Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style): Pengertian, Ciri, Contoh Surat Pengaduan dan Latihan HOTS

Bentuk Surat Full Block Style design by Lambue Sofia Simamora

Dalam kegiatan administrasi perkantoran, surat merupakan salah satu media komunikasi tertulis yang masih digunakan untuk menyampaikan informasi secara resmi. Meskipun saat ini komunikasi bisnis banyak dilakukan melalui email, aplikasi perpesanan, dan sistem digital, kemampuan menyusun surat resmi tetap menjadi keterampilan penting bagi siswa Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis (MPLB).

Salah satu bentuk surat yang perlu dipahami adalah Bentuk Lurus Penuh atau Full Block Style.

Materi ini membahas pengertian, ciri-ciri, bagian surat, perbedaannya dengan Block Style, serta penerapannya dalam surat pengaduan barang (complaint letter).

A. Apa Itu Bentuk Surat?

Bentuk surat (letter style) adalah pola atau tata letak yang menentukan posisi bagian-bagian surat pada halaman.

Bagian tersebut dapat meliputi:

1. kepala surat;

2. tanggal;

3. nomor;

4. lampiran;

5. perihal;

6. alamat tujuan;

7. salam pembuka;

8. isi surat;

9. salam penutup;

10. tanda tangan;

11. nama dan jabatan;

12. tembusan; dan

13. inisial.

Pemilihan bentuk surat membuat dokumen terlihat lebih sistematis, mudah dibaca, dan profesional.

B. Pengertian Full Block Style

Full Block Style atau Bentuk Lurus Penuh adalah bentuk surat yang hampir seluruh bagian suratnya dimulai sejajar dari margin kiri.

Artinya, tanggal, nomor, lampiran, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, paragraf isi, salam penutup, nama penandatangan, dan jabatan berada pada posisi yang sejajar dari kiri.

Karena tata letaknya sederhana, Full Block Style relatif mudah dibuat menggunakan aplikasi pengolah kata.

C. Ciri-Ciri Full Block Style

Full Block Style memiliki beberapa ciri utama:

1. Hampir seluruh bagian surat dimulai dari margin kiri.

2. Tanggal surat berada di sebelah kiri.

3. Nomor, lampiran, dan perihal berada di sebelah kiri.

4. Alamat penerima dimulai dari kiri.

5. Salam pembuka dimulai dari kiri.

6. Setiap paragraf isi dimulai dari kiri.

7. Tidak menggunakan inden pada awal paragraf.

8. Salam penutup berada di sebelah kiri.

9. Nama dan jabatan penandatangan berada di sebelah kiri.

10. Tembusan dan inisial berada di sebelah kiri.

Cara Mudah Mengingat

FULL BLOCK = semuanya “nge-block” di kiri.

Dengan cara ini siswa akan lebih mudah membedakannya dari Block Style.

D. Bagian-Bagian Surat Full Block Style

1. Kepala Surat/Kop Surat

Kop surat menunjukkan identitas organisasi atau perusahaan.

Biasanya terdiri atas:

1. logo;

2. nama organisasi;

3. alamat;

4. nomor telepon;

5. email;

6. website; dan

7. informasi pendukung lainnya.

2. Tanggal Surat

Menunjukkan kapan surat dibuat atau diterbitkan.

Contoh:

21 Agustus 2026

Dalam Full Block Style, tanggal ditempatkan dari margin kiri.

3. Nomor Surat

Nomor surat merupakan identitas administratif sebuah surat.

Contoh:

Nomor: 078/SON/ADM/VIII/2026

Nomor surat membantu dalam:

1. pencatatan;

2. pengendalian;

3. pengarsipan;

4. pencarian kembali; dan

5. pelacakan dokumen.

4. Lampiran

Lampiran menunjukkan adanya dokumen tambahan.

Contoh:

Lampiran: 2 lembar

Dokumen lampiran dalam surat pengaduan dapat berupa:

1. invoice;

2. purchase order;

3. foto barang;

4. surat jalan;

5. bukti pembayaran; atau

6. dokumen pendukung lainnya.

5. Hal/Perihal

Menunjukkan inti pembicaraan surat.

Contoh:

Hal: Pengaduan Kesalahan Pengiriman Barang

Perihal harus singkat tetapi mampu menjelaskan tujuan surat.

6. Alamat Tujuan

Menunjukkan pihak yang menerima surat.

