Bentuk Surat Lurus (Block Style): Pengertian, Ciri, Bagian, Contoh Surat Penawaran dan Latihan HOTS
 |
| bentuk surat lurus/block style design by lambue sofia simamora |
A. Pengertian Bentuk Surat
Dalam kegiatan administrasi perkantoran, surat tidak hanya dinilai berdasarkan isi dan penggunaan bahasanya. Tata letak atau bentuk surat juga menjadi bagian penting karena menentukan posisi setiap bagian surat pada halaman.
Bentuk surat (letter style) adalah pola penempatan bagian-bagian surat, seperti tanggal, nomor surat, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, dan bagian lainnya.
Salah satu bentuk surat yang perlu dipahami oleh siswa Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis (MPLB) adalah Bentuk Lurus atau Block Style.
B. Pengertian Block Style
Block Style atau Bentuk Lurus adalah bentuk surat yang sebagian besar bagian suratnya dimulai dari margin kiri, sedangkan beberapa bagian tertentu, terutama tanggal surat dan bagian penutup/tanda tangan, ditempatkan pada bagian kanan atau menyesuaikan format organisasi.
Bentuk ini memberikan tampilan yang:
rapi;
formal;
mudah dibaca;
sistematis;
profesional; dan
relatif mudah dibuat menggunakan aplikasi pengolah kata.
Block Style dapat digunakan dalam berbagai kegiatan korespondensi bisnis maupun administrasi, misalnya:
surat penawaran;
surat permintaan penawaran;
surat pesanan;
surat pemberitahuan;
surat pengaduan;
surat balasan;
surat kerja sama; dan
berbagai surat bisnis lainnya.
C. Ciri-Ciri Block Style
Beberapa ciri utama surat berbentuk Block Style adalah:
Kop surat berada pada bagian atas surat.
Nomor, lampiran, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, dan isi surat umumnya dimulai dari margin kiri.
Setiap paragraf isi dimulai sejajar dari margin kiri.
Tidak diperlukan inden pada awal paragraf.
Antarparagraf dapat diberikan jarak agar surat lebih mudah dibaca.
Tanggal surat biasanya ditempatkan pada bagian kanan.
Salam penutup dan identitas penandatangan biasanya ditempatkan pada bagian kanan.
Tembusan dan inisial, apabila digunakan, biasanya berada pada bagian kiri bawah.
Tata letaknya sederhana dan mudah diterapkan menggunakan Microsoft Word atau aplikasi pengolah kata lainnya.
D. Bagian-Bagian Surat Block Style
Secara umum surat Block Style dapat terdiri atas bagian berikut.
1. Kepala Surat/Kop Surat
Berisi identitas organisasi atau perusahaan, misalnya:
nama perusahaan;
alamat;
nomor telepon;
email;
website;
logo; dan
informasi pendukung lainnya.
2. Tanggal Surat
Menunjukkan kapan surat dibuat atau diterbitkan.
Contoh:
21 Agustus 2026
Tanggal harus ditulis dengan jelas agar penerima mengetahui waktu penerbitan surat.
3. Nomor Surat
Nomor surat digunakan sebagai identitas administratif surat.
Contoh:
Nomor: 175/DC/MKT/VIII/2026
Nomor surat mempermudah:
pencatatan;
pengarsipan;
pencarian kembali;
pengendalian surat; dan
penyebutan surat dalam korespondensi berikutnya.
4. Lampiran
Menunjukkan dokumen tambahan yang disertakan bersama surat.
Contoh:
Lampiran: 1 berkas
Jika tidak terdapat lampiran, organisasi dapat menyesuaikannya dengan pedoman surat yang digunakan.
5. Hal/Perihal
Menjelaskan secara singkat pokok pembicaraan surat.
Contoh:
Hal: Penawaran Produk
Perihal sebaiknya singkat, spesifik, dan langsung menggambarkan isi surat.
6. Alamat Tujuan
Menunjukkan pihak yang menerima surat.
Contoh:
Yth. Manajer Pengadaan
PT Bintang Nusantara
Jalan Merdeka No. 25
Tangerang
7. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan bentuk penghormatan kepada penerima surat.
Contoh:
Dengan hormat,
8. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka memberikan konteks atau alasan surat dikirimkan.
Contoh:
Sehubungan dengan permintaan informasi produk yang kami terima, melalui surat ini kami menyampaikan penawaran produk perlengkapan kantor untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan Bapak/Ibu.
9. Paragraf Isi
Bagian isi menjelaskan informasi utama yang ingin disampaikan.
Dalam surat penawaran, misalnya, bagian ini dapat berisi:
nama barang/jasa;
spesifikasi;
jumlah;
harga;
diskon;
cara pembayaran;
waktu pengiriman;
biaya pengiriman; dan
masa berlaku penawaran.
