke berbagai tempat. Lembaran perincian ini berisi keterangan-keterangan seperti biaya masuk tol, pelabuhan, retribusi, DLLAJ, parkir, bensin, dan lain-lain. Lembar perincian biaya pengiriman biaya diisi oleh supir-supir yang mengirimkan barang-barang kesuatu tempat.

          Pada kegiatan mengecek jumlah perician biaya pengiriman ini, siswa diberikan beberapa lembar perincian biaya pengiriman dan data hasil rekap yang sudah di print. Kemudian biaya yang dikeluarkan pada lembar perincian biaya pengiriman dihitung menggunakan kalkulator jumlah seluruhnya, dan dicocokkan dengan data hasil rekap yang sudah di print. Jika ada yang tidak sesuai atau salah maka bisa dicoret atau disilang pada data hasil rekapnya.

          Selain itu, siswa juga menyatukan data perincian biaya pengiriman dengan guntingan kertas kecil hasil rekap dari perincian biaya yang asli. 

                   

Berikut cara-cara yang dilakukan siswa dalam kegiatan ini :

          

a.     Menginput data sesuai dengan lembar Perincian Biaya         

Pengiriman.

b.   Membuat keterangan tambahan (hasil rekap) yangberukuran kecil sesuai dengan data yang diinput.

c.   Meng-print data yang sudah diinput beserta keterangan tambahan yang berukuran  kecil.

d.   Lembaran keterangan tambahan dipotong berdasarkan       

urutannya.

e.     Lembaran Perincian Biaya Pengiriman yang merah dipisahkan

f.    dengan yang putih kemudian lembaran kecil disatukan (di stapler) dengan Lembar Perincian Biaya Pengiriman yang berwarna putih berdasarkan pada data yang sudah diinput dan diprint.

3.Menyortir dan Mengarsipkan Dokumen

                   Seperti yang telah diajarkan di sekolah, siswa juga mendapatkan tugas untuk menyortir dan mengarsipkan dokumen-dokumen. Dokumen yang bercampuran satu dengan yang lainnya diletakkan di dalam dus, kemudian disortir atau dikelompokkan sesuai jenisnya masing-masing.

                   Di perusahaan ini sistem pengarsipan yang digunakan hanyalah 2 jenis yaitu sistem tanggal dan sistem nomor, akan tetapi yang lebih sering digunakan untuk pengarsipan adalah sistem tanggal.

                   

          Adapun arsip-arsip tersebut seperti Surat Jalan, Purchase Order, Transfer Orders, Tanda Terima, Packing Slip, Picking List, Laporan Penerimaan Barang, Certificate Of Analysis, Pengajuan Movement, Permintaan Uang (Finance), Perincian Biaya Pengiriman, dan lain-lain.

                   Setelah arsip-arsip tersebut disusun dengan rapih dan benar kemudian dimasukkan kedalam ordner dan disimpan di dalam lemari arsip atau rak arsip dengan teratur.

                  

4.Menenerima dan Melakukan Panggilan

   Sama seperti yang telah diajarkan di sekolah, siswa pun juga mendapatkan tugas untuk menerima panggilan dan menelepon ke beberapa orang atau perusahaan. Mesin yang digunakan untuk melakukan panggilan ada 2 jenis yaitu telepon dan iphone.

Perbedaannya yaitu telepon digunakan untuk melakukan panggilan baik dalam lingkungan perusahaan maupun diluar perusahaan

Sedangkan iphone digunakan untuk melakukan panggilan dalam lingkungan perusahaan misal antara suatu bagian ke bagian lain.

          Pada saat menerima panggilan, telepon tidak boleh berdering sampai lebih dari 3 (tiga) kali karena si penelepon akan menunggu lama.

Setelah gagang telepon diangkat menggunakan tangan kiri, telebih dahulu mengucapkan salam dan identitas perusahaan atau penerima telepon.

Jika orang yang dituju sedang tidak ada ditempat maka siswa segera memberitahukan kepada si penelepon bahwa orang yang dituju sedang tidak ada dan bertanya tentang identitas diri penelepon beserta pesan yang ingin disampaikan kepada yang bersangkutan.