Contoh:

Yth. Manajer Customer Service
PT Prima Office Equipment
Jalan Industri No. 25
Tangerang

7. Salam Pembuka

Contoh:

Dengan hormat,

Salam pembuka merupakan bentuk penghormatan kepada penerima.

8. Paragraf Pembuka

Paragraf pembuka menjelaskan konteks atau latar belakang surat.

Contoh:

Sehubungan dengan pesanan perlengkapan kantor berdasarkan Purchase Order No. PO-087/2026 yang kami terima pada 19 Agustus 2026, kami telah melakukan pemeriksaan terhadap barang yang dikirimkan.

9. Paragraf Isi

Bagian ini menjelaskan masalah secara spesifik.

Dalam surat pengaduan, informasi dapat mencakup:

1. barang yang dipesan;

2. barang yang diterima;

3. jumlah barang;

4. kerusakan;

5. kekurangan;

6. kesalahan spesifikasi;

7. tanggal penerimaan; dan

8. bukti pendukung.

10. Permintaan Penyelesaian

Surat pengaduan sebaiknya tidak hanya menyampaikan masalah.

Pengirim harus menjelaskan solusi yang diharapkan.

Misalnya:

1. mengganti barang;

2. mengirim kekurangan barang;

3. memperbaiki barang;

4. mengembalikan pembayaran;

5. memberikan potongan harga; atau

6. melakukan konfirmasi.

11. Paragraf Penutup

Berisi harapan agar masalah dapat diselesaikan dengan baik.

12. Salam Penutup

Contoh:

Hormat kami,

Dalam Full Block Style, salam penutup tetap dimulai dari margin kiri.

13. Tanda Tangan

Menunjukkan pengesahan oleh pihak yang bertanggung jawab.

14. Nama dan Jabatan

Contoh:

Andreas Wijaya
Manajer Operasional

15. Tembusan

Digunakan apabila surat juga perlu diketahui oleh pihak lain.

Contoh:

Tembusan:

1. Direktur

2. Kepala Bagian Pembelian

3. Kepala Gudang

4. Arsip

16. Inisial

Inisial dapat menunjukkan pihak yang membuat/mengonsep atau mengetik surat.

Contoh:

AW/LS

E. Struktur Full Block Style

Secara sederhana, susunannya adalah:

KOP SURAT

Tanggal Surat

Nomor:
Lampiran:
Hal:

Yth. ...
Nama Perusahaan
Alamat

Dengan hormat,

Paragraf pembuka dimulai dari kiri.

Paragraf isi dimulai dari kiri.

Paragraf penutup dimulai dari kiri.

Hormat kami,
Nama Perusahaan

(tanda tangan)

Nama Penandatangan
Jabatan

Tembusan:

1. ...

2. ...

Inisial

Perhatikan bahwa hampir semua bagian membentuk garis lurus pada margin kiri.

F. Full Block Style vs Block Style

Siswa sering tertukar antara keduanya.

Bagian Surat	Full Block Style	Block Style
Tanggal	Kiri	Umumnya kanan
Nomor	Kiri	Kiri
Lampiran	Kiri	Kiri
Perihal	Kiri	Kiri
Alamat tujuan	Kiri	Kiri
Salam pembuka	Kiri	Kiri
Paragraf	Kiri	Kiri
Salam penutup	Kiri	Umumnya kanan
Tanda tangan	Kiri	Umumnya kanan
Nama/Jabatan	Kiri	Umumnya kanan
Tembusan	Kiri	Kiri

Ingat:

FULL BLOCK STYLE → hampir semuanya kiri.

BLOCK STYLE → mayoritas kiri, tetapi beberapa bagian seperti tanggal dan penandatangan dapat berada di kanan.

G. Pengertian Surat Pengaduan Barang

Surat pengaduan barang (complaint letter) adalah surat yang dibuat oleh pembeli atau pelanggan untuk menyampaikan ketidaksesuaian antara barang/jasa yang diterima dengan barang/jasa yang telah dipesan atau disepakati.

Surat pengaduan bukan sekadar surat untuk menyampaikan ketidakpuasan.

Tujuan utamanya adalah menjelaskan masalah secara objektif dan meminta penyelesaian secara profesional.

H. Kapan Surat Pengaduan Dibuat?

Surat pengaduan dapat dibuat apabila:

1. barang yang diterima tidak sesuai pesanan;

2. jumlah barang kurang;

3. barang mengalami kerusakan;

4. spesifikasi tidak sesuai;

5. warna atau ukuran tidak sesuai;

6. barang terlambat dikirim;

7. kualitas barang tidak sesuai kesepakatan;

8. harga pada invoice tidak sesuai;

9. terdapat kesalahan dalam dokumen pengiriman; atau

10. layanan yang diterima tidak sesuai kesepakatan.