10. Paragraf Penutup
Berisi harapan atau tindak lanjut yang diinginkan pengirim.
Contoh:
Kami berharap penawaran ini dapat menjadi bahan pertimbangan bagi perusahaan Bapak/Ibu. Apabila diperlukan informasi lebih lanjut, kami siap memberikan penjelasan mengenai produk dan ketentuan pemesanan.
11. Salam Penutup
Contoh:
Hormat kami,
12. Nama Organisasi
Nama perusahaan/organisasi dapat dicantumkan sebagai identitas pengirim.
13. Tanda Tangan
Merupakan bentuk pengesahan surat oleh pejabat atau pihak yang berwenang.
14. Nama Penandatangan
Nama ditulis dengan jelas agar penerima mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas surat.
15. Jabatan
Menjelaskan posisi penandatangan dalam organisasi.
Contoh:
Manajer Pemasaran
16. Tembusan
Tembusan digunakan apabila salinan surat juga diberikan kepada pihak lain.
Contoh:
Tembusan:
Direktur
Kepala Bagian Pemasaran
Arsip
17. Inisial
Inisial dapat digunakan untuk menunjukkan pihak yang mengonsep dan/atau mengetik surat.
Contoh:
LS/AN
F. Perbedaan Block Style dan Full Block Style
Siswa sering tertukar antara Block Style dan Full Block Style.
Perbedaan utamanya terletak pada penempatan beberapa bagian surat.
Cara mudah mengingat
FULL BLOCK = hampir semuanya dari kiri.
Sedangkan:
BLOCK STYLE = sebagian besar dari kiri, tetapi tanggal dan bagian penandatangan dapat ditempatkan di kanan.
G. Block Style dalam Administrasi Perkantoran Modern
Pada masa lalu, pembelajaran bentuk surat banyak berfokus pada teknik pengetikan menggunakan mesin ketik.
Dalam lingkungan kantor modern, surat biasanya dibuat menggunakan:
Microsoft Word;
Google Docs;
aplikasi office berbasis cloud;
sistem manajemen dokumen; atau
aplikasi administrasi perusahaan.
Karena itu, siswa tidak cukup hanya mampu menghafal posisi bagian surat.
Siswa juga perlu mampu:
memilih bentuk surat yang sesuai;
membuat surat menggunakan aplikasi digital;
menggunakan bahasa bisnis yang profesional;
menjaga konsistensi format;
menyimpan dokumen secara sistematis;
mengubah dokumen ke PDF apabila diperlukan;
mengirimkan surat melalui email atau sistem digital;
melakukan pengarsipan digital; dan
menemukan kembali dokumen ketika diperlukan.
Dengan demikian, pembelajaran korespondensi tidak hanya melatih kemampuan mengetik, tetapi juga membangun kompetensi administrasi perkantoran digital.
H. Surat Penawaran/Tawaran
Salah satu surat bisnis yang dapat dibuat menggunakan Block Style adalah surat penawaran.
Pengertian Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat bisnis yang dibuat oleh penjual atau penyedia barang/jasa untuk menawarkan produk atau layanan kepada calon pembeli atau pelanggan.
Surat penawaran bertujuan mendorong penerima agar tertarik melakukan pembelian atau menjalin kerja sama.
I. Fungsi Surat Penawaran
Surat penawaran memiliki beberapa fungsi, yaitu:
memperkenalkan produk atau jasa;
memberikan informasi mengenai harga;
menjelaskan spesifikasi produk;
menjelaskan syarat pembayaran;
menyampaikan diskon atau promosi;
memberikan informasi pengiriman;
membangun komunikasi bisnis;
membuka peluang kerja sama;
menjadi bukti komunikasi tertulis; dan
menjadi dokumen yang dapat diarsipkan.
J. Informasi Penting dalam Surat Penawaran
Surat penawaran yang baik seharusnya menjawab beberapa pertanyaan berikut.
What
Apa barang atau jasa yang ditawarkan?
Who
Siapa perusahaan yang menawarkan dan siapa calon pembelinya?
Why
Mengapa produk tersebut layak dipertimbangkan?
How Much
Berapa harga produk?
How
Bagaimana cara pemesanan dan pembayarannya?
When
Kapan barang dapat dikirim dan sampai kapan penawaran berlaku?
Informasi tersebut membantu penerima mengambil keputusan secara lebih cepat.