Jika ada pesan yang disampaikan maka kita mencatatnya pada nota kecil untuk diberikan kepada orang yang dituju. Setelah selesai ucapkan salam dan terima kasih.

      Jika saat menelepon ke orang atau perusahaan lain juga terlebih dahulu mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri kemudian menekan nomor telepon yang hendak dituju dengan benar dan jangan salah nomor.

 Setelah telepon diterima, kita mengucapkan salam kepada si penerima telepon dan memberitahukan identitas diri kita. Setelah itu, memberitahukan kepada siapa kita hendak berbicara dan bertanya dengan siapa kita sedang bicara.

Jika sudah selesai urusan tersebut maka ucapkan salam dan terima kasih.

5.Menggunakan Mesin Fax

                   Siswa juga mendapatkan tugas untuk mengirim PO, COA dan Tanda Terima dengan menggunakan mesin fax.

                    Adapun cara-cara yang dilakukan untuk mengirim dokumen menggunakan mesin fax:

a.   Letakkan kertas yang akan dikirim pada tempat untuk

b.   meletakkan kertas pada mesin fax.

c.     Tekan nomor fax yang akan dituju.

d.    Tekan tombol ‘start’ untuk memulai proses fax.

e.   Tunggu hingga kertas keluar dari mesin fax dan pemberitahuan      

f.      bahwa proses fax berhasil.

          Selain untuk mengirim suatu arsip, siswa juga pernah mendapat tugas untuk menelepon dengan menggunakan mesin fax. Cara yang dilakukan pun sama seperti menelepon menggunakan i-phone atau telepon, yaitu dengan menekan nomor telepon yang hendak dituju kemudian berbicara kepada si penerima telepon dengan mengucapkan salam dan memberitahukan identitas diri serta maksud dan tujuan.

          Akan tetapi mesin fax hanya dapat digunakan untuk melakukan panggilan keluar dan mengirim arsip saja. Mesin fax tidak dapat menerima panggilan seperti iphone dan telepon.

          Jika mesin fax berdering itu pertanda bahwa ada yang mengirim suatu arsip, kemudian dari mesin fax akan ada copy-an arsip yang keluar. Itu berarti kita sudah menerima fax.

          Tetapi sering kali fax yang keluar dalam keadaan kosong. Berarti kita harus mengkonfirmasikan kepada si pengirim fax tersebut untuk mengirimkan ulang dokumen yang sama dengan menggunakan mesin fax.

6.Menscan Arsip

                       

          Menscan adalah suatu kegiatan menyalin ulang kembali suatu dokumen secara utuh dengan cara merekam dokumen tersebut. Berikut adalah cara menscan suatu arsip :

      

a.   Dokumen yang akan di scan diletakkan alasnya di mesin printer.

b.   Di computer, klik start lalu pilih ‘EPSON SCAN’.

c.   Klik ‘SCAN’, beri nama dokumen yang akan di scan kemudian klik ‘OK’.

d.   Setelah proses scan selesai klik ‘Save File’

e.   Kemudian dokumen diambil kembali.

7.Meng-print, dan Memotong Stiker

              Stiker yang sudah di print digunakan untuk ditempel pada produk atau barang-barang yang akan dikirimkan. Biasanya stiker ini berisi tentang komposisi daripada produk yang akan dikirimkan, nomor BPOM ML ataupun Exp Date dari barang tersebut. 

              Jika stiker sudah di print kemudian stiker tersebut dipotong dengan halus (tidak sampai robek seluruhnya) menggunakan pisau cutter. Setelah itu, stiker-stiker diberikan kepada bagian tempat menempel barang-barang yang akan dikirim maupun yang akan disimpan saja.

              Tetapi, terkadang stiker ini di fotocopy sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. Kemudian dipotong menggunakan pisau cutter atau dengan gunting dan ditempel pada dus produk yang akan dikirim dengan menggunakan lem.

8.Mendistribusikan Surat Masuk, TO, PL

              Surat-surat yang masuk, pertama-tama disortir terlebih dahulu yaitu dengan melihat alamat surat tersebut. Seperti untuk PT .............. ataupun kepada perorangan.

              Setelah disortir, surat-surat tersebut diberikan kepada pihak yang bersangkutan atau diberikan kepada resepsionis perusahaan.