I. Prinsip Membuat Surat Pengaduan Profesional

Surat pengaduan sebaiknya menggunakan prinsip:

1. Faktual

Jelaskan apa yang benar-benar terjadi.

2. Spesifik

Sebutkan nomor pesanan, tanggal, jenis barang, jumlah, atau data lain yang relevan.

3. Objektif

Hindari tuduhan atau emosi yang berlebihan.

4. Sopan

Pengaduan tetap merupakan komunikasi bisnis.

5. Solution-Oriented

Jelaskan solusi yang diharapkan.

6. Evidence-Based

Sertakan bukti jika diperlukan.

Misalnya:

1. invoice;

2. purchase order;

3. foto;

4. video;

5. surat jalan; atau

6. bukti komunikasi.

J. Contoh Surat Pengaduan Barang Full Block Style

PT SMART BUSINESS INDONESIA

Jalan Pendidikan No. 125, Tangerang

Telepon: (021) 5551234

Email: purchasing@smartbusiness.co.id

Website: www.smartbusiness.co.id

21 Agustus 2026

Nomor: 087/SBI/ADM/VIII/2026

Lampiran: 3 lembar

Hal: Pengaduan Kesalahan Pengiriman Barang

Yth. Manajer Customer Service

PT Prima Office Equipment

Jalan Industri No. 75

Tangerang

Dengan hormat,

Sehubungan dengan pesanan perlengkapan kantor berdasarkan Purchase Order No. PO-082/SBI/VIII/2026 yang kami terima pada 19 Agustus 2026, kami telah melakukan pemeriksaan terhadap seluruh barang yang dikirimkan.

Berdasarkan hasil pemeriksaan, terdapat ketidaksesuaian antara barang yang kami pesan dengan barang yang kami terima. Perusahaan kami memesan 5 unit mesin penghancur dokumen (paper shredder), tetapi barang yang kami terima adalah 5 unit binding machine.

Untuk mendukung proses pemeriksaan, bersama surat ini kami lampirkan salinan purchase order, surat jalan, dan foto barang yang diterima.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon PT Prima Office Equipment dapat melakukan penggantian barang dan mengirimkan 5 unit paper shredder sesuai spesifikasi pada purchase order. Kami juga siap mengembalikan 5 unit binding machine yang telah kami terima sesuai prosedur pengembalian barang dari perusahaan Saudara.

Mengingat peralatan tersebut diperlukan untuk kegiatan operasional kantor, kami berharap penggantian barang dapat diproses secepatnya. Mohon konfirmasi mengenai jadwal pengiriman barang pengganti dan prosedur pengembalian barang yang tidak sesuai.

Kami berharap permasalahan ini dapat diselesaikan dengan baik sehingga kerja sama antara kedua perusahaan tetap berjalan secara profesional.

Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT Smart Business Indonesia

(tanda tangan)

Andreas Wijaya

Manajer Operasional

Tembusan:

1. Direktur PT Smart Business Indonesia

2. Kepala Bagian Pembelian

3. Kepala Gudang

4. Arsip

AW/LS

K. Analisis Contoh Surat

Mari kita analisis contoh tersebut.

Apa masalahnya?

Barang yang dipesan dan barang yang diterima berbeda.

Apa barang yang dipesan?

5 unit paper shredder.

Apa yang diterima?

5 unit binding machine.

Apakah terdapat bukti?

Ya. Pengirim melampirkan:

1. purchase order;

2. surat jalan; dan

3. foto barang.

Apa solusi yang diminta?

Perusahaan meminta penggantian dengan barang yang sesuai pesanan.

Apakah surat menggunakan bahasa emosional?

Tidak.

Surat menjelaskan fakta dan meminta penyelesaian secara profesional.

Inilah salah satu karakter penting komunikasi bisnis.

L. Dari Complaint Menjadi Problem Solving

Dalam dunia kerja modern, staf administrasi sebaiknya tidak berpikir:

“Ada masalah → kirim komplain.”

Tetapi:

Masalah → Verifikasi → Kumpulkan bukti → Komunikasikan → Ajukan solusi → Follow-up → Dokumentasikan → Arsipkan.