K. Contoh Surat Penawaran Block Style
PT SMART OFFICE NUSANTARA
Jalan Pendidikan No. 25, Tangerang
Telepon (021) 5551234
Email: marketing@smartoffice.co.id
Website: smartoffice.co.id
Nomor : 075/SON/MKT/VIII/2026 21 Agustus 2026
Lampiran : 1 berkas
Hal : Penawaran Perlengkapan Kantor
Yth. Manajer Pengadaan
PT Citra Mandiri
Jalan Merdeka No. 125
Tangerang
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kebutuhan perlengkapan kantor yang terus berkembang, melalui surat ini kami memperkenalkan PT Smart Office Nusantara sebagai perusahaan penyedia berbagai perlengkapan administrasi dan perkantoran.
Kami menawarkan beberapa produk sebagai berikut:
Kertas A4 80 gsm — Rp65.000/rim
Ordner dokumen — Rp32.000/unit
Stapler heavy duty — Rp85.000/unit
Kotak arsip — Rp28.000/unit
Toner printer — mulai Rp250.000/unit
Untuk pembelian minimal Rp5.000.000, kami memberikan potongan harga sebesar 10%. Pengiriman untuk wilayah Tangerang dan sekitarnya tidak dikenakan biaya dengan ketentuan pembelian minimum yang berlaku.
Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer bank setelah pesanan dikonfirmasi. Detail spesifikasi produk dan ketentuan pemesanan kami sertakan dalam katalog yang terlampir.
Kami berharap penawaran ini dapat menjadi bahan pertimbangan bagi perusahaan Bapak/Ibu. Apabila diperlukan informasi lebih lanjut, tim pemasaran kami siap memberikan penjelasan.
Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Smart Office Nusantara
Andreas Wijaya
Manajer Pemasaran
Tembusan:
Direktur PT Smart Office Nusantara
Kepala Bagian Penjualan
Arsip
AW/LS
L. Analisis Contoh Surat
Dari contoh tersebut dapat diketahui bahwa surat telah memberikan beberapa informasi penting.
Produk yang ditawarkan:
Perlengkapan kantor.
Target penerima:
Bagian pengadaan perusahaan.
Harga:
Dicantumkan secara jelas untuk setiap produk.
Promosi:
Diskon 10% dengan persyaratan tertentu.
Pengiriman:
Gratis untuk wilayah tertentu sesuai ketentuan.
Pembayaran:
Transfer bank setelah konfirmasi.
Call to Action:
Penerima diarahkan untuk menghubungi tim pemasaran apabila membutuhkan informasi lebih lanjut.
Inilah yang membuat surat penawaran bukan sekadar dokumen administratif, tetapi juga menjadi bagian dari komunikasi bisnis dan pelayanan pelanggan.
M. Kesalahan yang Sering Terjadi
Ketika membuat surat Block Style, hindari beberapa kesalahan berikut:
mencampurkan format Block Style dan Full Block Style tanpa alasan;
posisi paragraf tidak konsisten;
nomor surat tidak sesuai sistem organisasi;
perihal terlalu panjang;
alamat penerima tidak lengkap;
bahasa terlalu informal;
harga atau ketentuan penawaran tidak jelas;
tidak mencantumkan tindak lanjut;
terlalu banyak menggunakan variasi font;
jarak antarbagian tidak konsisten;
terdapat kesalahan ejaan;
nama dan jabatan penandatangan tidak jelas; dan
mengirim dokumen tanpa memeriksa kembali isi surat.
N. Praktik Menggunakan Microsoft Word
Untuk membuat surat Block Style menggunakan Microsoft Word:
Buka Microsoft Word.
Pilih dokumen baru.
Tentukan ukuran kertas, misalnya A4.
Atur margin sesuai pedoman sekolah atau organisasi.
Buat kop surat.
Ketik tanggal surat.
Ketik nomor, lampiran, dan perihal.
Masukkan alamat penerima.
Ketik salam pembuka.
Buat paragraf pembuka.
Buat paragraf isi.
Buat paragraf penutup.
Ketik salam penutup.
Masukkan nama organisasi.
Sediakan ruang untuk tanda tangan.
Ketik nama dan jabatan penandatangan.
Tambahkan tembusan apabila diperlukan.
Tambahkan inisial apabila sistem administrasi organisasi menggunakannya.
Periksa ejaan dan format.
Simpan dokumen dengan nama file yang sistematis.
Contoh:
2026-08-21_Surat-Penawaran_PT-Smart-Office-Nusantara.docx
Apabila surat akan dikirim secara elektronik, dokumen dapat disimpan atau diekspor menjadi PDF untuk membantu mempertahankan tata letaknya.
O. Aktivitas Pembelajaran
Studi Kasus
Kamu bekerja sebagai staf administrasi pada PT Nusantara Office Solution.
Perusahaan akan menawarkan:
50 kotak arsip;
20 ordner;
10 stapler heavy duty;
30 rim kertas A4; dan
5 toner printer
kepada sebuah perusahaan yang baru membuka kantor cabang.