              Selain mendistribusikan surat, siswa juga mendapat tugas untuk mendistribusikan TO, PS, PL Inventory Repac, dll. Semua dokumen itu diberikan kepada bagian lapangan, tujuannya yaitu untuk mempersiapkan barang-barang yang akan dikirimkan kepada customer.

9.Fotocopy Arsip

              Pada kegiatan ini, siswa biasanya diberikan beberapa arsip seperti; tanda terima, COA, LPB, TO, surat jalan, dll. Ada 3 mesin yang bisa digunakan utuk meng-copy arsip-arsip tersebut yaitu mesin fotocopy, printer, dan mesin fax.

Berikut cara-cara yang dilakukan jika menggunakan mesin fotocopy:

a.     Memasukkan kode atau ID  perusahan, karena ada beberapa perusahaan jadi stiap perusahaan diberikan kode masing-masing.

b.    Setelah itu, atur kepekatan tinta atau tonernya.

c.     Letakkan kertas pada posisi yang benar dan tepat.

d.    Tekan jumlah copy-an yang diingikan, lalu tekan tombol start

e.   Jika sudah selesai, tekan tombol ID untuk menyudahi

f.      kegiatan fotocopy.

Berikut cara-cara yang dilakukan jika menggunakan mesin printer:

a.      Letakkan kertas pada posisi yang benar

b.     Tekan tombol copy pada printer

c.      Jika sudah keluar hasil copy-nya, maka keluarkan kertas    

        dari tempatnya.

Berikut cara-cara yang dilakukan jika menggunakan mesin fax:

a.     Letakkan kertas pada posisi yang benar, yaitu kertas dipasang dengan posisi berdiri dan halaman yang akan di copy menghadap belakang atau dipasang terbalik.

b.    Tekan tombol copy pada mesin fax.

c.     Tunggu sebentar hingga hasil copy dan dokumen asli keluar dari mesin fax secara bersamaan.

        Untuk meng-copy menggunakan mesin fax dan printer hanya bisa menghasilkan copy-an 1 (satu) kali saja, tidak bisa lebih dari 1 (satu) kecuali tombol copy ditekan berkali-kali sesuai dengan jumlah yang diinginkan.

10.  Menginput Data Absensi Supir dan Karyawan

          Setiap bulan absensi karyawan dan supir di copy terlebih dahulu, jika sudah di copy absensi tersebut diinput datanya ke dalam computer. Data-data yang diinput itu berupa jadwal jam masuk dan jadwal jam pulang para supir dan karyawan.

11.     Mengecek Nomor BPOM ML

              Jika perusahaan memesan stiker untuk produk atau barang dari jasa percetakan, maka jika stiker-stiker tersebut sudah dikirimkan ke perusahaan terlebih dahulu stiker-stiker tersebut di cek nomor BPOM ML nya.

              Kegiatan ini dilakukan supaya tidak terjadi kesalahan pada nomor BPOM ML tersebut. Nomor BPOM ML ini dicocokkan dengan data yang sudah di print. Yang sebelumnya sudah dikirimkan kepada jasa percetakkan itu juga.

12.        Membantu Merepack Parcel untuk    

    Karyawan

              Pada kegiatan ini siswa membantu para karyawan untuk merepack parcel lebaran. Parcel ini nantinnya akan dikirimkan kebeberapa kantor cabang di seluruh Indonesia.

              Parcel lebaran ini ada berbagai macam paket seperti paket 100, paket 200, paket 250, paket 300, dan paket 450. Setiap paket berbeda angka karena setiap paket berisi jumlah harga barang yang berbeda pula.

13.        Membubuhkan Cap/Stempel

              Pada kegiatan ini siswa membubuhkan cap stempel pada lembar Delivery Orders. Karena lembar DO ini mengunakan kertas NCR 6 ply maka setiap lembar harus di cap satu persatu halamannya secara rapih dan teratur..

              Selain itu, siswa juga membubuhkan cap stempel pada kupon makan siang. Jika sedang mendapatkan tugas untuk mengambil kupon makan siang, maka siswa harus membubuhkan cap stempel sendiri karena tidak ada petugas untuk bagian ini.