Contoh alurnya:

1. Barang datang

↓

2. Periksa Purchase Order

↓

3. Cocokkan barang

↓

4. Temukan ketidaksesuaian

↓

5. Dokumentasikan masalah

↓

6. Hubungi supplier

↓

7. Buat complaint letter

↓

8. Supplier memberikan respons

↓

9. Barang diganti

↓

10. Dokumen diarsipkan

Dengan demikian, membuat surat pengaduan merupakan bagian dari business problem solving, bukan sekadar latihan mengetik surat.

M. Surat Pengaduan di Era Digital

Saat ini pengaduan bisnis tidak selalu dikirim dalam bentuk surat cetak.

Pengaduan dapat disampaikan melalui:

1. email perusahaan;

2. customer service portal;

3. ticketing system;

4. aplikasi ERP;

5. CRM;

6. marketplace;

7. WhatsApp Business; atau

8. platform digital lainnya.

Namun prinsip komunikasinya tetap sama:

Clear + Accurate + Professional + Evidence-Based + Solution-Oriented.

Karena itu, kemampuan membuat surat pengaduan masih relevan sebagai dasar keterampilan komunikasi bisnis digital.

N. Praktik Menggunakan Microsoft Word

Untuk membuat Full Block Style:

1. Buka Microsoft Word.

2. Buat dokumen baru.

3. Pilih ukuran kertas A4.

4. Atur margin sesuai ketentuan organisasi.

5. Buat kop surat.

6. Pastikan alignment utama Align Left.

7. Ketik tanggal.

8. Ketik nomor, lampiran, dan perihal.

9. Ketik alamat tujuan.

10. Ketik salam pembuka.

11. Susun paragraf pembuka.

12. Jelaskan masalah secara faktual.

13. Jelaskan solusi yang diminta.

14. Buat paragraf penutup.

15. Ketik salam penutup.

16. Sediakan ruang tanda tangan.

17. Ketik nama dan jabatan.

18. Tambahkan tembusan.

19. Tambahkan inisial apabila diperlukan.

20. Periksa kembali ejaan, data, dan format.

Simpan file dengan nama yang sistematis.

Contoh:

2026-08-21_Complaint-Letter_PO-082.docx

Untuk dokumen final yang akan dikirimkan secara elektronik, dokumen dapat diekspor menjadi PDF agar tata letaknya lebih konsisten.

O. STUDI KASUS DUNIA KERJA

Kamu bekerja sebagai staf administrasi bagian purchasing pada PT Citra Office Solution.

Perusahaan memesan:

1. 10 unit kursi kantor;

2. 5 unit filing cabinet;

3. 3 unit paper shredder;

4. 20 rim kertas A4.

Setelah barang diterima, ditemukan:

1. 2 kursi mengalami kerusakan;

2. hanya 4 filing cabinet yang dikirim;

3. paper shredder sesuai pesanan;

4. kertas A4 lengkap.

Supplier meminta perusahaan mengirimkan pengaduan resmi beserta bukti.

Tugas

Buatlah surat pengaduan menggunakan Full Block Style.

Surat harus menjelaskan:

• nomor pesanan;

• tanggal penerimaan;

• barang yang bermasalah;

• jumlah barang;

• bukti pendukung;

• solusi yang diminta;

• batas waktu atau harapan penyelesaian;

• penutup yang profesional.

P. LATIHAN HOTS

Soal 1

Sebuah perusahaan menerima 50 kursi kantor. Setelah diperiksa, 8 kursi mengalami kerusakan.

Staf administrasi langsung mengirim surat pengaduan dengan kalimat:

“Perusahaan Saudara sangat tidak profesional dan selalu mengirimkan barang yang buruk.”

Analisis kesalahan komunikasi pada kalimat tersebut dan buatlah versi yang lebih profesional.

Soal 2

Seorang staf menemukan kekurangan 5 unit barang dari pesanan, tetapi ia langsung membuat complaint letter tanpa memeriksa purchase order dan surat jalan.

Apakah tindakan tersebut tepat?

Jelaskan prosedur yang seharusnya dilakukan.

Soal 3

Supplier mengatakan bahwa semua barang telah dikirim dengan benar, sedangkan perusahaan pembeli menyatakan terdapat 3 barang yang rusak.

Dokumen atau bukti apa yang dapat digunakan untuk membantu menyelesaikan permasalahan tersebut?

Jelaskan alasanmu.

Soal 4

Sebuah perusahaan mengirim surat pengaduan tetapi hanya menjelaskan masalah tanpa menyebutkan solusi yang diinginkan.