Perusahaan memberikan diskon 12% apabila total pembelian mencapai Rp7.500.000.
Tugas
Buatlah sebuah surat penawaran menggunakan Block Style.
Surat harus memuat:
kop surat;
tanggal;
nomor;
lampiran;
perihal;
alamat tujuan;
salam pembuka;
paragraf pembuka;
rincian penawaran;
ketentuan diskon;
cara pembayaran;
ketentuan pengiriman;
paragraf penutup;
salam penutup;
nama penandatangan;
jabatan;
tembusan; dan
inisial.
P. Pertanyaan HOTS
Seorang staf membuat surat penawaran dengan seluruh bagian surat, termasuk tanggal dan tanda tangan, dimulai dari margin kiri.
Padahal perusahaan meminta surat dibuat menggunakan Block Style.
Analisislah kesalahan staf tersebut dan jelaskan perbaikannya
Sebuah perusahaan mengirim surat penawaran dengan desain yang sangat menarik, tetapi tidak mencantumkan harga, syarat pembayaran, dan masa berlaku penawaran.
Menurutmu, apakah surat tersebut sudah efektif sebagai komunikasi bisnis? Jelaskan alasanmu.
Pelanggan menerima surat penawaran tetapi tidak mengetahui apa yang harus dilakukan jika tertarik membeli produk.
Bagian apa yang seharusnya diperbaiki?
Jelaskan bagaimana call to action dapat meningkatkan efektivitas surat penawaran.
Perusahaan memiliki dua pilihan:
A. Mengirim surat Word yang masih dapat diedit.
B. Mengirim surat final dalam format PDF.
Untuk surat penawaran resmi yang dikirim kepada pelanggan, pilihan mana yang lebih tepat? Jelaskan alasanmu dengan mempertimbangkan keamanan dokumen, tampilan, dan profesionalisme.
Di era WhatsApp, email, dan aplikasi bisnis, apakah keterampilan membuat surat Block Style masih diperlukan oleh siswa MPLB?
Berikan minimal tiga alasan yang berhubungan dengan pekerjaan administrasi modern.
Q. Rangkuman
Block Style merupakan salah satu bentuk surat yang digunakan dalam kegiatan administrasi dan korespondensi bisnis.
Ciri pentingnya adalah sebagian besar bagian surat dimulai dari margin kiri, sedangkan beberapa bagian seperti tanggal dan bagian penandatangan umumnya ditempatkan pada bagian kanan sesuai format yang digunakan organisasi.
Dalam dunia kerja modern, siswa tidak cukup hanya mampu menghafal bentuk surat. Siswa perlu mampu:
memahami informasi → menyusun surat → memformat dokumen → memeriksa ketepatan → mengirim secara digital → mengarsipkan → menemukan kembali dokumen.
Dengan demikian, pembelajaran Block Style dapat menjadi latihan nyata dalam membangun keterampilan korespondensi, komunikasi bisnis, administrasi digital, ketelitian, dan profesionalisme yang dibutuhkan dalam pekerjaan perkantoran.
Lampiran : Dua Berkas
Hal : Tawaran
Yth. General Manager
BINLAM GOGO Corp.
Bandung
Dengan hormat,
Memenuhi permintaan Anda dengan surat tertanggal 29 Agustus 2018 No. 134/TK/VIII/2018, kami beritahukan bahwa :
1. Kain Renda Rp 10.000/meter
2. Kain Semi Jas Rp 15.000/meter
Untuk pembelian 10 unit setiap jenisnya, kami akan memberikan potongan harga sebesar 10%. Ongkos kirim untuk daerah Jabodetabek menjadi tanggungan kami. Pembayaran dilakukan sebesar 60% dari total harga barang yang dibeli sebelum barang dikirim dan dilunasii setelah barang diterima.
Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer Bank BCA cabang BANDUNG atau Bank BCA cabang Pasar Lama, Tangerang dengan No. Rekening 70111034 dan 12348760. Agar Anda dapat mengetahui lebih lanjut mengenai barang-barang dari perusahaan kami, hari ini kami mengirimkan berkas lengkap beserta brosur.
Atas perhatian dan kerjasama Anda, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Harry Hasian S.,S.E
Tembusan :
1. Kepala Bagian Pemasaran
2. Arsip
HH/LS
Comments
-surat ini bisa menjadi pedoman untuk saya ketika membuat surat penawaran yang akan datang
-kalimat yang digunakan dalam surat tersebut singkat,jelas,dan padat
-surat tersebut memberikan penawaran secara terperinci dan lengkap
-saya dapat mengerti bagaimana cara memberikan penawaran yang baik kepada customer
Dari:Theresia Selli(kelas: XII AP)
(Immanuella Anabel Prita/11)