Apa dampaknya terhadap proses penyelesaian masalah?

Jelaskan bagaimana surat tersebut seharusnya diperbaiki.

Soal 5

Perusahaan dapat menyampaikan pengaduan melalui surat, email, WhatsApp Business, atau customer service portal.

Menurutmu, apakah keterampilan membuat surat pengaduan Full Block Style masih penting bagi siswa MPLB?

Berikan minimal tiga alasan yang berhubungan dengan dunia kerja modern.

Q. REFLEKSI SISWA

Setelah mempelajari materi ini, jawablah:

1. Apa perbedaan utama Full Block Style dan Block Style?

2. Mengapa surat pengaduan harus berdasarkan fakta dan bukti?

3. Mengapa bahasa yang profesional penting ketika perusahaan menyampaikan complaint?

4. Apa yang harus dilakukan sebelum mengirimkan surat pengaduan?

5. Keterampilan apa yang kamu pelajari dari aktivitas ini yang dapat digunakan di dunia kerja?

R. RANGKUMAN

Full Block Style adalah bentuk surat yang hampir seluruh bagian suratnya dimulai dari margin kiri.

Bentuk ini sederhana, sistematis, dan mudah digunakan dalam korespondensi bisnis.

Salah satu penerapannya adalah surat pengaduan barang atau complaint letter, yaitu surat yang digunakan untuk menyampaikan ketidaksesuaian barang atau jasa secara resmi.

Surat pengaduan yang profesional harus:

faktual → spesifik → objektif → sopan → didukung bukti → menawarkan atau meminta solusi yang jelas.

Dalam pembelajaran MPLB, siswa tidak cukup hanya mampu menghafal bentuk surat.

Siswa perlu mampu:

memeriksa dokumen → mengidentifikasi masalah → mengumpulkan bukti → menyusun komunikasi profesional → meminta solusi → melakukan follow-up → mengarsipkan dokumen.

Keterampilan tersebut merupakan bagian dari kompetensi administrasi perkantoran dan layanan bisnis modern.

Berikut contoh surat yang berbentuk FULL BLOCK STYLE

Bagian Surat

Full Block Style

Block Style

Tanggal

Kiri

Umumnya kanan

Nomor

Kiri

Kiri

Lampiran

Kiri

Kiri

Perihal

Kiri

Kiri

Alamat tujuan

Kiri

Kiri

Salam pembuka

Kiri

Kiri

Paragraf

Kiri

Kiri

Salam penutup

Kiri

Umumnya kanan

Tanda tangan

Kiri

Umumnya kanan

Nama/Jabatan

Kiri

Umumnya kanan

Tembusan

Kiri

Kiri

      BINLAM GOGO CORPORATIO

Jalan Pahlawan No. 104  Tangerang (15131

Telp. (021) 70886633, Fax. (021) 7088664

        http://www.binlamgogo.sch.id, E-mail : info@binlam.sch.id

 

5  Maret 2017

Nomor         :  70/BLG/III/2017
Lampiran      : Satu Berkas                       

 Hal             :  Pengaduan Kesalahan Pengiriman Mesin

Yth. Kepala Pemasaran

PT. COKRO ELEKTRONIK

Tangerang

Dengan hormat,

Kiriman Saudara berupa beberapa mesin kantor atas pesanan kami pada beberapa waktu yang lalu telah kami terima pada tanggal 03 Maret 2017.

Namun sayang sekali setelah kami teliti semua, barang yang Saudara kirim adalah binding machine sebanyak 5 buah. Sementara barang yang kami pesan, yaitu mesin pemotong kertas sebanyak 5 buah tidak ada. Untuk itu kami mohon Saudara dapat mengirimkan kekurangan tersebut, mengingat pelanggan kami sudah menunggunya.  

Mengenai kekurangan pembayaran tetap akan kami selesaikan sesuai dengan janji kami, tetapi dikurangi dengan harga mesin pemotong. Sehubungan dengan binding machine, kami siap apabila Saudara meminta kami memasarkannya, namun secara konsinyasi.

Kami menunggu kiriman barang tersebut secepatnya. Besar harapan kami hal tersebut di atas mendapat perhatian Saudara sepenuhnya.

Hormat kami,


Sonang Nai Putra Rgg, S.E
General Manager        


Tembusan :

1. Kepala Bagian Pembelian
2. Kepala Gudang
3. File

SN/LS